Wystawianie faktur przychodowych i kosztowych to jedna z najczęściej powtarzanych w danej firmie czynności. Zdarza się jednak, że dokument ten ulegnie zniszczeniu bądź zwyczajnie nie dotrze do nabywcy. Co w takiej sytuacji? Z pomocą przychodzi duplikat faktury.
Przedsiębiorca ma prawo do wystawienia duplikatu faktury, jeśli otrzyma informacje o zniszczeniu bądź zagubieniu faktury potwierdzającej transakcję. Duplikat faktury wystawia się także wtedy, jeśli pierwotny dokument nie dotrze do nabywcy. Brak posiadania pierwotnego dokumentu jest sporym utrudnieniem – rodzi konsekwencje m.in. na płaszczyźnie VAT.
Duplikat faktury – wzór
Aby wystawić duplikat faktury istotna jest znajomość jej struktury. Dokładnie określają to przepisy, aczkolwiek samo wystawienie dokumentu tego typu nie jest skomplikowane. Warto wiedzieć, iż przepisy nie regulują formy, w jakiej wyrażony ma być wniosek o wystawienie duplikatu faktury. Może przybrać on więc formę pisemną bądź wyłącznie ustną. Istotny jest jednak fakt, że duplikat może wystawić tylko wystawca faktury pierwotnej.
Duplikat sporządzany jest na podstawie jej oryginału. Obowiązkowo w tytule dokumentu musi znaleźć się dopisek „DUPLIKAT”. Ważna jest także aktualna data. Reszta danych musi być taka sama jak na fakturze pierwotnej. Co więcej, duplikat faktury ma takie samo znaczenie jak pierwotna faktura.
Duplikat faktury – księgowanie
Ważną kwestią jest księgowanie duplikatu faktury. Istotna jest tutaj data oraz powód, dla którego konieczne było wystawienie dokumentu. Jeśli duplikat faktury sporządzony został dla nabywcy, nie zrodzi żadnych zmian w kwestiach księgowych. Zadaniem wystawcy będzie podpięcie go do faktury pierwotnej.
Jeśli faktura pierwotna nie dotarła do nabywcy, bo np. zaginęła w drodze, duplikat faktury traktowany jest jako standardowy dokument i księguje zgodnie z datą wystawioną na duplikacie. Odliczenie VAT-u możliwe jest dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury. Prościej jest, jeśli oryginalna faktura zawieruszy się już po dotarciu do nabywcy. Wystawiony duplikat nie rodzi bowiem konsekwencji księgowych, ale zostaje podpięty w miejsce rozliczonej już faktury pierwotnej.
Duplikat faktury to dokument o prostej strukturze. Niezbyt skomplikowane jest także jego ewentualne księgowanie. Należy pamiętać także, że w przypadku zagubienia duplikatu faktury możliwe jest ponowne wystawienie dokumentu tego typu, oczywiście z aktualną datą.
