Jeden z czytelniczek przesłała nam zdjęcie, na którym wyraźnie widać, że skrzynka podawcza Urzędu Miasta Poznania wygląda jak kosz na śmieci. W pozostałych polskich gminach często jest niewiele lepiej. Tymczasem traktowanie po macoszemu przyjmowania papierowych dokumentów to coś więcej niż tylko względy estetyczne.
Kosz na śmieci to ostatnie miejsce, do którego mieszkańcy gminy powinni wrzucać swoje podania
Skrzynki podawcze ulokowane w urzędach miasta lub gminy stanowią spore ułatwienie dla mieszkańców, którzy chcą po prostu złożyć w urzędzie jakieś podanie. Nie muszą stać w kolejce, by jego sprawę załatwił jakiś żywy urzędnik. Nie muszą również korzystać z usług operatora pocztowego. Takie rozwiązanie to czysta oszczędność czasu i pieniędzy.
Są jednak także wady. Jedna z naszych czytelniczek zwróciła naszą uwagę na to, jak wygląda skrzynka podawcza Urzędu Miasta Poznań.
Żadnego zabezpieczenia danych. Można włożyć, można wyjąć, można i ogryzek wrzucić… Na głównej sali, gdzie przebywa kilkadziesiąt osób. Nikt tego kosza nie pilnuje. Czasami pojawi się obok urzędniczka. O pieczątce, świadczącej, że pismo zostało złożone możesz tylko pomarzyć. Kiedy zapytałam o pieczątkę (wszak taka praktyka obowiązywała latami), pani powiedziała, że mam sobie zdjęcie zrobić na dowód dostarczenia pisma
Załączone zdjęcie budzi momentalnie jedno skojarzenie: kosz na śmieci. Trzeba przyznać: estetyczny i dobrej jakości, jednak nieodbiegający zbytnio formą od koszy rozstawianych w parkach czy na ulicach. Podobieństwo dodatkowo wzmacnia czarny foliowy worek znajdujący się w środku. Niby za jego pomocą urzędnicy mogą szybko i łatwo wyjąć wszystkie złożone dokumenty. Trudno jednak oprzeć się wrażeniu, że można było zastosować jakieś inne rozwiązanie – choćby worek płócienny.
Któryś z interesantów teoretycznie mógłby nie dostrzec kartki papieru informującej o prawdziwym przeznaczeniu takiej skrzynki podawczej. W takiej sytuacji bardzo łatwo o pomyłkę. Przy odrobinie złej woli można by stwierdzić, że interesanci mogą sami wyrzucić swoje podania do urzędu tam, gdzie ostatecznie i tak by trafiły.
Poznańska skrzynka podawcza to nie tylko wpadka wizerunkowa. Co gorsza, dokumenty rzeczywiście nie są w żaden sposób zabezpieczone przed wyjęciem przez osoby upoważnione. Taka sytuacja nie powinna mieć miejsce w dobie powszechnych obaw o bezpieczeństwo danych osobowych. Zwłaszcza jeśli rzeczywiście skrzynka nie jest dostatecznie pilnowana przez pracowników poznańskiego magistratu.
Tradycyjna skrzynka podawcza to wciąż użyteczne rozwiązane warte inwestycji ze strony urzędów gminy
Typowa skrzynka podawcza w polskiej gminie to najczęściej przemalowana skrzynka pocztowa. Znajdziemy jednak także przypadki wykorzystywania w tej formie starych urn wyborczych. Obydwie konstrukcje w zasadzie spełniają swoją funkcję. Interesant może samodzielnie zostawić dokument w miejscu, do którego osoby nieupoważnione nie będą miały dostępu. Pierwsze rozwiązanie jest oczywiście bezpieczniejsze – skrzynka pocztowa zwykle jest zamknięta na klucz.
Znajdziemy także przypadki adaptowania jako skrzynkę podawczą kontenerów na odpady. Przykładem może być skrzynka podawcza z Kartuz stosowana w okolicach 2020 r., której zdjęcie znajdziemy na portalu expresskaszubski.pl. W przeciwieństwie do poznańskiego kosza na śmieci, tutaj rzeczywiście mamy zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem. Skojarzenia ze strony internautów pozostają jednak dość oczywiste.
Ktoś mógłby stwierdzić, że w dzisiejszych czasach zwykła skrzynka podawcza wcale nie jest czymś ważnym. W końcu mieszkańcy Poznania mają do dyspozycji jej elektroniczny odpowiednik oparty o platformę ePUAP. Warto jednak zauważyć, że nie każdy obywatel ma dostęp do Internetu i nie każdy radzi sobie z obsługą urzędowych portali.
W takim przypadku „tradycyjne” skrzynki podawcze mogą się bardzo przydać. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, gdy bezpośredni kontakt interesanta i urzędnika nie jest wskazany. Mowa na przykład o epidemii koronawirusa. Skoro zaś takie rozwiązanie rzeczywiście jest potrzebne, to warto zainwestować w odpowiednią konstrukcję. Profesjonalna skrzynka podawcza to wydatek paruset złotych, zwykła skrzynka na listy jest zauważalnie tańsza. Dzięki temu jednak gminy unikają kpin i szyderstw ze strony mieszkańców, którzy z kolei mają pewność, że ich korespondencja z urzędem nie trafia od razu do kosza na śmieci.
