Rozliczenie kosztów związanych z delegacją nie zawsze jest oczywiste. Nocleg na delegacji można zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem, że zostaną spełnione określone warunki. Tymczasem urząd skarbowy żąda zapłaty podatku za noclegi od pracowników oddelegowanych. Dlaczego?
Nocleg w delegacji może stanowić koszt uzyskania przychodu
W ustawie o podatku dochodowym brak ustępu drobiazgowo omawiającego zasad rozliczania wydatków na noclegi pracowników na delegacji. Niezależnie od tego, czy delegacja dotyczy innego miasta w Polsce czy za granicą, prawo rozpoznania kosztu ustala się na zasadach ogólnych. Oznacza to, że aby nocleg na delegacji mógł być wliczony na poczet kosztów uzyskania przychodu, musi spełnić pewne warunki. Chodzi o to, by wykazać, że nocleg na delegacji przełożył się na osiągnięcie przychodów, ich zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła.
Na co zwróci uwagę fiskus
Przy rozliczeniach kosztów noclegowych na delegacjach, fiskus zwróci uwagę na kilka aspektów. Ważne będzie, czy koszt został pokryty z zasobów majątkowych podatnika i czy jest właściwie udokumentowany (FV). Urząd skarbowy będzie także dociekał, czy poniesione koszty pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jeśli tak, czy są ostateczne i nie podlegają zwrotowi w dowolnej formie. Należy pamiętać, że koszt nie powinien figurować w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.
Oddelegowanie pracownika do wykonywania obowiązków służbowych do innego miejsca pracy, a co za tym idzie – zapewnienie mu noclegu – zalicza się na poczet kosztów uzyskania przychodu. Jest to bowiem związane z wykonywaniem powierzonych pracownikowi obowiązków, a zatem i z przychodami pracodawcy.
Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej
Kwestię tę podjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w indywidualnej interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.419.2018.1.AR, z 11 listopada 2018 r.:
„Niewątpliwie Wnioskodawca ponosząc samodzielnie te wydatki (na dojazdy oraz zakwaterowanie pracowników oddelegowanych do pracy za granicą – przyp. red.) przyczynia się do terminowego oraz fachowego wykonywania zleconych mu robót (może delegować do pracy za granicą sprawdzonych już pracowników a nie szukać nowych w miejscu realizacji zlecenia, samo zaś zapewnienie zakwaterowania w pobliżu miejsca wykonywania pracy przyczynia się do tego, że pracownicy bez przeszkód i opóźnień docierają na miejsce prowadzonych robót). Opisane we wniosku świadczenia na rzecz pracowników oddelegowanych nie pozostają zatem bez wpływu na źródło przychodu Wnioskodawcy. Przyznać bowiem należy, że gdyby Wnioskodawca nie pokrywał ww. kosztów miałby ograniczoną lub znacznie utrudnioną możliwość wykonywania swoich usług poza granicami kraju. Wpłynęło by to na ograniczenie jego rozwoju i wysokość uzyskiwanych przychodów. Należy zatem stwierdzić, że koszty poniesione na transport publiczny oraz noclegi pracowników oddelegowanych do pracy poza granicami kraju – mogą zostać uznane za koszty podatkowe w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te spełniają bowiem przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy CIT oraz nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.”
Pracownik zapłaci podatek
Nocleg na delegacji zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, a fiskus przyjmuje, że jest to dla niego przychód podatkowy, za który powinien być odprowadzony podatek. Ponieważ jednak podróż służbowa odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy, pracownik jest zwolniony z podatku. Inaczej ma się sprawa z pracownikami oddelegowanymi do pracy za granicą. Dlaczego? Fiskus tłumaczy, że pracownik oddelegowany paradoksalnie nie jest w podróży służbowej. W tej sytuacji pracodawca ponosi koszt, którym de facto powinien obciążyć pracowników. W konsekwencji pracownicy otrzymują nieodpłatne świadczenie, za które powinni uiścić podatek.
Absurd podatkowy
Wydaje się, że stwierdzenie fiskusa jest absurdalne. Urząd skarbowy widzi to jednak inaczej, czego dowodem jest interpretacja indywidualna nr 0115-KDIT2-2.4011.431.2018.2.ENB, z 17 stycznia 2019 r.
