Niby to, jak wygląda faktura, nie jest częścią jakiejś wielce specjalistycznej dziedziny wiedzy. Dla każdego przedsiębiorcy to przecież dokument najbardziej podstawowy z podstawowych. Jednak okazuje się, że dla polityków faktura to coś niezwykle tajemniczego. Jedni mówią, że faktura jest nieważna bez podpisu, inni sugerują, że jak dokument jest „dziwny”, to płacić nie trzeba. No to mówimy jak jest – tak powinna wyglądać faktura.
Po wybuchu „srebrnej afery” okazało się, że dla wielu prawicowych polityków faktura to niewiele znaczący dokument. Padły nawet słowa, że fakturę na grube miliony może wystawić sobie każdy, więc w sumie nie ma co się takimi dokumentami przejmować.
A jak jest naprawdę? Faktura to żaden tak świstek papieru, a ważny dokument księgowy. To, jak wygląda, ściśle reguluje ustawa o VAT. Jak ma więc wyglądać faktura? Na szczęście jest to dokument dosyć prosty. Zasady jego działania jest w stanie pojąć w kilkanaście minut niemal każdy przedsiębiorca (choć już pewnie nie każdy polityk).
Co więc bezwzględnie musi zawierać dokument? Tu nasza grafika, później wytłumaczymy to wszystko bardziej szczegółowo;
Jak wygląda faktura? Oto wytyczne rządu
Oczywiście nie ma faktury bez daty wystawienia. Tu chyba nie ma nad czym się rozwodzić. Jednak czasem trzeba podać na dokumencie inne daty;
Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury – wyjaśnia resort przedsiębiorczości.
Niezbędna jest też identyfikacja zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Zacytujmy tu punkty z ustawy. Faktura powinna zawierać więc…
- imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
Kolejne punkty odnoszą się już bezpośrednio do towarów i usług. Trzeba podać między innymi ilość (np. towaru), kwotę sprzed opodatkowania, po opodatkowaniu, jak i wartość podatku VAT. Dla wyjaśnienia – JM z naszej grafiki to jednostka miary. Czyli zaznaczamy na przykład, że sprzedajemy węgiel w kilogramach czy tonach.
Najważniejsza z perspektywy przedsiębiorcy jest jednak oczywiście końcowa stawka – i tu podajemy wartości netto i brutto, dobrze też jest to powtórzyć w zapisie słownym.
Można (choć nie trzeba) wspomnieć też o sposobie płatności. Zaznaczamy, czy faktura jest oryginałem czy kopią.
I to tyle.
Już wiemy, jak wygląda faktura. Czy musi być papierowa?
To skoro już wyjaśniliśmy sobie, jak wygląda faktura, to odpowiedzmy sobie na pytanie, czy musi być doręczona fizycznie i potwierdzona ręcznym podpisem. Oczywiście, że nie musi.
Z pomocą przychodzą nam tu wyjaśnienia Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.
Możesz wystawiać także faktury w formie elektronicznej. Są one równoważne z fakturami papierowymi, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Obowiązkiem sprzedawcy jest albo przesłanie takiej faktury, albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne „ściągnięcie” takiej faktury).
A co z tym podpisem?
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie musi być to zgoda pisemna, przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej – precyzuje MPiT.
Proste? Proste! Zasady te jest stanie pojąć w kilkanaście minut niemal każdy przedsiębiorca – choć już nie każdy polityk.
