Rejestracja firmy nie należy do czynności skomplikowanych, mimo tego potrafi przysporzyć pewnych trudności. Oto kilka podpowiedzi jak zarejestrować firmę i na co zwrócić uwagę.
Nazwa
Nazwa firmy to kwestia tylko z pozoru oczywista. Powinna być łatwa, oryginalna i najlepiej nawiązywać do prowadzonej działalności gospodarczej. Jak zarejestrować firmę w urzędzie kiedy nie mamy pomysłu na nazwę? To nie problem. W nazwie jednoosobowej działalności gospodarczej musi znaleźć się co najmniej imię i nazwisko właściciela firmy. Warto zwrócić uwagę, że w związku z tym nazwa będąca składową liter imienia i nazwiska właściciela nie jest najlepszym pomysłem (np. Gertruda Belska „GeBels”). Może być ona natomiast deskrypcją wykonywanej działalności, np. Pralnia chemiczna Gertruda Belska lub przybrać nieco bardziej abstrakcyjną formę – „Błysk” Gertruda Belska. Wybór formy należy wyłącznie do przyszłego przedsiębiorcy. Skrócona nazwa firmy może zawierać np. nazwę (w tym przypadku „Błysk”) lub imię i nazwisko właściciela. Na fakturach przedsiębiorca ma jednak obowiązek posługiwać się pełną nazwą.
Ważne!
W ewidencji CEIDG pod tym samym nazwiskiem może figurować tylko jedna jednoosobowa działalność gospodarcza. Nie ma możliwości, by nazwisko tego samego przedsiębiorcy widniało także pod innymi nazwami. Oznacza to pewne trudności dla osób, które wykonują rozmaite usługi (np. mechanika samochodowa i regeneracja tonerów). Tu warto stworzyć dla firmy nazwę abstrakcyjną, nie nawiązującą bezpośrednio do wykonywanych usług.
Podobne zasady obowiązują w przypadku rejestrowania spółek. Nazwy takich firm zwykle muszą posiadać imiona i nazwiska wszystkich wspólników wraz z członem określającym charakter formy prawnej firmy, np. Jan Nowak, Paweł Kowalski s.c.
W przypadku spółek rejestrowanych także w KRS zasady nieco się różnią, przy czym forma prawna wykonywanej działalności jest w nazwie niezbędna.
PKD
Fundamentalną częścią rejestracji firmy jest wybór właściwego PKD, czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności. Należy poświęcić dużo uwagi wyborowi PKD, ponieważ jest to czynnik decydujący o tym czy będziemy mieć prawo wykonywać dane czynności w ramach działalności gospodarczej. Ma on także znaczenie przy wyborze formy opodatkowania. Jak zarejestrować firmę w urzędzie nie znając właściwego PKD? Tu z pomocą przychodzi wyszukiwarka kodów PKD. W urzędach dostępny jest także katalog, zorientowany na intuicyjne wyszukiwanie według głównych kategorii. Podanie kodu PKD jest konieczne już na etapie składania wniosku o rejestrację działalności. W ramach planowanej działalności należy podać jeden kod główny, określający przeważającą działalność gospodarczą. Oprócz tego przyszły przedsiębiorca może podać nieograniczoną konkretną liczbą ilość kodów dodatkowych. Warto wiedzieć, że kody PKD można bezpłatnie aktualizować właściwie w każdej chwili, dlatego nie ma konieczności wpisywania ich „na wszelki wypadek”.
W przypadku firm rejestrowanych w KRS, liczba kodów PKD ograniczona jest do 10.
Konto firmowe
Każda firma powinna mieć indywidualny rachunek bankowy. Jak zarejestrować firmę w urzędzie gdy bank nie chce otworzyć konta dla nieistniejącej działalności? Istnieje kilka możliwości. Po pierwsze, przy rejestracji firmy można podać prywatny rachunek bankowy i z powodzeniem się nim posługiwać. Ze względów technicznych warto jednak założyć korzystne konto firmowe. Konta firmowe posiadają bowiem szereg narzędzi ułatwiających prowadzenie działalności. Niektóre banki odmawiają założenia rachunku dla nieistniejącej jeszcze formalnie firmy, natomiast część banków udostępnia taką możliwość. Dla osób, które chcą załatwić wszystkie formalności za jednym razem, bez konieczności nanoszenia poprawek, istnieje zatem możliwość otwarcia rachunku formowego przed rejestracją firmy.
Warto założyć firmę za pośrednictwem banku (por. mBank zakładanie firmy).
Firma musi posiadać rachunek w każdym przypadku, w którym stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jej wartość sumaryczna (bez względu na liczbę płatności) przekracza 15 tys. zł.
Warto wiedzieć!
Z obowiązku posiadania konta bankowego zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy, czyli podmioty, które przynajmniej w jednym z dwóch ostatnich lat zatrudniały mniej niż 10 pracowników. Nie mogą one również przekroczyć 2 mln euro rocznego obrotu netto. Dla takich przedsiębiorców prawo przewiduje możliwość opłacania podatków i składek ZUS na poczcie. Mogą oni również odbierać w gotówce zwrot podatku.
Jak zarejestrować firmę przez Internet
Najlepszą, udostępnioną opcją jest możliwość zarejestrowania własnej działalności bez wychodzenia z domu. Można to zrobić za pośrednictwem banku bądź profilu zaufanego. Profil zaufany to nic innego jak podpis elektroniczny. Do założenia profilu zaufanego konieczna jest weryfikacja danych. Można to zrobić w którymkolwiek urzędzie lub – znowu – za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Warto sprawdzić czy bank, w którym posiadamy rachunek, udostępnia taką opcję. Jak pisał na Bezprawniku Tomasz Laba, zakładanie firmy przez mBank jest banalnie proste:
„Jeden prosty formularz do wypełnienia pozwoli na założenie Profilu Zaufanego, złożenie wniosku o rejestrację firmy w CEiDG, uzyskanie numeru NIP i REGON oraz potwierdzi poprawność złożonych danych.”
Dzięki profilowi zaufanemu sfinalizowanie wielu spraw urzędowych odbywa się bez wychodzenia z domu. Jak zarejestrować firmę za pośrednictwem profilu zaufanego? Wystarczy wejść na stronę firma.gov.pl lub ceidg.gov.pl i założyć konto. Wniosek zostanie automatycznie uzupełniony o wprowadzone do konta dane. Kolejnym krokiem jest wypełnienie, podpisanie (podpis za pośrednictwem profilu zaufanego lub tzw. certyfikatu kwalifikowanego) i wysłanie wniosku. Potwierdzenie złożenia wniosku przyjdzie na podany w profilu e-mail.
Zarejestrowałem firmę, co teraz?
Po zarejestrowaniu firmy pozostaje dopełnienie szeregu formalności. Do obowiązków świeżo upieczonego przedsiębiorcy należy zgłoszenie działalności w ZUS. Tam przedsiębiorca uzyska także informacje o programach dedykowanych nowym firmom, jak np. „ulga na start”. Spółki muszą zgłosić swoje dane także fiskusowi. Ponadto, jeśli jest taka konieczność, przedsiębiorca musi zarejestrować w US kasę fiskalną. Rejestracja VAT może odbyć się w trakcie rejestracji firmy, wówczas nie ma konieczności odwiedzania US.
Warto również zaopatrzyć się w dobre narzędzie księgowe lub podjąć współpracę z biurem rachunkowym. W narzędzia księgowe najczęściej zaopatrzone są konta firmowe, które oferują banki.
Czy firma musi mieć pieczątkę?
Formalnie rzecz biorąc nie ma wymogu posiadania przez firmę pieczęci. Za większości druków i deklaracji jest dedykowane miejsce na pieczątkę, warto jednak wiedzieć, że o jej użyciu decyduje przedsiębiorca.
