Wiele osób podróżuje służbowo. Pracodawca wypłaca za takie wyjazdy diety i rekompensaty za wykorzystanie własnych pojazdów, jeśli nie ma służbowego. Wyjazdy za granicę Polski są szczególnie dobrze opłacane. Czy za takie dodatkowe zarobki trzeba odprowadzić podatki?
Opodatkowanie zależy od kwalifikacji wyjazdu – czy jest to podróż służbowa, czy oddelegowanie. Wszystko zależy od interpretacji definicji poczynionej przez pracownika organów podatkowych, czyli znów nie ma pewności, jaki będzie „wyrok”.
Gdy wyjazd zostanie zakwalifikowany jako oddelegowanie, to urząd określi to jako zarobek podlegający opodatkowaniu i ozusowaniu. Mniejsza strata będzie w przypadku wyjazdu krajowego, ale już kilkudniowy wyjazd za granicę Polski może skutkować wymierną stratą dla pracownika, jak i pracodawcy i okazać się nieopłacalny dla obydwu stron. Gdyby pracodawca chciał zapłacić pracownikowi tyle, by ten otrzymał dietę w rozsądnej wysokości, to musiałby zapłacić znacznie większe kwoty.
Zgodnie z prawem w zakładach, gdzie pracuje powyżej 20 ludzi, to zatrudniający ich musi określić wynagrodzenia w odpowiednim regulaminie. Wysokość płacy jest niemal dowolna, ale nie mniejsza niż zagwarantowana prawnie minimalna stawka za godzinę. Podobnie jest z w przypadku zapłaty za godziny nadliczbowe, czy nocne. W nim powinny znaleźć się także zapisy dotyczące wyjazdów służbowych i oddelegowań pracowników. Jeśli tego nie będzie, to w mocy są zapisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
W rozporządzeniu podróżą służbową nazywamy sytuację, gdy pracownik wysłany jest do wykonania pracy poza firmą macierzystą lub poza stałym miejscem pracy. Wydane zostaje odpowiednie polecenie wyjazdu służbowego, praca wykonywana jest dla pracodawcy, a nie innej firmy, wyjazd nie jest regularny, tylko incydentalny, zadania wykonuje się zgodnie z zapisem w poleceniu wyjazdu, diety mają zrekompensować niedogodności związane z wyjazdem. Stawki określone są w rozporządzeniu i stosuje się je, jeśli nie zostały one określone w regulaminie zakładu pracy.
Oddelegowaniem nazywamy wykonanie danego zadania przez pracownika w zupełnie innym miejscu i nie jest to zadanie incydentalne, a wiąże się z dłuższym przebywaniem pracownika w miejscu, gdzie został wysłany, np. w innym oddziale firmy. Taka sytuacja wymaga zmiany umowy o pracę z danym pracownikiem.
O komentarz poprosiliśmy Michała Pomorskiego, eksperta w zakresie prawa podatkowego współpracującego z zespołem Bezprawnik.pl:
Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na realizację zagranicznych kontraktów. Wiele z nich nie wie jednak jakie zagrożenia kryją się za wysyłaniem pracowników do krajów Unii Europejskiej. Począwszy od źle przygotowanych regulaminów pracy i wynagradzania (lub ich braku) po brak świadomości skutków podatkowych tego typu wyjazdów. Częstokroć bowiem organy podatkowe uznają, iż praca danego pracownika na terenie innego państwa nie będzie już wyjazdem służbowym a oddelegowaniem. Skutki takiej decyzji będą bolesne głównie dla pracownika. Zwolnione z podatku diety będą musiały stanowić wynagrodzenie pracownika, które podlega już opodatkowaniu na zasadach ogólnych oraz jest objęte składkami ZUS. Niższe stawki diet niż wynikające z rozporządzenia.
Zauważyć należy, iż wiele przedsiębiorców zatrudnia pracowników na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem obowiązującym w danym roku, dodatkowo rozliczając pracę zagranicą wypłacanymi dietami. Przypomnieć należy, iż pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponad zakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
Jeżeli w przedmiotowym regulaminie nie znajdzie się zapis nt. stawki wypłacanej diety – to obowiązywać będą stawki diety z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., które są w większości przypadków dużo wyższe niż te proponowane przez pracodawców. W takim przypadku pracownik będzie miał uzasadnione roszczenie względem pracodawcy o wypłatę należnej diety.
Pamiętać również należy, iż roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat. Przykładowo pracodawca zatrudnia 21 pracowników, którzy wykonują pracę na terenie Niemiec. Pracodawca w regulaminie wynagradzania wprowadził zapis, iż pracownikowi przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej, nie określając jej stawki. Pracodawca z tytułu podróży służbowej w dniach 1.01.2015 – 1.03.2015 r. nie opłacał pracownikowi posiłków ani noclegów. Pracodawca wypłacał pracownikowi wynagrodzenie minimalne oraz dietę w wysokości 30 euro/dzień. W tym przypadku zastosowanie znajdą stawki przewidziane we wspomnianym już Rozporządzeniu i tym samym pracownik będzie miał roszczenie względem pracodawcy za cały okres zatrudnienia o wypłatę pozostałej części diety tj. 19 euro/dzień (kwota diety w Niemczech wynosi bowiem 49 euro na rok 2015 r.) oraz ryczałtu za nocleg wynoszącej 37,5 euro/dzień (jeżeli pracownik nie przedstawi udokumentowanych wydatków na nocleg). W przypadku udokumentowania kosztów poniesionych na nocleg pracownik będzie mógł się domagać zawrotu nawet do 150 euro/dzień.
Jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości związane z podatkami i rozliczeniami, a także w przypadku kłopotów z urzędem skarbowym, to możecie skonsultować się z naszymi prawnikami, którzy są dostępni stale pod adresem kontakt@bezprawnik.pl, chętnie doradzą i pomogą.
Zdjęcie pochodzi z serwisu shutterstock.com
