Firmy mają jeszcze niecałe dwa miesiące, by przystosować się do nowego JPK. Ministerstwo Finansów uważa, że przedsiębiorcy mieli wystarczająco dużo czasu na wprowadzenie niezbędnych zmian, chociaż firmy – i Konfederacja Lewiatan – są raczej innego zdania. Zwłaszcza, że wprowadzenie nowej struktury może wiązać się z rewolucjami w firmach.
Nowy JPK_VAT. Z czym wiąże się wprowadzenie nowej struktury?
Co się zmienia? Po pierwsze – połączony zostanie dotychczasowy JPK_VAT z formularzem deklaracji VAT. Jak donosi „DGP”, najbardziej problematyczne może jednak okazać się podawanie w ewidencji tych danych, które nie były do tej pory gromadzone. W JPK trzeba będzie podawać oznaczenia grup towarów i usług. Obecnie nie znajdują się na fakturach, a księgowi mogą mieć problem z ustaleniem odpowiednich danych na podstawie informacji, które teraz otrzymują. A to oznacza, że w cały proces trzeba będzie zaangażować znacznie więcej osób.
Po pierwsze – trzeba będzie dokonać klasyfikacji i oznaczenia towarów i usług. Niezbędna będzie jednak też zmiana niektórych procesów wewnętrznych – głównie dotyczących obiegu części danych – oraz dostosowanie do tego systemów informatycznych.
Fiskus chce wiedzieć więcej niż do tej pory
Nikogo chyba nie zdziwi zbyt mocno fakt, że jeden nowy plik JPK_VAT ma przy okazji dostarczyć fiskusowi więcej niż do tej pory. Ma w tym pomóc przyporządkowanie do konkretnych grup towarów lub usług wskazanych w rozporządzeniu i odpowiednie opisanie ich oznaczeniami w niektórych przypadkach. Obecnie fiskus nie wymaga aż takiego stopnia zaawansowania. Po zmianie może np. okazać się, że towar, nazwany w jakiś sposób przez magazynierów czy inne osoby za to odpowiedzialne, będzie jednocześnie towarem, które trzeba oznakować. Tyle, że księgowy może tego zwyczajnie nie wiedzieć, zwłaszcza, że wiele urządzeń czy części jest podawanych w formie skrótów lub niewiele mówiącego ciągu znaków. Oznaczać trzeba będzie też np. transport, ale jako że mogą być różne formy – to może to wymagać jeszcze więcej dodatkowych informacji podawanych w nowym JPK.
Łatwo się domyślić, że księgowi mogą zwyczajnie gubić się w tym wszystkim, nie mówiąc o tym, że bez odpowiednio zintegrowanego systemu informatycznego, wprowadzenia jednolitych ustaleń i zasad przekazywania części informacji poprawne wygenerowanie pliku JPK_VAT z wszystkimi niezbędnymi informacjami okaże się zwyczajnie niemożliwe.
Firmy będą musiały zaangażować w rozliczenia pozostałych pracowników
Aby nowy plik JPK_VAT mógł być w pełni poprawny i spełniać nowe wymagania, przedsiębiorcy będą musieli w cały proces zaangażować niektórych pracowników firmy. Mowa głównie o magazynierach, serwisantach i innych osobach odpowiedzialnych za opiekowanie się stanem magazynowym. To oni powinni w głównej mierze zająć się sklasyfikowaniem asortymentu firmy i przypisaniem go do odpowiedniej grupy towarowej. W rezultacie osoby, które wcześniej nie musiały się tym zajmować, powinny poprawnie określać, do której grupy podatkowej należy towar. Więcej obowiązków będą mieć zatem nie tylko księgowi, ponadto rozszerzy się też krąg osób, wobec których będą mogły być wyciągane konsekwencje karnoskarbowe za uchybienia. Z kolei na barkach prezesów firm leży odpowiedzialność, by maksymalnie dobrze przygotować wszystkich swoich pracowników do nowych zadań.
Można zatem dojść do wniosku, że w firmach nadchodzi rewolucja, a zakres obowiązków pracowników znacząco się poszerzy. Dodatkowo nowa struktura JPK_VAT będzie wymagać dobrze zorganizowanej współpracy między konkretnymi działami – a to może być jeszcze trudniejsze.
