Kiedy pracownik złoży wniosek o urlop w konkretnym terminie, a pracodawca ten wniosek zaakceptuje, może się wydawać, że plany już się nie zmienią. Pracownik przygotowuje się więc do wyjazdu, dokonuje rezerwacji, kupuje bilety na samolot i coraz częściej myśli o wyjeździe. Do odpoczynku coraz bliżej, ale pracodawca cofa urlop. Czy ma do tego prawo?
Prawo do odpoczynku jest jednym z podstawowych praw pracownika. W każdym roku kalendarzowym przysługuje mu więc odpowiednia ilość dni wolnych, które może wykorzystać w danym roku. Termin urlopu ustalany jest z pracodawcą, który zwykle sporządza tak zwany plan urlopowy. Jest to dokument przygotowywany w oparciu o tradycyjne lub elektroniczne wnioski urlopowe.
Nie zawsze pracodawca uwzględni wniosek złożony przez pracownika. Może się zdarzyć, że zbyt wielu pracowników w tym samym czasie chciałoby zrobić sobie wolne, co zakłóciłoby funkcjonowanie zakładu pracy. Termin urlopu ustalany jest więc za porozumieniem obu stron. Z chwilą uwzględnienia go w planie urlopowym jest jednak wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Pracodawca cofa urlop – czy ma do tego prawo?
Na to pytanie można odpowiedzieć: to zależy. Artykuły 164 i 165 Kodeksu pracy rzeczywiście przewidują sytuacje, w których zmiana terminu urlopu jest możliwa. Może wnioskować o to sam pracownik z ważnych przyczyn. Urlop wypoczynkowy zostanie też obowiązkowo przesunięty na termin późniejszy w przypadku powodów usprawiedliwiających nieobecność w pracy takich jak chociażby choroba pracownika.
Pracodawca natomiast jest uprawniony do zmiany terminu urlopu z tego samego powodu, z którego mógłby odwołać pracownika, który już na takim urlopie przebywa. Chodzi tu o szczególne potrzeby po stronie pracodawcy. Są to takie sytuacje, w których nieobecność pracownika spowodowałaby znaczące zakłócenia toku pracy.
Konieczne podanie przyczyny
Jeśli już pracodawca cofa urlop, musi podać przyczynę takiej decyzji. Co do zasady jest bowiem związany zgodą na udzielenie pracownikowi urlopu w danym czasie. Musi więc wykazać, że rzeczywiście miały miejsce „ważne przyczyny po stronie pracodawcy”.
Pojęcie to jest niejasne, ale można przyjąć, że odnosi się do takich okoliczności, których pracodawca nie mógł przewidzieć w momencie sporządzania planu urlopowego. Przykładem może być chociażby awaria różnych urządzeń czy nagła nieobecność innych pracowników (na przykład takich, którzy udali się na zwolnienie lekarskie). Co więcej okoliczności te upoważniają pracodawcę do cofnięcie urlopu dopiero, gdy konsekwencją ich zaistnienia i jednoczesnej nieobecności pracownika byłoby poważne zakłócenie toku pracy.
Czy pracownik musi się zastosować do poleceń?
Pracodawca może spróbować w pierwszej kolejności porozumieć się z pracownikiem. W takiej sytuacji może uzgodnić wspólnie z nim inny, na przykład nieodległy termin, na który zostanie przesunięty urlop.
Kiedy pracownik myślami był już przy wyjeździe czy odpoczynku w domu, może jednak nie być skłonny do szukania kompromisu. W takiej sytuacji niestety nie ma pola do manewru. Nawet jeśli miał już zaplanowany urlop i czekał, aż skorzysta z dni wolnych, odpocznie czy gdzieś wyjedzie, jest obowiązany wypełnić polecenie pracodawcy. W przeciwnym wypadku możliwe będzie rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Oczywiście nie oznacza to, że urlop przepada. Pracownik będzie mógł wykorzystać go w innym czasie.
Koszty cofnięcia urlopu poniesie pracodawca
Jeśli pracodawca cofa urlop niedługo przed planowanym odpoczynkiem, prawdopodobnie pracownik zdążył już ponieść koszty związane z wyjazdem. Za wydatki takie jak przedpłaty, zakup biletów na pociąg czy samolot czy bezzwrotne opłaty rezerwacyjne pracodawca będzie musiał zwrócić pracownikowi pieniądze. Pracownik nie będzie mógł natomiast żądać zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem takich jak zakup specjalnego sprzętu sportowego czy odzieży kupionej z myślą o konkretnym wyjeździe.
Konieczność zwrócenia pracownikowi poniesionych przez niego kosztów sprawia, że pracodawcy w praktyce rzadko cofają urlop czy wydają pracownikowi polecenie przerwania wypoczynku. Zrobią to tylko, jeśli bez obecności pracownika w zakładzie pracy rzeczywiście nie mogliby sobie poradzić.
