Do 27 października 2020 r. pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników muszą podpisać umowy o zarządzanie PPK. Nie dotyczy to przedsiębiorców zatrudniających powyżej 250 osób, gdyż oni pracownicze plany kapitałowe już wdrożyli.
Za niewywiązanie się z obowiązku w terminie grożą kary. Co istotne – są one nakładane nie na przedsiębiorstwo, a na konkretne osoby odpowiedzialne w firmie za wdrożenie i prowadzenie PPK. Wykroczeniami są również niesumienne prowadzenie dokumentacji oraz odprowadzanie należnych składek, a także nakłanianie pracowników do rezygnacji z programu.
Cztery etapy wdrażania PPK
Zgodnie z ustawą z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1342) zaplanowane są cztery etapy wdrażania PPK uzależnione od ilości zatrudnionych pracowników. Jako pracowników traktuje się zarówno osoby zatrudnione na etat, jak również zleceniobiorców, za których odprowadzane jest obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Pierwszy etap funkcjonuje już od ponad roku. Objął on firmy zatrudniające na dzień 31 grudnia 2018 roku minimum 250 pracowników. Drugi etap obejmuje firmy zatrudniające wg stanu na 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 pracowników. Termin wprowadzenia to 1 stycznia 2020 r. Trzeci etap z kolei obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób wg stanu na 31 grudnia 2019 r. Termin wprowadzenia – 1 lipca 2020 r. Natomiast ostatni etap dotyczy pozostałych podmiotów i jednostek sektora finansów publicznych bez względu na stan zatrudnienia. Termin wprowadzenia planowany jest na 1 stycznia 2021 r.
Ze względu na Covid-19 przesunięto termin na zawarcie umów o zarządzanie PPK dla firm objętym drugim etapem i zrównano go z obowiązkiem zawarcia umów firm mieszczącym się w etapie trzecim wdrażania PPK. Tym samym do dnia 27 października pracodawcy zatrudniający co najmniej 50, jak i 20 pracowników są zobowiązani do podpisania umów o zarządzanie PPK. Natomiast umowy o prowadzenie PPK muszą podpisać do 10 listopada. Nie ma możliwości w tym samym dniu podpisania obu umów (zarówno o zarządzanie, jak i o prowadzenie PPK). Pomiędzy zawarciem umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK wymagane jest zachowanie odstępu co najmniej 10 dni roboczych.
Zostały dwa tygodnie na podpisanie umowy z wybraną instytucją finansową w imieniu i na rzecz pracowników dla przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 20 pracowników a mniej niż 250. Umowę tę zawiera się w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.
A jeśli pracodawca nie wybierze instytucji finansowej i nie dopełni obowiązku podpisania umowy o zarządzanie PPK?
Wówczas Polski Fundusz Rozwoju pisemnie wezwie pracodawcę do zawarcia w terminie 30 dni od otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową albo do przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Jednocześnie poinformuje o nałożonej karze grzywny za niedopełnienie obowiązku w terminie.
Ile wynoszą kary finansowe za brak PPK?
Dla pracodawcy pracownicze plany kapitałowe to wiele obciążeń. Ma obowiązek zawrzeć umowy, uaktualniać listy pracowników, naliczać i odprowadzać składki. Nawet częściowo je finansować. To on ma pamiętać o wszelkich terminach, nawet by przypomnieć pracownikom po czterech latach o ponownym podjęciu decyzji co do przynależności do programu. A niech Bóg broni by próbował swoich pracowników zniechęcić do PPK. Ustawa o PPK bowiem przewiduje środki karne. Art. 108 określa wysokość kary grzywny w takim przypadku. To do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Zatem w przypadku przedsiębiorców, którzy mają wdrożyć PPK w 2020 r., punktem odniesienia będzie fundusz wynagrodzeń z 2019 r.
Również za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK przewidziana jest kara w tej samej wysokości (art. 106).
Natomiast jeśli pracodawca nie dopełni obowiązku (albo ktoś kto w jego imieniu ma się zajmować obsługą PPK) zgłoszenia pracownika, nie odprowadzi należnych składek w przewidzianym terminie, zgłosi nieprawdziwe dane bądź wyjaśnienia albo odmówi ich udzielenia lub też nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK, to musi się liczyć z karą grzywny od tysiąca do miliona złotych. Mówi o tym art. 107.
W takiej samej wysokości przewidziana jest grzywna za niepodpisanie umowy z instytucją finansową o prowadzenie PPK (termin na jej podpisanie upływa najpóźniej 10 listopada 2020 r. dla firm zatrudniających od 20 do 250 osób).
Jak rozumieć nakłanianie pracodawcy do rezygnacji przez pracownika z oszczędzania w PPK
Warunkiem rezygnacji z uczestnictwa w PPK jest podjęcie świadomej decyzji i złożenie pisemnego oświadczenia przez uczestnika systemu, czyli osobę zatrudnioną, która nie ukończyła 55. roku życia. Oczywiście przedsiębiorca (albo osoby przez niego upoważnione) mogą informować osoby zatrudnione o dobrowolności oszczędzania w PPK i o możliwości rezygnacji z udziału w tym programie. Informowanie to nie może jednak przybrać postaci nakłaniania do rezygnacji. Przez nakłanianie należy rozumieć np. sugestię że nie warto oszczędzać, albo że uczestnictwo nie jest mile widziane przez pracodawcę. Pracodawca nie może również oferować pracownikowi innej korzyści w zamian za jego rezygnację z uczestnictwa w PPK.
