Stało się, zatrudniamy naszego pierwszego pracownika w firmie. Nie jest to nikt z rodziny, nie jest to osoba, której zlecamy tylko pewne czynności, ale pełnoprawny pracownik w świetle prawa pracy. O czym musimy pamiętać? Jakie są wymogi i formalności związane z zatrudnieniem pierwszego pracownika?
Pierwszy pracownik w firmie, o czym trzeba pamiętać?
Niestety formalności związanych z zatrudnieniem pierwszego pracownika jest dość dużo. Początkowo więc trzeba pamiętać o kilku najważniejszych, które można pogrupować w kilku punktach:
- formalności związane z podpisaniem umowy o pracę;
- bezpieczeństwo – badania lekarskie i szkolenie BHP;
- zgłoszenie pracownika do ZUS;
- akta pracownicze i nadzorowanie pracy.
Pierwszym krokiem, który należy podjąć przed podpisaniem umowy o pracę z nowym pracownikiem jest uzyskanie i potwierdzenie jego danych osobowych. Kodeks pracy określa jakich danych może zażądać pracodawca. Należą do nich: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę oraz, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zakres tych danych nie jest jednak ograniczony tylko przepisami KP. Poza danymi wymienionymi wyżej, pracodawca może uzyskać od pracownika: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Jeżeli wynikają z tego dodatkowe uprawnienia dla pracownika, mogą być to również dane osobowe dzieci i innych członków najbliższej rodziny. Pracownik, który nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk, może zostać również poproszony o podanie numeru rachunku płatniczego.
Kodeks pracy nie zamyka drogi do uzyskania również innych danych. Katalog pozostaje otwarty w przypadku, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Podpisanie umowy o pracę
Zgromadzenie wszystkich potrzebnych danych umożliwia nam przejście do kolejnego etapu zatrudnienia. Oczywiście, chodzi o część najbardziej formalną, czyli podpisanie umowy o pracę.
Umowa o pracę musi być przygotowana w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz należy przekazać pracownikowi. Drugi pozostaje u pracodawcy. Nie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o prace stanowi wykroczenie. Jest ono zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. złotych.
Zatrudniając pierwszego pracownika, należy go powiadomić także o sposobie potwierdzania obecności w pracy oraz sposobie usprawiedliwiania nieobecności. Pracownik powinien poznać również sposób wypłaty wynagrodzenia.
Natomiast w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy należy pisemnie powiadomić pracownika o:
- dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
- częstotliwości wypłacania wynagrodzenia;
- wymiarze urlopu, który przysługuje pracownikowi;
- długości okresu wypowiedzenia.
Bezpieczeństwo w pracy
Po podpisaniu umowy pracownik musi odbyć szkolenie BHP. Takie szkolenie nie jest wymagane tylko w sytuacji, gdy przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej pomagają osoby znajdujące się w pierwszej grupie pokrewieństwa oraz osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne.
Pierwszy pracownik w firmie oraz każdy kolejny nowoprzyjęty musi również zostać wysłany na badania lekarskie. Badania przeprowadza się na koszt pracodawcy, na podstawie wydanego przez niego skierowania. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli ten nie ma aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Zgłoszenie pracownika do ZUS
Zatrudnienie pierwszego pracownika w firmie wymaga zgłoszenia tego faktu do odpowiednich instytucji. Dotyczy to zarówno firmy, jak i zatrudnianej osoby. Przedsiębiorca w ciągu 30 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika musi zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy (PIP) i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.
W ciągu 7 dni natomiast taka firma powinna zgłosić się do ZUS, (w terenowej jednostce właściwej ze względu na adres siedziby) jako płatnik składek. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZPA.
Na tym formalności związane z zatrudnieniem się nie kończą. Na pracodawcy ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych. Ma na to 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA, w którym, obok danych firmy podajemy m.in. imię i nazwisko pracownika, jego numer PESEL oraz NIP, datę powstania obowiązku ubezpieczenia, adresy oraz kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia.
Warto zwrócić uwagę również na poprzednie świadectwo pracy nowego pracownika. Jeżeli ma on wpisaną informację o zajęciu wynagrodzenia, nowy pracodawca musi powiadomić komornika o fakcie zatrudnienia tej osoby.
Co musi się znaleźć w aktach osobowych pracownika?
Pracodawca musi założyć – nawet dla jednego pracownika – teczkę osobową. Nie prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych stanowi wykroczenie i podlega karze grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. zł. Akta osobowe składają się z czterech części. Od 2019 roku nastąpiła zmiana w tym zakresie. W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Natomiast w części D należy składać dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A. w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku„
