Przedsiębiorcy poświęcają często długie godziny na to, by wybrać odpowiedni sprzęt elektroniczny, nie szkoda im też czasu na wybór najlepszego fotela biurowego czy firmowego ekspresu do kawy. Większość z nich jednak z jakiegoś powodu nie poświęca tyle uwagi wyborowi oprogramowania do wystawiania faktur – a szkoda, bo dobry program oszczędza czas, nerwy, a nawet pozwala na dokładniejsze przeanalizowanie tego, które działania są faktycznie opłacalne.
Nie znam żadnego przedsiębiorcy, który ekscytuje się na myśl o pracy z dokumentami
Wystawianie faktur, podpisywanie umów, potwierdzanie zamówień, tworzenie zestawień – to tylko część obowiązków, jaka ciąży zazwyczaj na małych przedsiębiorcach. Nie znam jednak żadnego, którego to ekscytuje – wszyscy traktują to raczej jako przykrą konieczność, odrywającą ich od głównych zadań popychających ich mały biznes do przodu. I o ile otrzymywanie przelewów na podstawie wystawionych faktur jest oczywiście bardzo przyjemne, o tyle ich wystawianie – już nie zawsze, zwłaszcza jeśli na jednym dokumencie trzeba umieścić wiele pozycji.
Nie zmienia to jednak faktu, że praca z różnego rodzaju dokumentami – głównie fakturami – to po prostu stały element codzienności osób prowadzących własną działalność. Część poświęca na to wyznaczone godziny w tygodniu, część woli załatwiać wszystko „od ręki”. Niezależnie jednak od przyjętego sposobu działania, warto wybrać takie oprogramowanie i sprzęt, który maksymalnie ułatwi (a najlepiej także przyspieszy) pracę z dokumentami.
Jakie funkcje powinien mieć dobry program do wystawiania faktur?
Po pierwsze – i to jest coś, co moim zdaniem jest absolutną podstawą – program do wystawiania faktur powinien mieć opcję automatycznego zaciągania danych o kontrahencie z GUS. Wpisywanie za każdym razem wszystkich danych firmy (i sprawdzanie, czy zrobiło się to dobrze) nie tylko zajmuje czas, ale też zwyczajnie irytuje – zwłaszcza jeśli w kolejce czeka jeszcze kilkanaście lub kilkadziesiąt faktur.
Dobry program do wystawiania faktur, który faktycznie ma poprawić komfort pracy, musi mieć też przemyślany i prosty w obsłudze interfejs. Pod tym kątem program do fakturowania powinien przypominać dobrze zaprojektowaną ścieżkę zakupową w sklepie internetowym – co oznacza, że najlepiej, jeśli wystarczy jedno, maksymalnie dwa kliknięcia, by przedsiębiorca mógł przejść do interesującej go opcji. Wbrew pozorom w przypadku wielu programów do fakturowania nie jest to takie oczywiste.
Oczywiście – ale to już pewien standard – program powinien umożliwić wystawienie nie tylko „zwykłej” faktury, ale też faktury VAT, zaliczkowej, uproszczonej, proforma itd. Zresztą oprócz faktur powinna być też dostępna opcja wystawiania paragonów.
Najlepiej jednak, jeśli program do wystawiania faktur oferuje trochę więcej niż… wystawianie faktur
Teoretycznie w programie do wystawiania faktur przedsiębiorcę powinno interesować tylko to, by mógł łatwo i szybko wystawić potrzebny dokument. W rzeczywistości jednak to nie wystarcza. Dla wielu przedsiębiorców istotne będzie na przykład to, by program do wystawiania faktur umożliwiał jednocześnie np. generowanie pliku JPK_VAT – co pozwoli obyć się bez państwowych narzędzi pokroju aplikacji e-mikrofirma (często są one nieintuicyjne, nie mówiąc już o tym, że zdarzają się problemy z ich działaniem).
Najlepiej jednak, jeżeli program do fakturowania jeszcze mocniej wyjdzie poza swoją podstawową funkcję – i pozwoli przedsiębiorcy np. na łatwe tworzenie zestawień sprzedażowych w różnych konfiguracjach na podstawie danych z faktur. To dla przedsiębiorcy nie tylko oszczędność czasu, ale i cenne narzędzie, ponieważ podczas prowadzenia działalności zbieranie i analiza różnych danych są kluczem do poprawy efektywności, eliminacji mało skutecznych rozwiązań czy zidentyfikowania możliwości optymalizacji. Przedsiębiorcy, którzy nie poświęcają na to czasu, są w rezultacie już na starcie „do tyłu” – bo tak naprawdę nie wiedzą zbyt dokładnie, które działania lub produkty przynoszą największy zysk.
Generowanie takich zestawień umożliwia m.in. program Subiekt 123 – dodatkowo zresztą pozwala też na tworzenie baz klientów (łącznie z indywidualnymi ustaleniami poczynionymi z klientem czy np. przyznanymi wcześniej rabatami), co znacząco przyspiesza nie tylko wystawianie faktur, ale i umożliwia przechowywanie wielu przydatnych danych w jednym miejscu. Subiekt 123 dodatkowo łączy wszystkie funkcje wymienione wyżej – czyli możliwość szybkiego wystawiania faktur, przyjazny interfejs czy dodatkowe opcje takie jak np. generowanie JPK_VAT czy JPK_FA. To jednak raczej połączenie programu do wystawiania faktur z narzędziem analitycznym – czyli oprogramowanie idealne dla mniejszych przedsiębiorców, którzy sami sprawują pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie.
Last, but not least – bezpieczeństwo
Oprogramowanie do wystawiania faktur musi być też – i chyba nikt nie ma co do tego wątpliwości – bezpieczne, zwłaszcza jeśli ma np. postać aplikacji i umożliwia wystawianie dokumentów sprzedażowych na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Technologia Subiekt 123 jest oparta o architekturę Microsoft Azure czyli bezpiecznej, skalowalnej chmury obliczeniowej – Azure był projektowany zresztą właśnie z myślą o biznesie, w którym bezpieczeństwo danych jest priorytetowe. Co ważne, Azure obsługuje każdy system operacyjny.
Tak, program do faktur jest tak samo istotnym narzędziem jak laptop czy smartfon – dlatego warto poświęcić chwilę na jego wybranie
Na koniec – warto sobie uświadomić, że oprogramowanie do fakturowania jest niemal tak samo podstawowym narzędziem w działalności gospodarczej jak laptop i smartfon. I o ile na wyborze odpowiedniego sprzętu przedsiębiorcy potrafią spędzić długie godziny, o tyle znacznie mniej uwagi poświęcają oprogramowaniu do wystawiania faktur. A szkoda – bo mogliby znacząco ułatwić sobie pracę, zaoszczędzić nieco nerwów i przy okazji – móc korzystać za niewielką opłatą z dodatkowych, przydatnych biznesowo funkcji.
Artykuł powstał we współpracy z home.pl
