Koniec stycznia to ważna data dla wielu przedsiębiorców. Ostatni dzień tego miesiąca jest bowiem terminem, kiedy składany jest ZUS IWA, mający wpływ na wysokość składki wypadkowej, a co za tym idzie miesięcznych danin, jakie płaci firma. Nie każdy jednak musi składać taki raport. O tym, kto jest zobowiązany, decyduje kilka czynników.
ZUS IWA to informacja służąca do ustalenia wysokości składki wypadkowej. To na niej przedsiębiorcy informują państwowego ubezpieczyciela o tym, ilu pracowników zatrudniali i jak wielu z nich uległo wypadkom w poprzednim roku.
Na podstawie tych danych Zakład Ubezpieczeń Społecznych może ustalić wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe, jaka będzie obowiązywać daną firmę od kwietnia danego roku do końca marca przyszłego. Złożenie ZUS IWA jest więc niezbędne do określenia prawidłowej wysokości składek, jakie należy płacić za swoich pracowników.
Na ZUS IWA składają się dane dotyczące całego poprzedniego roku kalendarzowego. Jednak jeżeli ktoś jest małym przedsiębiorcą i pierwszy raz słyszy o takim obowiązku, to nie musi się obawiać. Być może nie był wcześniej zobowiązany do składania takich informacji. Aby podlegać pod obowiązek składania ZUS IWA, spełnione muszą być trzy warunki:
- należało być zgłoszonym w ZUS-ie jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały poprzedni rok, to jest od 1 stycznia do 31 grudnia oraz przez minimum jeden dzień w nowym roku, w którym składany jest ZUS IWA,
- być wpisanym do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku, za który ma być składana IWA,
- w roku, za który ma być dokonywane zgłoszenie, zgłaszać do ubezpieczenia wypadkowego średnio 10 ubezpieczonych.
Do ustalenia, czy musimy wypełniać ZUS IWA, niezbędna jest średnia liczba ubezpieczonych za zeszły rok
Najtrudniejsze, a zarazem najistotniejsze jest zatem ustalenie, czy przedsiębiorstwo zgłaszało do ubezpieczeń średnio dziesięciu ubezpieczonych. Aby dobrze wyliczyć tę liczbę, trzeba pamiętać o kilku zasadach:
- Do wyliczeń uwzględniani są zarówno pracownicy, jak i osoby współpracujące na umowach cywilnoprawnych, jeżeli odprowadzane za nich były składki na ubezpieczenie wypadkowe.
- Niezależnie od liczby tytułów ubezpieczeń, każdy pracownik w danym miesiącu liczony jest jeden raz.
- Wystarczy jeden dzień pracy w danym miesiącu, by ktoś był uwzględniony w liczbie ubezpieczonych za dany okres. Oznacza to, że jeżeli mamy w firmie dziewięciu pracowników zatrudnionych przez cały marzec i jednego, który pracował do piątego marca, to przyjmujemy, że w marcu mieliśmy dziesięciu ubezpieczonych.
- Nie liczy się wymiar zatrudnienia. Osoba z 1/8 etatu jest liczona tak samo, jak osoba na pełnym etacie.
- Do liczby ubezpieczonych doliczamy także właściciela przedsiębiorstwa oraz osoby współpracujące.
Te zasady oznaczają, że do wyliczeń nie bierze się pod uwagę ubezpieczonych, którzy:
- podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie wypadkowym,
- cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym lub pobierały zasiłek macierzyński albo w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Tak uzyskaną liczbę ubezpieczonych za każdy miesiąc sumujemy i dzielimy przez cały rok, by uzyskać średnią za ostatnie dwanaście miesięcy. Uzyskaną liczbę zaokrąglamy. W górę, jeżeli mamy 0,5 i więcej, a w dół, jeżeli występuje końcówka poniżej 0,5. Oznacza to, że 9,49 to w zaokrągleniu 9 ubezpieczonych, a 9,50 to dziesięciu ubezpieczonych, a co za tym idzie obowiązek składania ZUS IWA.
Liczba wypadków to coś, co najbardziej interesuje ZUS przy ustalaniu, jak wysoka ma być stawka wypadkowego
Do wypełnienia druku ZUS IWA niezbędne będzie też podanie numeru PKD, czyli kodu, który mówi, jaki jest rodzaj przeważającej działalności w firmie. To także ten kod decyduje o późniejszej wysokości składki wypadkowej, ponieważ w branżach o dużej częstotliwości wypadków stawka ubezpieczenia jest wyższa, a tam, gdzie jest ich mniej niższa.
Jako że Zakład Ubezpieczeń Społecznych, przy ustalaniu składek na ubezpieczenie, bierze pod uwagę przede wszystkim wypadki, to w ZUS IWA należy podać ich ilość. Dlatego, by przygotować się do wypełnienia tego druku, niezbędna będzie lista wypadków jaka miała miejsce w przedsiębiorstwie przez ostatni rok oraz jaka liczba z nich była wypadkami ciężkimi i śmiertelnymi. Te wszystkie dane będą potrzebne, by uzupełnić druk, który należy złożyć do końca stycznia.
Wysokość stawki wypadkowej może być ustalana indywidualnie, dla całej branży albo ryczałtem
Wypełnienie ZUS IWA pozwoli Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych wyliczyć wysokość składek na ubezpieczenia wypadkowe, jakie będą obowiązywać od 1 kwietnia danego roku do 31 marca przyszłego roku. Ich wysokość jest różna, w zależności od branży oraz tego, czy danemu przedsiębiorstwu to nie sam ZUS wyznaczy stawkę.
Jeżeli jesteśmy firmą, która nie zgłaszała do ubezpieczeń wypadkowych więcej niż dziewięć osób w poprzednim roku kalendarzowym, to wysokość ubezpieczenia wypadkowego będzie wynosić 50% maksymalnej stawki na dany rok. Aktualnie jest to 1,67% i jest to 50% z najwyższej stopy procentowej ustalonej na rok składkowy dla grup działalności.
W przypadku, gdy mamy więcej ubezpieczonych niż dziewięciu, ale nie składaliśmy ZUS IWA przez trzy lata z rzędu, wysokość stawki wypadkowej należy pobrać z załącznika nr 2 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne. Tam odnajdujemy swoją branżę po kodzie PKD i patrzymy, jaka jest wysokość ustalonej stawki wypadkowej.
Natomiast jeżeli przez ostatnie trzy lata składany był druk ZUS IWA przez przedsiębiorstwo, to wysokość stawki ustalać będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Oznacza to, że brana pod uwagę będzie nie tylko branża, w jakiej funkcjonujemy, ale przede wszystkim to ile wypadków ma miejsce w naszej firmie. O wysokości stawki wypadkowej na kolejny okres przedsiębiorstwo jest powiadamiane najpóźniej do 20 kwietnia danego roku.
