Prędzej czy później każdy, kto korzysta z programów na komputerze, w ramach prowadzenia działalności gospodarczej będzie musiał dokonać zakupu jakieś licencji. Pytanie może budzić czy licencja prywatna programu może być ujęta w koszty działalności gospodarczej, czy może musi być zakupiona wersja komercyjna.
Zakup oprogramowania to standard, który dotyka większości przedsiębiorców
Wielu przedsiębiorców, nawet jeżeli ich branże nie są związane z pracą przy komputerze, jest zmuszona – prędzej lub później – do skorzystania z jakiegoś oprogramowania komputerowego. Czasem może to być po prostu Microsoft 365 do pracy z plikami tekstowymi lub arkuszami kalkulacyjnymi a czasem bardziej profesjonalne i skierowane do określonych grup programy. Wiele z nich ma jednak możliwość zakupu licencji niekomercyjnej lub komercyjnej, gdzie ta pierwsza jest tańsza, ale np. nie pozwala na jej używanie w celach zarobkowych.
Na gruncie podatkowym nie ma problemu, by fakturę za takie oprogramowanie wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Urząd Skarbowy, przy potencjalnej kontroli, nie będzie analizować czy oprogramowanie jest kupione na licencji dla osoby prywatnej, czy biznesowej.
Urząd Skarbowy bardziej powinien interesować się czy program służy do prowadzonej działalności, niż zajmować się kwestiami licencyjnymi
Jedynym warunkiem, który przede wszystkim weryfikowany będzie podczas kontroli urzędu skarbowego, będzie to czy dane oprogramowanie jest wykorzystywane do działalności gospodarczej. To jest bowiem najbardziej istotne, patrząc na sprawę od strony podatkowej. W przypadku takich programów jak Word czy Excel nie będzie to stanowiło większego problemu, ponieważ jest on przydatny praktycznie w każdej branży, ale już zakup Photoshopa może wzbudzić wątpliwości, jeżeli jesteśmy np. prawnikami. Wtedy w naszej kwestii jest udowodnienie, że program ten służy na przykład do produkcji grafik dla klientów, obróbki zdjęć używanych w firmie czy do tworzenia prostych reklam czy ulotek. W takiej sytuacji urząd skarbowy nie powinien mieć wątpliwości, że dany zakup dotyczy prowadzonej działalności. Jeżeli nie będziemy potrafili tego zrobić, być może urząd uzna, że nie mieliśmy prawa do wrzucenia danego wydatku w koszty.
Bardziej problematyczne może być to, że często sprzedawcy zabezpieczają się w taki sposób, że nie chcą wystawiać faktur dotyczących oprogramowania dla celów niekomercyjnych, na firmy z NIP-em, lecz jedynie na osoby fizyczne. Jednak w myśl wielu interpretacji, nawet faktura wystawiona bez NIP-u, jeżeli dotyczy działalności gospodarczej, może być uwzględniona w kosztach.
Licencja prywatna programu w koszty to jedno, ale otwartym pytaniem pozostaje, czy regulamin programu pozwala używać go w firmie
Powyższe dywagacje dotyczą oczywiście jedynie kwestii podatkowych, ponieważ zupełnie na innym biegunie jest to, czy w działalności zarobkowej można używać danego oprogramowania, które zakupione jest na licencji niekomercyjnej. Tutaj sytuacja jest bardzo różna i zależy już każdorazowo od danego sprzedawcy. Są bowiem firmy, które zezwalają nawet na używanie wersji dla osób fizycznych w celach zarobkowych, a są takie, które tego kategorycznie zakazują. Za każdym razem, decydując się na zakup danego programu, musimy sprawdzić czy wersja, którą jesteśmy zainteresowani, jest przeznaczona dla typu działalności jaki prowadzimy.
Warto też o tym pamiętać decydując się na darmowe rozwiązania. Często jest tak, że firmy publikują swoje oprogramowanie w wersji bezpłatnej dla prywatnego użytku, ale z zastrzeżeniem, że aby móc korzystać z niego dla celów zarobkowych, należy wykupić odpowiednią licencję. Wtedy należy to uczynić, by w razie kontroli legalności oprogramowania, z jaką musimy się liczyć, nie musieć się obawiać konsekwencji.
