Rozwój firmy może sprawić, że firma, która była jednoosobową działalnością, może chcieć przekształcić się w spółkę z.o.o., spółkę jawną lub inny twór, bardziej odpowiedni dla przyszłości firmy. Przy zmianie może okazać się, że już po uzyskaniu nowego NIP-u niektórzy kontrahenci wciąż w systemie mają stare dane i pojawy się wystawiona faktura na stary NIP. Czy można takie koszty ująć w podatkach, uznając, że to ta sama firma?
Faktura na stary NIP – trzeba zrobić notę korygującą
Firma, która przekształcała się z jednoosobowej działalności np. w spółkę z o.o., musi borykać się z wieloma problemami. Zwłaszcza na przełomie, kiedy dopiero dochodzi do faktycznej zmiany firmy w inny podmiot, może dojść do wielu nieporozumień. Jednym z nich mogą być błędnie wystawione faktury zakupowe, które będą miały stary NIP i dane nabywcy, zamiast już tych nowych.
W przypadku, gdy jednoosobowa działalność gospodarcza przekształci się w spółkę z o.o., mamy do czynienia z sukcesją praw. Oznacza to, że nowy twór, w momencie przekształcenia, przejmuje na siebie wszelkie zobowiązania i umowy od poprzedniego tworu. Można więc uważać, że nie powinno być różnicy, czy w sytuacji, gdy dochodzi do przekształcenia, faktura zostanie wystawiona już na nowy podmiot, z nowym NIP-em czy jeszcze na stary.
Niestety, w sytuacji, gdy już doszło do przekształcenia, to na fakturze zakupowej umieszczone powinny być dane nowego podmiotu, czyli w przypadkach powyższych, spółki z o.o. Jeżeli faktura jest wystawiona po przekształceniu lub w dniu, gdy ono następuje i zawiera stare dane, to należy sporządzić notę korygującą i wysłać ją do firmy, która wystawiła dokument.
Jest to i tak duże ułatwienie, ponieważ nota korygująca tym się różni od faktury korygującej, że wystawia ją podmiot kupujący, a nie ten, który sprzedawał. Każdy, kto musiał kiedyś prosić inną firmę, by poprawiła dokument sprzedaży wie, że nie zawsze jest to łatwe. O tym, że wystarczy nota korygująca, stwierdziła Izba Skarbowa z Katowic w 2013 roku (IBPP1/443-197/13/MS).
Faktura korygująca może być rozliczana na bieżąco, nawet jeżeli jest wystawiona na stary NIP
Innym problemem, z którym często borykają się firmy po przekształceniu jest to, czy w momencie gdy otrzymają fakturę korygującą, dotyczącą zakupu, który miał miejsce jeszcze na „starą” firmę, ze starym NIP-em, mogą dokonać korekty kosztów na bieżąco.
Opierając się na piśmie Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z 2 czerwca 2017 roku (0111-KDIB3-1.4012.6.2017.1.WN), jak najbardziej można rozliczyć taką korektę w kosztach bieżących. Nie potrzeba będzie nawet robić noty korygującej, chociaż na fakturze znajdą się dane firmy poprzedniej. Krajowa Izba Skarbowa logicznie wywnioskowała tutaj, że skoro firma po przekształceniu przejmuje wszystkie zobowiązania, to ma też prawo do ewentualnej korekty zakupionych wcześniej towarów. A z drugiej strony firma, która taką fakturę wystawi, może nie mieć możliwości wystawienia jej na nowy podmiot.
Wymaganie natomiast, by firma przekształcona, cofała się z korektami np. do ostatniej deklaracji składanej przez nią przed przekształceniem, również mijałoby się z celem i utrudniało funkcjonowanie. Dlatego, chociaż na takim dokumencie nie zgadzać się będzie NIP oraz dane firmy, ponieważ będą jeszcze sprzed przekształcenia, to spokojnie można taką fakturę korygującą wrzucić w koszty w miesiącu bieżącym.
