Lista obowiązków informacyjnych przedsiębiorców cały czas się wydłuża – wobec czego łatwo zapomnieć o tych, które funkcjonowały już wcześniej. Na przykład wielu przedsiębiorców musi złożyć ZUS IWA do 31 stycznia.
ZUS IWA tylko do 31 stycznia. Kto ma taki obowiązek?
ZUS IWA, czyli „Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe” muszą złożyć płatnicy, którzy łącznie spełniają następujące warunki:
- byli wpisaniu do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2021 r.
- w 2021 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2021 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2022 r.
Co należy rozumieć przez „nieprzerwanie”? Chodzi o to, by w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, ubezpieczeniu wypadkowemu podlegał przynajmniej jeden ubezpieczony.
Jak ustalić liczbę ubezpieczonych i sprawdzić, czy przedsiębiorca musi złożyć ZUS IWA? Należy zsumować liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za które złożony ma zostać ZUS IWA. Następnie wynik należy podzielić przez liczbę miesięcy, w których przedsiębiorca był zgłoszony jako płatnik na ubezpieczenie wypadkowe. Gdy wynik będzie ułamkowy, trzeba zaokrąglić go do pełnych liczb. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeśli końcówka jest równa 0,5 lub większa. Jeśli jest mniejsza – zaokrągla się w dół.
Co ważne, przedsiębiorca – przy obliczaniu liczby ubezpieczonych – nie bierze pod uwagę m.in. osób, które przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński czy zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Jak przekazać ZUS IWA do 31 stycznia?
Forma przekazania ZUS IWA jest uzależniona od tego, czy płatnik jest zobowiązany do przekazywania dokumentów w formie dokumentów elektronicznych z programu płatnik, czy też nie. Jeśli jest zobowiązany – w ten sam sposób należy złożyć ZUS IWA. Jeśli nie – możliwe jest złożenie dokumentu w formie papierowej w dowolnej placówce ZUS. Można jeszcze przekazać ZUS IWA przesyłką pocztową – w takim wypadku na opakowaniu należy umieścić napis „ZUS IWA”.
Korekta informacji ZUS IWA: tylko 7 dni
Co jednak, jeśli płatnik przekazujący ZUS IWA stwierdzi, że pomylił się w wypełnianiu informacji lub gdy otrzyma zawiadomienie o stwierdzeniu nieprawidłowości z ZUS-u? Możliwa jest korekta – ale należy dokonać jej w ciągu 7 dni (od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub licząc od dnia otrzymania wiadomości z ZUS). Warto też pamiętać, że jeśli ZUS stwierdzi nieprawidłowości podczas kontroli, płatnik ma na złożenie korekty 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Należy też mieć świadomość, że płatnik musi przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez okres 10 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS.
