Krajowy System e-Faktur miał pierwotnie stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 stycznia 2023 r. Okazuje się jednak, że ostatecznie KSeF będzie obowiązkowy dopiero od 2024 r.
KSeF obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r.
Krajowy System e-Faktur działa już od tego roku – na razie jednak korzystają z niego jedynie przedsiębiorcy, którzy wyrazili taką chęć. Celem wprowadzenia nowego systemu jest wprowadzenie powszechnego standardu zapisu faktur oraz automatyzacja i przyspieszenie obsługi. Rządzący od dawna zapowiadali też, że nowy system wystawiania faktur stanie się obowiązkowy. W zapowiedziach najczęściej padała data 1 stycznia 2023 r.
Teraz jednak okazuje się, że KSeF będzie obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r. – najwyraźniej rząd przychylił się do apeli przedsiębiorców, księgowych, prawników oraz producentów oprogramowania komercyjnego, którzy alarmowali, że zostało zbyt mało czasu na przygotowanie się do funkcjonowania nowego systemu. Zgodę na zmianę terminu wydała już Komisja Europejska. Teraz resort finansów musi przygotować odpowiedni projekt przepisów.
Aby móc korzystać z nowego systemu konieczne będzie posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, e-pieczęci lub zaufanego podpisu. Alternatywą będzie token. Możliwa ma być również opcja uwierzytelnienia po zgłoszeniu danych do urzędu skarbowego. Dla wielu przedsiębiorców posłużenie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym będzie jednak wygodniejsze.
Przerwa na reklamę: mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który złożysz bez użycia karty i czytnika. Kwalifikowany podpis elektroniczny złożony w ramach mSzafir jest zgodny z wymaganiami eIDAS i ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. Więcej informacji -> mszafir.pl
Z korzystania z KSeF będą zobowiązani zarówno czynni podatnicy VAT jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą i zwolnione z VAT. Oprócz tego do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą zobowiązani również podatnicy OSS z polskim NIP-em. Niewykluczone zresztą, że krąg podmiotów zmuszonych do korzystania z KSeF jeszcze się rozszerzy.
Konieczne dostosowanie do nowego systemu
Krajowy System e-Faktur ma – przynajmniej na papierze – sporo zalet. Jedną z nich jest na przykład szybszy zwrot VAT – w maksymalnie 40 dni. Oprócz tego przedsiębiorcy nie będą już musieli przechowywać faktur ani wystawiać ich duplikatów. KSeF może być też przydatny z punktu widzenia mniejszych przedsiębiorców – kontrahent nie będzie mógł się zasłaniać, że nie otrzymał faktury.
Jednocześnie obowiązkowe korzystanie z KSeF rodzi pewne problemy. Po pierwsze – konieczne jest najpierw dostosowanie istniejących systemów informatycznych. Jak zauważa Webcon, te firmy, które korzystają z systemów do wystawienia faktur czy elektronicznych obiegów, będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z KSeF albo zaplanować i wdrożyć proces migracji istniejących już rozwiązań do nowszych wersji, które będą już przystosowane do KSeF.
Warto również pamiętać, że samo wypełnienie nowej faktury ustrukturyzowanej z pewnością będzie zajmować więcej czasu niż do tej pory – co będzie szczególnie kłopotliwe dla tych przedsiębiorców, którzy obecnie wystawiają faktury samodzielnie. Formularz zawiera bowiem kilkaset pól – oczywiście nie wszystkie trzeba wypełniać, jednak przedsiębiorcy, zwłaszcza na początku, mogą mieć duże wątpliwości, jak poprawnie wystawić fakturę.
Nie ma również wątpliwości, że przedsiębiorcy – przynajmniej w tym momencie – nie darzą nowego systemu przesadnym zaufaniem i obawiają się zintensyfikowanych kontroli ze strony fiskusa. Jak będzie działać obowiązkowy KSeF, okaże się jednak w praktyce.
