Startując w przetargu publicznym musisz liczyć się z wieloma zagrożeniami. Głównym zagrożeniem jest utrata pieniędzy: a to z powodu zatrzymania wadium, a to z powodu złej wyceny, a to z powodu niedookreślonych wymagań w SIWZ, które podczas realizacji przetargu powodują dodatkowe koszty lub kosztów przegranych rozpraw przed KIO. Jest jeszcze jedno dodatkowe ryzyko, które jest często pomijane na etapie złożonych już ofert, a powinno być wychwycone przez urzędy na pierwszym miejscu. Chodzi o ochronę danych osobowych w kontekście dostępu do informacji publicznej.
Polskie urzędy działają w oparciu o wiele ustaw. Ustawa o dostępie do informacji publicznej jest jedną z nich, chociaż zdaje się, że trochę traktowaną po macoszemu. Należy pamiętać, że wszystko co nasze instytucje publiczne ogłaszają na swoich stronach jest informacją publiczną. Informacją publiczną są oczywiście aktualności, decyzje, uchwały, ustawy i rozporządzenia, ale także i przetargi i wszystkie dokumenty z nimi związane.
Przetargi są jawne
Ideą postępowań publicznych jest ich jawność – w generalnej większości. Każdy może pobrać dokumentację opublikowaną na stronie BIP, każdy może to obejrzeć, ba, można nawet zadawać pytania do konkretnego przetargu. Dodatkowo możemy śledzić całe postępowanie przetargowe, które jest aktualizowane w czasie, poprzez dodawanie pytań, odpowiedzi i innych istotnych dokumentów. Nie ma w tym nic złego, przecież chodzi o przejrzystość urzędów w wydatkowaniu pieniędzy podatników.
Czasami tylko, pojawia się w danym przetargu pewien dokument, na który często należy zwrócić uwagę. Jest to odwołanie do KIO wniesione przez Wykonawcę na zapisy SIWZ. Takie odwołanie musi być opublikowane na stronie urzędu, zgodnie z art. 185 ustawy PZP. Czynność ta zahacza także o ustawę o dostępie do informacji publicznej – publikowanie informacji w jawnym przetargu publicznym, a także zahacza o ustawę o ochronie danych osobowych.
Dostęp do informacji publicznej
Wróćmy teraz do ustawy o dostępie do informacji publicznej. Prawo do informacji publicznej podlega jednak pewnym ograniczeniom. W szczególności jest to zapisane w art. 5 ust. 2 ustawy, w skrócie: ograniczeniu podlega prywatność osoby fizycznej lub tajemnica przedsiębiorcy, chyba, że osoba lub przedsiębiorca rezygnują z tego prawa. Oznacza to, że nasze dane osobowe mogą być publikowane w trybie dostępu do informacji publicznej, jedynie wtedy, kiedy wyrazimy na to zgodę. Inaczej, takie dane powinny być zanominizowane, czyli zakreślone, wykreślone, wycięte lub zasłonięte w miejscu naszych danych wrażliwych. Dobrym przykładem są bazy orzeczeń sądowych, w których dane osób, firm, czy instytucji są (prawie) skutecznie anonimizowane.
Wrzucamy na skaner i publikujemy
Wracając do przetargów publicznych. Na wstępie wspomniałem, że do ogłoszonego przetargu jakaś firma złożyła odwołanie do KIO na zapisy specyfikacji. Urząd jest w obowiązku opublikować takie odwołanie do KIO, lecz są jeszcze inne ustawy i tzw. życie dookoła, gdzie należy podchodzić do niektórych czynności z głową.
W tym wypadku należy zwrócić uwagę na ostatnie strony odwołania do KIO, czyli na pełnomocnictwo. Często zdarza się, a w szczególności w większych firmach, gdzie ustanawiane są pełnomocnictwa do reprezentacji przed KIO. Takie pełnomocnictwo jest wymagane i musi znaleźć się w odwołaniu. Niestety, zazwyczaj tak się zdarza, że w instytucja nie zwraca uwagi na to co publikuje. Bardzo często publikowane są pełnomocnictwa, z których można wyczytać coś więcej niż imię i nazwisko, a dokładnie: PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres pracownika firmy i inne.
Oczywiście, wzór takiego pełnomocnictwa należy do firmy prywatnej, która to wypisuje dane, które uznaje za ważne i załącza je do odwołania. Niemniej jednak, to instytucja publiczna publikująca takie pełnomocnictwo musi je zanonimizować.
Prawdę powiadam
O bezpieczeństwie naszych danych osobowych wielu przede mną już wcześniej napisało, dziesiątki omówiło, a niektórzy pewnie się doktoryzowali. Tutaj popełnię banał i powiem jedynie, że głupio byłoby dostać wezwanie od komornika, aby spłacać czyjeś długi zaciągnięte na nasze własne imię i nazwisko. Wszyscy, a w szczególności urzędy publiczne, powinny dbać o poufność naszych danych osobowych, a nie udostępniać ich jako informacji publicznej. Często mam pewien dysonans poznawczy, kiedy słyszę od polityków czy urzędników państwowych, że my, jako obywatele i obywatelki mamy żyć i działać według ustalonych reguł prawnych, mamy dostosowywać się do ustaw, rozporządzeń, uchwał i komunikatów, a w odniesieniu do drugiej strony, jakoś to tak za bardzo nie działa.
Artykuł ten w szczególności dedykuje:
Ministerstwu Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich
Izbie Administracji Skarbowej w Warszawie
Sądowi Apelacyjnemu we Wrocławiu
