Instytucje mają problem z przejściem całkowicie na e-doręczenia, w związku z czym obowiązkowe korzystanie z doręczeń elektronicznych zostało opóźnione. Najpierw do 30 grudnia (czyli maksymalny możliwy termin przewidziany przez ustawę o doręczeniach elektronicznych), a następnie (po zmianie przepisów) aż do 1 stycznia 2025 roku!
Elektroniczne doręczenia mają być dużym ułatwieniem, obecnie jednak są solą w oku, zwłaszcza instytucji publicznych. To właśnie one w pierwszej kolejności (wraz z zawodami zaufania publicznego) mają w pierwszej kolejności mieć obowiązek korzystania z internetowych odpowiedników listów poleconych. Niestety, nieprzeszkolona kadra pracownicza, czy problemy techniczne sprawiają, że całkowite przejście na e-doręczenia jest obecnie niemożliwe.
Odroczenie wejścia w życie obowiązku korzystania z e-doręczeń
Każdy z nas może sobie założyć kontro na portalu e-doręczeń i korzystać z takiej formy komunikacji z sądami, urzędami, czy innymi instytucjami publicznymi. W przypadku większości podmiotów, to tylko ciekawa możliwość, jednak część instytucji już wkrótce nie będzie miała wyboru. W pierwszej kolejności obowiązek stosowania e-doręczeń będą miały m.in.:
- Organy administracji rządowej
- Jednostki budżetowe obsługujące administrację rządową
- Inne organy władzy publicznej (m.in. organy kontroli państwowej)
- ZUS i KRUS
- NFZ
- Publiczne zakłady opieki zdrowotnej
- Polska Akademia Nauk
- Jednostki Samorządu Terytorialnego
- Adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, restrukturyzacyjni, notariusze, rzecznicy patentowi.
Organizacje apelują – opóźnijcie obowiązkowe e-doręczenia
Początkowo zakładano, że e-doręczenia w przypadku tych podmiotów będą obowiązkowe już od 10 grudnia 2023 roku, Ministerstwo Cyfryzacji w swoim komunikacie z 22 listopada 2023 roku przedłużyło ten termin do 30 grudnia. To ostatni termin na wprowadzenie obowiązku korzystania z tego systemu, jeżeli chce się respektować przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Jednak na stronie Ministerstwa Cyfryzacji pojawił się komunikat, dający wielu jednostkom nadzieję:
Bez zmiany przepisów Minister Cyfryzacji nie może dokonać dłuższego przesunięcia daty wdrożenia, dlatego została przygotowana odpowiedni projekt ustawy, który został skierowany do rozpatrzenia przez Radę Ministrów. Projekt zawiera wyłącznie propozycje zmiany maksymalnej daty z 1.01.2024 r. na 1.01.2025 r. zgodnie z postulatami interesariuszy.
Postulat został poparty m.in. przez Związek Powiatów Polskich, Unię Metropolii Polskich, Naczelna Rady Adwokackiej, Związek Polska Cyfrowa oraz dostawcy systemów elektronicznego obiegu dokumentów, oraz kwalifikowanej usługi doręczenia elektronicznego. Jak więc widać to podmioty, które już wkrótce mają mieć obowiązek korzystania z e-doręczeń, zauważają, że na wdrożenie nowych zasad potrzeba znacznie więcej czasu.
Jeżeli więc sejm przyjmie nowe przepisy (a wiele wskazuje na to, że tak się właśnie stanie), instytucje zyskają kolejny rok na wdrożenie się w system e-doręczeń. Czas ten będą mogły wykorzystać przede wszystkim na szkolenie pracowników oraz dostosowanie sprzętu do wymogów systemu.
Obowiązkowe e-doręczenia również dla firm
Warto pamiętać, że obecnie mówimy o pierwszych podmiotach zobowiązanych do korzystania z e-doręczeń, jednak w miarę upływu czasu problem będzie dotyczył znacznie większej ilości osób. Samorządy, NFZ, czy organy administracji rządowej poszły na tzw. pierwszy ogień. Później obowiązek ma być poszerzony m.in. o podmioty wpisane do CEIDG (również podmioty niepubliczne). W ostatniej kolejności, bo do 2029 roku na obowiązkowe e-doręczenia mają przejść Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
