Zastanawiacie się nad wyborem księgowego? To lepiej zastanówcie się naprawdę dobrze, bo błędy biura rachunkowego mogą naprawdę słono kosztować, a nawet doprowadzić do upadku firmy. Odpowiedzialność księgowego za błędy nie jest wcale taka oczywista, jak mogłoby się wydawać. Problem ma przede wszystkim płatnik (a więc osoba prowadząca firmę), która może od księgowego dochodzić jedynie odszkodowania.
Niekompetencja księgowych największym problemem dla firm
Na niekompetencji księgowych cierpią najbardziej małe firmy (w szczególności jednoosobowe działalności gospodarcze). O ile w większych przedsiębiorstwach często zatrudnia się etatowych księgowych, to niewielkie firmy często podpisują umowy z biurami rachunkowymi, oddając sprawy związane z podatkiem, czy opłacaniem składek ZUS w ręce firmy zewnętrznej.
Oczywiście spora część księgowych to osoby, które zdają sobie sprawę z powagi sytuacji i podchodzą do swoich działań z zachowaniem należytej staranności, jednak czasem można trafić na osobę skrajnie niekompetentną, której firma działa chyba tylko i wyłącznie na mocy rozpędu. Wtedy pojawia się faktyczny problem, bo zasadniczo odpowiednie organy nie ścigają za błędy księgowego (chociaż zasadniczo tak właśnie powinno się dziać), a samego płatnika składek, czy zobowiązanego do odprowadzania podatku.
Biuro rachunkowe nie odpowiada przez ZUS i organami podatkowymi
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wynika, że za błędy w księgach rachunkowych, czy za zaległości podatkowe oraz zaległości w składkach ZUS odpowiada kierownik jednostki, której dotyczą (czy też właściciel firmy, wspólnicy, zarząd, czy też komplementariusze prowadzący sprawy spółki). Z kolei zgodnie z art. 26 ordynacji podatkowej, podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki.
Zasada jest jedna – ZUS lub urząd skarbowy za nieuregulowane składki, czy podatki, ścigają firmę, a nie biuro rachunkowe, czy konkretnego księgowego. I zasadniczo jest to jedna z najbardziej niesprawiedliwych regulacji w polskim prawie, ponieważ właściciel firmy (zwłaszcza w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej), czy kierownik jednostki, wcale nie musi być specjalistą w zakresie podatków.
Teoretycznie firma powinna weryfikować pracę księgowego. Jednak jeżeli byłaby w stanie to skutecznie zrobić, to na dobrą sprawę usługi osoby trzeciej w zakresie księgowości, wcale nie byłyby jej potrzebne. Prosty przykład – jednoosobowa działalność gospodarcza, pani jest krawcową, która potrafi uszyć piękną suknię. Albo pan, zajmujący się pracami budowlanymi. Są specjalistami w swojej dziedzinie, jednak raczej namiętnie nie śledzą zmian przepisów, czy wszelkich nowości, dotyczących rozliczeń, składek ZUS i podatków. W tym celu podpisują umowę z biurem rachunkowym, które specjalizuje się właśnie w tej tematyce.
Jednak nierzetelne biuro rachunkowe potrafi doprowadzić firmę na skraj upadku. Błędy w deklaracjach podatkowych, błędy w rozliczeniach z ZUS, nieprawidłowe informacje, przekazywane płatnikowi, na temat wysokości składek. Takie rzeczy niestety się dzieją i podatnicy budzą się z wielotysięcznymi zaległościami i problemami z płynnością finansową.
Odpowiedzialność księgowego za błędy ogranicza się do naprawienia szkody
Zgodnie z przepisami, każdy przedsiębiorca, wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ma obowiązek ubezpieczyć się w zakresie odpowiedzialności cywilnej. Ta regulacja najlepiej pokazuje, jak bardzo ograniczona jest odpowiedzialność księgowego. Najpierw ZUS lub Urząd Skarbowy ściągają należności ze zobowiązanego (a więc z firmy, która zleciła prowadzenie rachunkowości, a nie z księgowego), a dopiero później zobowiązany może dochodzić odszkodowania od księgowego.
Podstawą do dochodzenia odszkodowania od księgowego jest art. 471 kodeksu cywilnego, który stanowi, że kto wyrządził drugiemu szkodę przez niewykonanie, lub nienależyte wykonanie zobowiązania, zobowiązany jest do jej naprawienia, chyba że nie ponosi za to odpowiedzialności (odpowiedzialność w tym przypadku wyłącza na przykład działanie siły wyższej).
Tak więc w przypadku, gdy podatnik poniósł szkodę (na przykład naliczenie odsetek, nałożenie kary, czy też zawyżona kwota opodatkowania) może dochodzić odszkodowania od księgowego. Aby skutecznie dochodzić odszkodowania w tym zakresie, najpierw trzeba zwrócić się pisemnie do księgowego o naprawienie szkody (z wyszczególnieniem żądania oraz uzasadnieniem), a w przypadku, gdy ten (czy też jego firma ubezpieczeniowa) odmówi wypłaty odszkodowania, skierować sprawę do sądu.
I tutaj pojawia się największy problem – księgowi bardzo często odżegnują się od roszczeń ich klientów, a ubezpieczyciele odmawiają wypłaty odszkodowań. Postępowania sądowe to czas (a czasem również stres) i koszty, które przynajmniej na początku trzeba ponieść. Sytuacja osób, które ucierpiały na nierzetelności księgowych, nie jest więc zbyt dobra.
Odpowiedzialność za błędy księgowego – jest na to paragraf
Bardzo rzadko księgowi za swoją nierzetelność odpowiadają karnie, jednak w kodeksie karnym znajduje się na to odpowiedni paragraf. Odpowiedzialność za błędy księgowego jest wyrażona w art. 303 kodeksu karnego, który stanowi, że:
Kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Tak więc za nierzetelne działanie księgowi mogą trafić do więzienia na 3 lata. Kolejne przepisy informują o tym, że jeżeli szkoda majątkowa jest znaczna, to kara może wynosić nawet 5 lat, a w przypadkach mniejszej wagi, odpowiedzialność ogranicza się do kary grzywny, ograniczenia wolności, lub pozbawienia wolności do roku. Takie sprawy jednak rzadko trafiają na policję, ponieważ świadomość przedsiębiorców, którzy ponieśli szkodę, jest niska. Z policyjnych statystyk wynika, że w 2020 roku wszczęto 23 postępowania w tej sprawie, a tylko w 8 przypadkach stwierdzono przestępstwo. Podobnie sytuacja wyglądała w latach poprzednich. Co ciekawe, na przełomie wieków, sprawa wyglądała inaczej – w latach 1999-2006 wszczynano ponad 100 postępowań rocznie w tych sprawach, stwierdzano również więcej przestępstw niż obecnie.
Rozwiązaniem jest ściganie za błędy księgowego, nie firmy
Fakt, że księgowy może odpowiadać karnie, a także zobowiązany jest do naprawienia szkody, wcale nie sprawia, że niewielkie firmy są w lepszej sytuacji. Dochodzenie odszkodowania to proces, który może potrwać kilka miesięcy, a płynność finansowa w firmie jest kwestią kluczową. Dlatego właśnie, jeżeli dokumenty są podpisywane przez księgowego, odpowiedni organ to z nim powinien się kontaktować i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, leżących po stronie prowadzenia księgowości, to automatycznie księgowy powinien ponosić odpowiedzialność (chyba, że wykaże, że błąd był spowodowany winą klienta). Do tego jednak potrzebna jest zmiana przepisów.
