Komputery w firmie to w dzisiejszych czasach konieczność. Prawdę mówiąc, najczęściej mówimy o całkiem sporej ilości tego typu urządzeń. Muszą one spełniać wymogi określone przepisami specjalnego rozporządzenia. Dotyczy to także sprzętu, z którego korzystają pracownicy pracujący zdalnie, w tym na własnych laptopach. Nie każdy z obowiązków jest oczywisty. Przykładem może być specjalna podstawka.
Komputery wykorzystywane przez pracowników pracujących zdalnie dotyczą te same przepisy, co sprzęt w biurze
Nie jest żadną tajemnicą, że jestem prawdziwym entuzjastą pracy zdalnej jako koncepcji. Ta upowszechniona w czasie covid-19 forma organizacji pracy także przed przedsiębiorcami otwiera całkiem sporo nowych możliwości, na przykład w kwestii doboru personelu. Nawet ja muszę jednak przyznać, że wiąże się ona także z pewnymi niedogodnościami. Nie chodzi wcale o to, że pracowników nie ma w biurze. Mam na myśli przede wszystkim komputery w firmie.
Urządzenia, z których korzystają na co dzień pracownicy, muszą spełniać wymagania określone w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Do niedawna był to dość archaiczny akt prawny pamiętający jeszcze początki internetu w Polsce. W 2023 r. postanowiono w końcu uaktualnić przepisy i dostosować je do wymogów współczesności.
Co się zmieniło? Głównie definicje. Nie oznacza to jednak, że równocześnie nie uległy zmianie wymagania, jakie muszą spełniać komputery w firmie. Na dobrą sprawę możemy je teraz sprowadzić do wykorzystywania przez pracowników sprawnego sprzętu pozbawionego jakichś osobliwych anomalii. Do tego pracodawca musi im zapewnić komfortowe stanowisko pracy.
Warto już w tym momencie wspomnieć, że dotyczą one nie tylko urządzeń znajdujących się fizycznie w budynku przedsiębiorstwa, ale także te, które wykorzystują pracownicy w pracy zdalnej. Szczegóły znajdziemy w załączniku do przywołanego przed chwilą rozporządzenia. Nas interesuje w szczególności pkt 1.2.
W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.
Nie ma się co oszukiwać: pracownik świadczący pracę zdalną oraz typowy pracownik biurowy z pewnością pracują przy komputerze przez przynajmniej połowę ich dziennego wymiaru pracy. Dlatego popularne laptopy niekoniecznie stanowią idealne rozwiązanie na komputery w firmie.
W świetle nowych przepisów okazuje się, że laptopy to dość kiepski materiał na komputery w firmie
Przytoczony przed chwilą przepis pozostawia nam dwie możliwości, jeżeli rzeczywiście chcemy korzystać z urządzeń przenośnych. Możemy zapewnić pracownikom najnormalniejszy w świecie monitor. Nie ma przy tym znaczenia, czy podłączymy go do komputera stacjonarnego, czy do laptopa. Alternatywę stanowi specjalna podstawka, która sprawi, że ekran będzie się znajdować dostatecznie wysoko. Jakby tego było mało, nie możemy zmuszać takiego pracownika do korzystania ani z touchpada, ani nawet z laptopowej klawiatury. Skądinąd ten fragment potwierdza osobny punkt 3.1 załącznika.
Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy? Koszty. Owszem, firmowy laptop wydaje się atrakcyjne w kontekście właśnie pracy zdalnej i hybrydowej. Pracownik może bowiem korzystać z dokładnie tego samego urządzenia w biurze i na przykład w swoim domu. Niestety pozostaje kwestia wspomnianego wyżej dodatkowego osprzętu.
Wbrew pozorom, niektórym pracownikom taki stan rzeczy wcale nie musi się podobać. W końcu nie każdy ma w domu miejsce na dodatkowy monitor. Klawiatura i mysz na szczęście nie zajmują zbyt wielkich przestrzeni. Jak rozwiązać ten problem? Część pracodawców po prostu wymaga od pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo oświadczeń, w których ci deklarują, że zapoznali się z załącznikiem i ich domowe stanowiska pracy jak najbardziej spełniają zawarte w nim wymagania. Jeżeli jednak pracownik zgłasza brak dodatkowego monitora, jego szef musi mu go zapewnić.
Na życzenie pracownika musisz mu zapewnić podnóżek
W załączniku znajdziemy jeszcze kilka niespodzianek. Na przykład zgodnie z punktem 5.1 krzesło obrotowe staje się obowiązkowym wyposażeniem stanowiska komputerowego w firmie. Zastosowanie nawet najwygodniejszego klasycznego krzesła, fotela czy sofy absolutnie nie wchodzi w grę. Z jakiegoś powodu, zgodnie z punktem 4.3 powierzchnia blatu stołu, na którym znajduje się komputer, powinna być matowa.
Co ciekawe, rozporządzenie zrezygnowało z regulacji dotyczących odległości pomiędzy monitorami i od monitora do oczu pracownika. Zamiast tego w punktach 2.2 oraz 2.3 znajdziemy następujące wymagania:
2.2. Ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika.
2.3. Ustawienie monitora ekranowego względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła.
Skąd ta zmiana? Odpowiedź jest bardzo prosta. Wynika to z upowszechnienia się stanowisk pracy wyposażonych w dwa i więcej monitorów podłączonych do jednego komputera.
Na koniec warto wspomnieć, że pracodawca ma obowiązek na żądanie pracownika zapewnić mu nie tylko stojak na dokumenty, ale także… podnóżek. Wbrew pozorom ma to całkiem sporo sensu. Chodzi o zapewnienie komfortu użytkowania firmowego komputera osobom niskiego wzrostu.
