Każdy przedsiębiorca dąży do tego, by ponosić możliwie jak najniższe koszty prowadzenia firmy. Sposobów na zmniejszenie wydatków jest sporo; część jednak może negatywnie wpływać na jakość oferowanych produktów czy usług albo na motywację i efektywność pracowników. Z tego względu warto poznać nieco mniej oczywiste sposoby na obniżenie wydatków w firmie, które jednocześnie nie będą wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami w przyszłości.
Jak obniżyć wydatki w firmie? Koszty firmowe to nie wszystko
Jednym z najpopularniejszych sposobów na obniżenie kosztów prowadzenia biznesu jest wliczanie wszystkich możliwych wydatków (oczywiście zgodnie z prawem) w koszty uzyskania przychodu, czyli tzw. koszty firmowe. Zaliczając do kosztów wydatki związane z utrzymaniem lub uzyskaniem przychodu z działalności przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym – zmniejszyć podatek do zapłaty. Do podstawowych kosztów firmowych można m.in. zaliczyć wydatki związane z najmem lokalu firmowego, zakupem półproduktów i materiałów niezbędnych do wykonywania usług, wydatki na sprzęt, paliwo czy leasing samochodu. To oczywiście tylko przykłady – wydatków, które można zakwalifikować w koszty firmowe, jest znacznie więcej.
Przedsiębiorca nie powinien jednak ograniczać się jedynie do kwalifikowania kolejnych wydatków jako firmowe – sposobów na obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem działalności jest więcej.
1. Outsourcing usług, czyli nie do wszystkiego trzeba zatrudniać pracowników
Tworzenie co najmniej kilku różnych działów (finansowego, prawnego, HR, reklamy itd.) to pułapka, w którą wpada sporo małych firm. Przyjęło się, że na pewnym etapie rozwoju firmy konieczne jest zatrudnienie własnego księgowego, marketingowca czy prawnika; w praktyce jednak często znacznie lepszym rozwiązaniem jest outsourcing tych usług i zlecenie ich wykonania osobom spoza organizacji. Dzięki temu przedsiębiorca płaci za konkretną usługę – nie musi utrzymywać dodatkowych etatów. To dobre rozwiązanie zwłaszcza w przypadku firm, które potrzebują jedynie niewielkiego wsparcia w konkretnych obszarach.
2. Redukcja kosztów biurowych
Kolejnym sposobem na obniżenie wydatków firmowych jest redukcja kosztów biurowych. Należy przez to rozumieć m.in. ograniczenie liczby drukowanych dokumentów i wprowadzenie systemu obiegu dokumentów online; sprzyja temu wprowadzenie posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym do podpisywania dokumentów, w tym również umów z kontrahentami. Dla firmy oznacza to teoretycznie kolejny wydatek, jednak w perspektywie długoterminowej cyfryzacja dokumentacji i dopełnianie formalności online oznacza spore oszczędności – i to na kilku polach. Przedsiębiorca oszczędza m.in. na papierze czy eksploatacji urządzeń biurowych (nie jest też konieczne nabywanie dużej ilości sprzętu). Dodatkowo, jeśli chodzi o umowy z kontrahentami, przedsiębiorca nie musi poświęcać dodatkowego czasu koniecznego na podpisanie dokumentów w formie papierowej – nierzadko taka forma dopełniania formalności wiąże się z kolejnym spotkaniem z kontrahentem.
Warto też dodać, że roczny koszt mobilnego podpisu mSzafir, dzięki któremu można za pomocą kilku kliknięć podpisać każdy dokument, to tylko 238 zł netto. To wyjątkowo niewiele w świetle tego, ile przedsiębiorca może zaoszczędzić w dłuższej perspektywie. Dodatkowo nie można zapominać też o tym, że posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym to nie tylko oszczędność czy wygoda, ale w wielu wypadkach również zyskanie dodatkowej wiarygodności w oczach kontrahentów – zwłaszcza gdy firma dopiero się rozwija.
3. Przegląd abonamentów, subskrypcji i licencji
Niemal każda firma ponosi koszty związane z oprogramowaniem, a tym samym z zakupem licencji, subskrypcji i abonamentów. W wielu przypadkach można jednak dość łatwo ograniczyć tego rodzaju wydatki. Warto zorientować się, z jakiego oprogramowania pracownicy faktycznie korzystają oraz jakie programy można zamienić na tańsze odpowiedniki. Przedsiębiorca powinien też raz na jakiś czas porównywać oferty różnych dostawców usług – tak, by mieć pewne rozeznanie na rynku. Dobrym pomysłem może być również próba wynegocjowania lepszych warunków.
4. Mniejsze lub wirtualne biuro
W wielu przypadkach przedsiębiorca może również obniżyć koszty związane z wynajmem przestrzeni biurowej. Często możliwe jest wprowadzenie hybrydowego modelu pracy, co sprzyja wynajęciu mniejszego lokalu. Niektóre firmy świetnie funkcjonują również bez biura – w takim wypadku wystarczy opłacenie wirtualnego biura, co nierzadko kosztuje zaledwie kilkaset złotych rocznie. Sposobem na zmniejszenie wydatków bez konieczności zamiany biura na mniejsze lub jego likwidacji jest wynajęcie lokalu w nieco innej, tańszej lokalizacji.
5. Pozyskiwanie środków na szkolenia czy wyposażenie biura
Obniżenie wydatków w firmie można osiągnąć nie tylko poprzez oszczędności, ale też – poprzez pozyskanie dodatkowych środków, np. z funduszy europejskich czy programów krajowych. Mowa o dotacjach na szkolenia pracowników, ale też na poprawę warunków ich pracy (czyli de facto warunków biurowych). Przedsiębiorcy często zapominają o monitorowaniu możliwości pozyskania dofinansowania – tymczasem jest to nierzadko łatwy sposób na zaoszczędzenie środków, które trzeba byłoby wydać.
Sposobów na obniżenie wydatków w firmie jest oczywiście o wiele więcej; sporo zależy też od branży, w której działa przedsiębiorca. Wyżej wymienione sposoby można jednak wykorzystać w większości firm – i dlatego warto mieć je w pamięci.
Tekst powstał we współpracy z KIR
