Faktury, umowy, raporty, notatki – wszystko, co kiedyś zapełniało półki i segregatory, dziś ląduje na dyskach i w chmurze. Papier ustępuje miejsca plikom, a wygoda cyfryzacji kusi szybkością i oszczędnością miejsca. Ale im więcej danych wirtualnych, tym większe ryzyko, że w niepowołane ręce wpadnie coś więcej niż tylko numer zamówienia. Jak więc efektywnie pracować z dokumentami cyfrowymi i jednocześnie zadbać o ich ochronę?
Dlaczego cyfryzujemy dokumenty?
Gdybyśmy mieli ocenić cyfryzację na skali „korzyści dla organizacji”, to wynik z pewnością byłby bardzo wysoki. Jednak digitalizacja dokumentów w urzędach i firmach to nie sama kwestia wygody, ale wręcz obowiązek wynikający z przepisów prawa. Firmy, instytucje publiczne, a także placówki medyczne coraz częściej pozbywają się starych segregatorów pełnych papierów na rzecz cyfrowych dokumentów. I nic dziwnego. Digitalizacja pozwala nie tylko na szybsze zarządzanie informacjami, ale także daje możliwość automatyzacji procesów – a to przekłada się na oszczędności i efektywność.
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO, wprost zobowiązuje instytucje i przedsiębiorstwa do zapewnienia bezpieczeństwa danych na każdym etapie ich przetwarzania – od momentu pozyskania, przez przechowywanie, aż po archiwizację i udostępnianie. Tradycyjna papierowa dokumentacja jest nie tylko trudniejsza do zabezpieczenia, ale i bardziej narażona na przypadkową utratę czy nieuprawniony dostęp. Dlatego właśnie cyfrowe zarządzanie dokumentami – wspierane odpowiednim oprogramowaniem, szyfrowaniem i systemami kontroli dostępu – pozwala spełnić wymagania prawne i jednocześnie usprawnia codzienną pracę.
Dodatkowo wiele urzędów oraz firm w Polsce zobowiązanych jest do korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów także na mocy ustaw branżowych, takich jak np. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach czy Kodeks pracy, który dopuszcza prowadzenie teczek osobowych w formie elektronicznej. Cyfryzacja to dziś po prostu standard – wynikający zarówno z regulacji, jak i z realnych potrzeb organizacji.
Ale co z bezpieczeństwem? Kiedy na dyskach przechowujemy nie tylko faktury, ale także dane osobowe, raporty czy tajemnice firmowe, nie możemy zapominać o tym, co sprawia, że cyfryzacja staje się realnym zagrożeniem: łatwy dostęp, łatwe kopie i łatwe wycieki.
Praca z dokumentami cyfrowymi – jak być efektywnym, ale i odpowiedzialnym?
Zwyczajny dzień w biurze. Na biurku ląduje kolejny stos papierów. Skaner w ruch, pliki zapisane, foldery utworzone. Całość wydaje się banalnie prosta, prawda? I rzeczywiście – cyfrowe dokumenty oszczędzają czas i miejsce. Ale zanim plik dumnie zamelduje się w firmowym systemie, warto upewnić się, że jest nie tylko uporządkowany, ale i solidnie zabezpieczony.
Zaczyna się od skanowania. A jeśli zamiast papierów mamy już cyfrowe obrazy dokumentów, ale marzy nam się coś więcej niż tylko plik do podglądu? Wtedy wkracza wspomniana Optical Character Recognition – technologia, która potrafi zamienić obraz w prawdziwy, edytowalny tekst. Programy OCR, które ją wykorzystują, takie jak ABBYY FineReader, działają jak cyfrowy asystent – szybko i bezbłędnie przekształcają papierowe archiwa w pliki gotowe do pracy, wysyłki i bezpiecznego przechowywania.
Każda organizacja powinna mieć własny system ochrony danych, który zadba o bezpieczeństwo dokumentów od chwili ich stworzenia, przez skanowanie, aż po archiwizację i udostępnianie. Program OCR, taki jak np. ABBYY FineReader, nie tylko konwertuje pliki, ale też wspiera edycję, porównywanie i przesyłanie. Do tego obsługuje cyfrowe podpisy i weryfikację autentyczności – cały proces zamyka się w jednym kliknięciu.
Bezpieczeństwo cyfrowych danych – tu nie ma miejsca na półśrodki
Elektroniczne dokumenty to wygoda, której trudno się dziś oprzeć. Ale tam, gdzie w grę wchodzą dane wrażliwe – od personaliów, przez dokumentację medyczną, aż po wewnętrzne informacje firmowe – komfort powinien iść w parze z ostrożnością. Na szczęście nowoczesne technologie nie tylko ułatwiają digitalizację dokumentów, ale już na etapie ich przetwarzania oferują funkcje, które wspierają bezpieczeństwo danych. Jak więc zorganizować cyfrowe archiwum, by mieć pewność, że ważne pliki nie wpadną w niepowołane ręce? Z pomocą przychodzą nowoczesne sposoby zabezpieczania dokumentów:
- Szyfrowanie, które działa jak sejf – dokument staje się bezużyteczny bez klucza. Nowoczesne oprogramowanie OCRczęsto oferują automatyczne szyfrowanie plików bezpośrednio po ich przetworzeniu..
- Anonimizacja usuwa dane wrażliwe, dzięki czemu dokument pozostaje użyteczny, ale bez ryzyka naruszenia prywatności.
- Pseudonimizacja zastępuje dane osobowe specjalnym identyfikatorem, dzięki czemu ich powiązanie z konkretną osobą jest możliwe wyłącznie przy użyciu dodatkowych informacji przechowywanych osobno, zgodnie z RODO.
- Silne hasła i dwustopniowa weryfikacja to podstawowe zabezpieczenie plików. Każdy system czy program obsługujący dokumenty cyfrowe powinien to oferować.
Ochrona danych to proces, a nie jednorazowa akcja
Szyfrowanie, anonimizacja, pseudonimizacja i odpowiednie zarządzanie dostępami do plików to tylko niektóre z metod, które pomagają nam chronić nasze dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem. Kiedy w pełni zrozumiemy, jak ważna jest ochrona tych danych, będziemy w stanie skutecznie czerpać korzyści z cyfryzacji – nie tylko w kontekście efektywności, ale także w kontekście bezpieczeństwa. To nie jest kwestia przypadku, ale przemyślanej polityki ochrony danych, która powinna stanowić fundament każdego nowoczesnego środowiska pracy.
Lokowanie produktu finereader.pl
