Rewolucja informatyczna w ZUS zbliża się wielkimi krokami. Chodzi o digitalizację akt w ramach projektu e-akta i zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej. Czy jest szansa, że doczekamy się wkroczenia ZUS-u w XXI w. już na dobre?
Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy otrzymają możliwość przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych jedynie przez 10 lat – obecnie ten okres wynosi aż 50 lat. Jest zatem szansa, że sterty zbędnej dokumentacji znikną wreszcie z firmowych szaf. Ważniejsze jest jednak to, że pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Trudno nie napisać w tym momencie – nareszcie. Kolejna zmiana dotyczy sposobu wypłacania wynagrodzeń. Od stycznia pracodawcy będą przelewać wypłatę na rachunek bankowy pracownika, a nie przekazywać ją „do ręki”. Oczywiście – bądźmy szczerzy – to żadna innowacja, tylko zapis odzwierciedlający obecną praktykę.
Prezes ZUS Gertruda Uścińska potwierdziła na konferencji prasowej, że trwają ostatnie prace techniczne przy systemie informatycznym, a już wkrótce we wszystkich placówkach Zakładu pojawią się materiały informacyjne dla przedsiębiorców.
Zmiany w prawie. O czym muszą pamiętać przedsiębiorcy?
Pracodawcy, zgodnie ze znowelizowanym prawem, będą mogli skrócić okres przechowywania akt do 10 lat. Muszą jednak spełnić dwa dodatkowe warunki:
– przekazać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW),
– złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).
Uwaga – skrócony okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przez danego pracodawcę w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 nadal muszą być przechowywane przez okres 50 lat.
E-składki i e-zwolnienia. Czas na e-akta ZUS
Rewolucja informatyczna w ZUS – mimo że dość powolna – niesie jednak za sobą sporo zalet. Głównie dla pracodawców ; ograniczenie biurokracji, choćby w minimalnym stopniu, to oszczędność czasu, a tym samym – pieniędzy. Coś, co powinno funkcjonować już od dawna, jest dopiero w fazie wdrażania. W działaniach ZUS-u widać jednak pewną konsekwencję. Najpierw e-składki, następnie (z wciąż przekładanym terminem wdrożenia) – e-zwolnienia. Rewolucja informatyczna w ZUS dokonuje się stopniowo, krok po kroku, dlatego zanim instytucja wkroczy w XXI w. na dobre, minie jeszcze trochę czasu. Pozostaje nam mieć nadzieję, że nastąpi to szybciej niż załamanie systemu zabezpieczeń społecznych w obecnej formie. W końcu liderem innowacyjności ZUS już jest.
