E-akta ZUS, czyli rewolucja informatyczna. Ważne informacje dla pracodawców

Firma dołącz do dyskusji (19) 10.10.2018
E-akta ZUS, czyli rewolucja informatyczna. Ważne informacje dla pracodawców

Udostępnij

Edyta Wara-Wąsowska

Rewolucja informatyczna w ZUS zbliża się wielkimi krokami. Chodzi o digitalizację akt w ramach projektu e-akta i zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej. Czy jest szansa, że doczekamy się wkroczenia ZUS-u w XXI w. już na dobre?

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy otrzymają możliwość przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych jedynie przez 10 lat – obecnie ten okres wynosi aż 50 lat. Jest zatem szansa, że sterty zbędnej dokumentacji znikną wreszcie z firmowych szaf. Ważniejsze jest jednak to, że pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Trudno nie napisać w tym momencie – nareszcie. Kolejna zmiana dotyczy sposobu wypłacania wynagrodzeń. Od stycznia pracodawcy będą przelewać wypłatę na rachunek bankowy pracownika, a nie przekazywać ją „do ręki”. Oczywiście – bądźmy szczerzy – to żadna innowacja, tylko zapis odzwierciedlający obecną praktykę.

Prezes ZUS Gertruda Uścińska potwierdziła na konferencji prasowej, że trwają ostatnie prace techniczne przy systemie informatycznym, a już wkrótce we wszystkich placówkach Zakładu pojawią się materiały informacyjne dla przedsiębiorców.

Zmiany w prawie. O czym muszą pamiętać przedsiębiorcy?

Pracodawcy, zgodnie ze znowelizowanym prawem, będą mogli  skrócić okres przechowywania akt do 10 lat. Muszą jednak spełnić dwa dodatkowe warunki:

– przekazać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW),

– złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).

Uwaga – skrócony okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przez danego pracodawcę w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 nadal muszą być przechowywane przez okres 50 lat.

E-składki i e-zwolnienia. Czas na e-akta ZUS

Rewolucja informatyczna w ZUS – mimo że dość powolna – niesie jednak za sobą sporo zalet. Głównie dla pracodawców ; ograniczenie biurokracji, choćby w minimalnym stopniu, to oszczędność czasu, a tym samym – pieniędzy. Coś, co powinno funkcjonować  już od dawna, jest dopiero w fazie wdrażania. W działaniach ZUS-u widać jednak pewną konsekwencję. Najpierw e-składki, następnie (z wciąż przekładanym terminem wdrożenia) – e-zwolnienia. Rewolucja informatyczna w ZUS dokonuje się stopniowo, krok po kroku, dlatego zanim instytucja wkroczy w XXI w. na dobre, minie jeszcze trochę czasu. Pozostaje nam mieć nadzieję, że nastąpi to szybciej niż załamanie systemu zabezpieczeń społecznych w obecnej formie. W końcu liderem innowacyjności ZUS już jest.

19 odpowiedzi na “E-akta ZUS, czyli rewolucja informatyczna. Ważne informacje dla pracodawców”

  1. Czy pracodawca może wymagać od pracownika założenia rachunku bankowego? Co jeśli ktoś nie chce go mieć? Czy może obowiązuje przymus?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *