Starostowie kierowali do UODO apele w sprawie konieczności ustalenia sposobu postępowania z danymi umieszczonymi na zagubionych nośnikach danych. Regulator zwrócił się w tej sprawie do MSWiA.
Zgodnie z informacjami opublikowanymi na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych, od pewnego czasu do UODO napływały, kierowane przez starostów, apele dotyczące potrzeby ustalenia sposobu postępowania w zakresie przechowywania zagubionych nośników danych, w szczególności komputerów, pendrivów, dysków, aparatów fotograficznych, tabletów lub telefonów komórkowych. W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi zakresu kompetencyjnego starostów, Prezes UODO, skorzystał z uprawnienia, które nadaje mu ustawa o ochronie danych osobowych, w świetle której, może on występować do właściwych organów z wnioskami o podjęcie inicjatywy ustawodawczej albo o wydanie lub zmianę aktów prawnych w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych. Odzwierciedleniem realizacji wspomnianego uprawnienia przez Prezesa UODO jest skierowane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji wystąpienie z dnia 1 lipca br., w którym Prezes Urzędu podnosi problem zasygnalizowany przez starostów, jednocześnie zwracając się do MSWiA z wnioskiem o rozważenie konieczności nowelizacji aktualnie obowiązujących przepisów.
Problematyczny okazuje się pewien przepis ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rzeczach znalezionych
To, że problem zasygnalizowany został właśnie przez starostów, wynika z przepisów ustawy o rzeczach znalezionych, a dokładnie z art. 12 ust. 1 wspomnianej ustawy, w brzmieniu:
prowadzenie postępowania w sprawach odbierania zawiadomień o znalezieniu rzeczy, przyjmowania i przechowania rzeczy znalezionych oraz poszukiwania osób uprawnionych do ich odbioru należy do zadań właściwego starosty, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Jednocześnie, wspomniana ustawa, w art. 19 określa ramy czasowe (poprzez odesłanie do właściwych przepisów kodeksu cywilnego), w których osoba upoważniona do odbioru zgubionej rzeczy ma możliwość zgłoszenia się do starostwa w celu wydania tej rzeczy. Jeżeli wynikający z kodeksu cywilnego termin upłynie, a zguba nie zostanie odebrana przez osobę upoważnioną do jej odbioru, starosta informuje znalazcę rzeczy o tym, że zgubiona rzecz nie znalazła właściciela (a właściwie, że osoba upoważniona do odbioru rzeczy, de facto nie zawsze właściciel, nie zgłosiła się po tę rzecz). Wówczas, to znalazca ma możliwość zgłoszenia się do starostwa po cudzą zgubę, jednakże musi pojawić się w starostwie we wskazanym w zawiadomieniu terminie, przy czym w świetle ustawy o rzeczach znalezionych, starosta nie może wyznaczyć znalazcy krótszego terminu na odbiór tej rzeczy, niż 2 tygodnie. W treści zawiadomienia skierowanego przez starostę znalazca odnajdzie również pouczenie, z którego wynika, że w przypadku, gdy nie odbierze on przedmiotowej rzeczy we wskazanym w zawiadomieniu terminie, jej właścicielem staje się powiat. W tym miejscu warto przypomnieć brzmienie art. 187 § 1 kodeksu cywilnego, do którego odnosi się ustawa o rzeczach zagubionych w kwestii terminu, który przysługuje osobie upoważnionej do odbioru zagubionej rzeczy:
Rzecz znaleziona, która nie zostanie przez osobę uprawnioną odebrana w ciągu roku od dnia doręczenia jej wezwania do odbioru, a w przypadku niemożności wezwania – w ciągu dwóch lat od dnia jej znalezienia, staje się własnością znalazcy, jeżeli uczynił on zadość swoim obowiązkom. Jeżeli jednak rzecz została oddana staroście, znalazca staje się jej właścicielem, jeżeli rzecz odebrał w wyznaczonym przez starostę terminie.
Przytoczone regulacje w żaden sposób nie odnoszą się do kwestii możliwości przetwarzania przez starostów danych zapisanych na zagubionych nośnikach, w szczególności w celu ustalenia tożsamości osoby upoważnionej do odbioru rzeczy. Dodatkowo, starostowie nie wiedzą, czy przekazując znalazcom przysługujące im w myśl powyższych przepisów nośniki danych działają zgodnie z prawem. Przedmiotowy problem został dostrzeżony przez UODO i podniesiony w treści wystąpienia do MSWiA:
Przepisy prawa wskazują na obowiązek zabezpieczenia przez starostów znalezionych rzeczy, nie wynika jednak z tych przepisów, w jakim zakresie ponoszą oni odpowiedzialność za dane osobowe utrwalone na znalezionych nośnikach, np. czy starostowie mają prawo do wyszukiwania informacji ze znalezionych sprzętów w celu ustalenia tożsamości właściciela, czy powinni takie informacje z urządzenia usunąć, czy zabezpieczyć.
Dane zapisane na nośnikach mogą podlegać szczególnej ochronie prawnej
Nie ulega wątpliwości, że starostowie, na których spoczywa ustawowy obowiązek w zakresie przechowywania zagubionych rzeczy, są zobowiązani do stosowania RODO. Jednakże, nie można zapominać, że na zgubionym przez kogoś nośniku mogą znajdować się informacje, które stanowią dane osobowe podlegające szczególnej ochronie, przykładowo, dane wrażliwe. W przypadku, gdy na nośniku danych znajdowałyby się dane odnoszące się do sfery prywatności, czy wręcz intymności osób fizycznych lub które byłyby objęte tajemnicami prawnie chronionymi, co najmniej wątpliwe wydaje się przekazanie takiego nośnika znalazcy. Dyskusyjne jest, czy dostęp do takich danych powinny mieć starostwa.
Postulat UODO jest jednoznaczny – konieczne są zmiany w przepisach
W końcowej części wystąpienia, Prezes UODO zwraca się do MSWiA z wnioskiem o przeanalizowanie ustawy o rzeczach znalezionych pod kątem stosowania RODO w celu wypełnienia zidentyfikowanej luki prawnej i eliminacji zastrzeżeń istniejących zarówno po stronie zobowiązanych do przekazania znalezionych nośników danych, na których znajdują się dane osobowe, jak również po stronie znalazców, którzy wraz z nabyciem rzeczy, mogą wejść w posiadanie danych osobowych, które to dane mogą posiadać różnoraki, niekiedy kłopotliwy charakter.
