Błędy przy wystawianiu faktur to rzecz, która zdarza się każdemu, kto prowadzi działalność gospodarczą. Prędzej czy później każdy z przedsiębiorców będzie musiał się zmierzyć z ich korektą. Kiedy więc wystawiona zostanie nota korygująca, a kiedy faktura?
Nota korygująca – tylko dla sprzedawcy
Chociaż oba dokumenty mają dość podobną nazwę i są często mylone, zwłaszcza przez początkujących przedsiębiorców, to jednak stosuje się je w zupełnie różnych przypadkach oraz wystawiane są przez różne podmioty.
Nota korygująca to dokument, który wystawia kupujący. Jeżeli więc jako odbiorca otrzymaliśmy fakturę i zauważyliśmy na niej błędy, to możemy je poprawić, właśnie poprzez wystawienie noty korygującej.
Zauważony błąd może jednak dotyczyć tylko tzw. części opisowej faktury. Ogólnie rzecz biorąc, jest to wszystko to, co nie dotyczy cen i podatków. Zmienić w ten sposób możemy błędnie wpisaną datę sprzedaży, źle napisany adres, nazwę sprzedającego lub kupującego czy nazwę towaru.
Taki dokument musi spełniać określone wymagania, to znaczy mieć oznaczenie „Nota korygująca”, kolejny numer, imię i nazwisko lub nazwę zarówno sprzedawcy, jak i kupującego, razem z ich adresami i numerami NIP lub Regon. Przede wszystkim musi mieć jednak wyraźne oznaczenie do jakiej faktury, z jakiego dnia się odnosi oraz wskazane muszą być zarówno treści, które należy skorygować, jak już ich poprawne znaczenie.
Konieczne potwierdzenie
Tak wystawioną notę korygującą kupujący powinien wysłać do sprzedającego i czekać na potwierdzenie przez niego zmiany danych na fakturze. Niestety ustawodawca przewidział jedynie, że taka akceptacja musi nastąpić, ale nie napisał nic o jej formie czy czasie, jaki ma sprzedający na ustosunkowanie się do otrzymanej noty, co może czasem utrudniać poprawę błędów. Nie mniej większość firm nie robi problemów z podpisaniem noty korygującej, zwłaszcza, że dotyczy ona małych wpadek, typu błędna nazwa firmy czy literówka w adresie. Kiedy już otrzymamy tak podpisaną notę, to podpinamy ją pod fakturę, której błędy były poprawiane. Dokument ten nie jest w żaden sposób księgowany.
Co gdy błąd zobaczy sprzedawca? Wtedy w grę wchodzi faktura korygująca
Fakturę korygującą wystawia zawsze sprzedawca i jest ona stosowana przy poprawianiu dwóch rodzajów błędów. Pierwszy z nich to błędy formalne, o których była już mowa przy nocie korygującej, jak zły adres nabywcy, błędny NIP czy błędna data wystawienia faktury.
Drugi to kwestie dotyczące cen sprzedawanych produktów, zwrotów części towarów lub gdy udzielany jest dodatkowy rabat lub upust.
Przykładem takiego upustu może być na przykład storno, jakie jest często stosowane przez firmy, zachęcające do szybszego opłacenia faktury. Wystawia się wtedy fakturę na daną kwotę brutto, z informacją, ze jeżeli zostanie opłacona np. w przeciągu 7 dni zamiast wcześniej ustalonego terminu, to udzielony zostanie dodatkowy rabat w wysokości np. 2%. Wtedy, jeżeli kupujący skorzysta z takiej zachęty, to sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą, na kwotę tego rabatu.
Oczywiście, taka faktura musi zawierać określone dane. Oprócz wyrazów „faktura korygująca” lub „korekta” musi być też zamieszczony kolejny numer, data wystawienia, dane sprzedającego i kupującego, datę dokonania lub zakończenia dostawy lub wykonania usługi, a przede wszystkim nazwę towaru lub usługi, której dotyczy korekta.
Co ważne, każda faktura korygująca musi zawierać przyczynę. Nie trzeba tutaj pisać elaboratów. Wystarczy krótka informacja typu „zwrot towaru”, „udzielony rabat” czy „pomyłka w cenie”. Jednak trzeba pamiętać, że jest to coś co musi być zawarte.
Większy podatek dla urzędu? Mniej formalności
Nie zawsze musimy otrzymywać potwierdzenie faktury korygującej. Jeżeli z jakiegoś powodu musimy podwyższyć cenę, a tym samym zapłacić większy VAT, to ustawodawca nie wymusza na nas uzyskania takiego potwierdzenia.
W przypadku jednak gdy jest to korekta na minus, takie potwierdzenie jest wymagane. Może ono być w formie zwrotki z poczty, czy e-maila potwierdzającego wpływ danej faktury, ale tutaj też musimy pamiętać, że jest to obowiązkowe. Ważna jest też data otrzymania potwierdzenia. Jeżeli faktura dotyczy np. listopada, korekta została wystawiona też w listopadzie, ale potwierdzenie otrzymamy w grudniu, to taką fakturę ujmujemy w grudniowej deklaracji podatkowej.
Najważniejsze jest więc aby pamiętać, że notę korygującą stosujemy do błędów mniej istotnych, jak błędna nazwa kupującego lub błąd w dacie wystawienia faktury i wystawia ją ten, który kupuje. Fakturę korygującą natomiast wystawia sprzedawca i odnosić się może do każdej kwestii, która była ujęta w pierwotnym dokumencie, od poprawy adresu firmy kupującej, po rabat z powodu uznania reklamacji.
