Zatrudnianie pracowników wiąże się z różnymi obowiązkami. Jednym z nich jest dokumentowanie przebiegu pracy zatrudnionej osoby. Jednak nawet rozwiązanie umowy nie sprawia, że teczkę możemy wyrzucić do kosza. Dlatego wiele osób zastanawia się, jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
Za każdym razem, gdy podpisujemy umowę o pracę z jakimś pracownikiem, musimy zebrać całą teczkę dokumentów. Oprócz samej umowy, mamy wszelkie kwestionariusze, podania, świadectwa pracy czy zaświadczenia od lekarza, że pracownik może zostać zatrudniony.
Jednak nawet gdy przyjdzie czas, by z pracownikiem się rozstać, nie możemy takich dokumentów zbyt szybko się pozbyć. W zależności od okoliczności trzeba je przetrzymywać nawet 50 lat.
Najważniejszy jest moment zatrudnienia. W zależności od tego, kiedy została podpisana umowa, teczkę trzeba przechowywać 10 lub 50 lat
Od kiedy w 2019 roku zmienił się Kodeks Pracy, można rozróżnić dwa podstawowe terminy, jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą. W jednych przypadkach jest to 10, a w niektórych nawet 50 lat.
Kluczowy jest moment zatrudnienia. Jeżeli mamy pracownika zatrudnionego przed 1 styczniem 1999 roku to sytuacja jest prosta. W takiej sytuacji niezależnie od tego kiedy zwolniony będzie pracownik, dokumenty związane z nim należy przechowywać przez 50 lat.
Jasna sytuacja jest także w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 styczniu 2019 roku. Tutaj także nie musimy się martwić o rózne dziwne warianty. Niezależnie od wszelkich innych okoliczności, po ustaniu zatrudnienia należy przechowywać dokumenty przez 10 lat.
U pracowników zatrudnionych między 1999 a 2019 roku istnieje możliwość skrócenia czasu przechowywania dokumentacji
Jeżeli mamy osoby zatrudnione po 1 stycznia 1999 roku, a przed 1 styczniem 2019 roku to, co do zasady, taką dokumentację powinniśmy przechowywać przez 50 lat. Jest jednak możliwość, by skrócić ten czas do dekady. Aby to uczynić, należy złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odpowiednie dokumenty.
Najpierw składany jest ZUS OSW, który informuje, że pracodawca ma zamiar złożyć raporty informacyjne za pracowników, zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku. A następnie należy złożyć raport ZUS RIA.
W ZUS RIA składane są dane dotyczące przebiegu zatrudnienia. Mamy więc tam:
- informacje o dacie i przyczynie ustania zatrudnienia oraz o stronie, która zainicjowała skonczenie umowy,
- o przychodach, które były należne za jeden rok, a zostały wypłacone za inny (np. trzynastka czy wynagrodzenie za grudzień, wypłacone w styczniu – czyli te informacje, które aktualnie są składane na ZUS RPA),
- dane dotyczące wykonywania pracy nauczycielskiej,
- dane dotyczące pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- informację, czy podczas zatrudnienia przysługiwał pracownikowi ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.
Tylko złożenie wszystkich raportów sprawia, że można przechowywać dokumentację krócej
Taki dokument należy złożyć wraz z dokumentem ZUS ZWUA, jeżeli pracownik jest wyrejestrowywany po tym, jak złożyliśmy ZUS OSW lub w ciągu roku od złożenia ZUS OSW, gdy składamy raporty za pracowników, z którymi zakończyliśmy umowy wcześniej.
Dopiero złożenie wszystkich raportów za pracowników sprawia, że można skrócić czas przechowywania dokumentacji z 50 lat do 10. Jeżeli jakiś przedsiębiorca będzie chciał początkowo z tego skorzystać, ale później się rozmyśli, to dopóki nie złożył pierwszego raportu informacyjnego, może wycofać złożony wcześniej ZUS OSW.
Kiedy faktycznie może zostać zniszczona dokumentacja pracownicza
Niezależnie od tego, czy jest to 10, czy 50 lat, okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dany stosunek pracy został ukończony. Oznacza to, że jeżeli mamy dwóch pracowników, których papiery musimy przechowywać 10 lat i jeden skończy pracę 2 lutego 2021 roku, a drugi 28 grudnia 2021 roku, to okres przechowywania dokumentacji, jest dla obu przypadków taki sam i trwa do 31 grudnia 2031 roku.
Nie oznacza to jednak, że równo z 1 stycznia 2032 roku takie teczki można wrzucić do niszczarki. Wedle przepisów pracodawca musi dać jeszcze miesiąc pracownikowi na odebranie takich dokumentów i dopiero wtedy może je zutylizować. Czas na zniszczenie tych dokumentów do 12 miesięcy i powinni one zostać zutylizowane w sposób niedający szans na odtworzenie.
Każdy zatrudniony może otrzymać kopię swojej dokumentacji pracowniczej
O tym, jak długo przetrzymywana będzie teczka zatrudnionego, dowiedzieć się on powinien z informacji, jaką pracodawca wręczy mu wraz z ustaniem zatrudnienia. Oprócz tego należałoby tam zamieścić, że będzie mógł ją odzyskać po zakończeniu okresu przechowywania, oraz że jeżeli się na to nie zdecyduje, to teczka zostanie zniszczona.
W każdej chwili pracownik ma też prawo uzyskać kopię całości dokumentacji albo tylko wybranej części, w zależności od potrzeb byłego zatrudnionego.
