ZUS RPA musi złożyc każdy przedsiębiorca, który wypłaca wynagrodzenie do 10. dnia kolejnego miesiąca

Gorące tematy Firma Podatki Prawo dołącz do dyskusji (71) 06.01.2021
ZUS RPA musi złożyc każdy przedsiębiorca, który wypłaca wynagrodzenie do 10. dnia kolejnego miesiąca

Patryk Wieczyński

Od 2019 roku przedsiębiorcy, którzy wypłacają pracownikom wynagrodzenie do dziesiątego dnia kolejnego miesiąca, muszą pamiętać o dodatkowym obowiązku. Jako że pensja za grudzień 2020 roku zostanie wypłacona w styczniu 2021 roku, to obowiązkiem jest złożyć ZUS RPA. Łatwo o tym zapomnieć, bo dla wielu to taki jedyny przypadek w roku. 

Nazwa raportu może zmylić, ale nie dotyczy on tylko pracy nauczycielskiej

ZUS RPA to dość nowy typ dokumentu rozliczeniowego, jaki należy składać. Po raz pierwszy pojawił się on w 2019 roku. Jego pełna nazwa to imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej, co potrafi zmylić niektórych przedsiębiorców, którzy myślą, że dotyczy on tylko branży edukacyjnej. Jednak oprócz ujmowania tam wynagrodzenia za wykonywanie pracy nauczycielskiej uwzględnia się tam przychody uzyskane w innym roku, niż miesiąc, w którym zostały wypłacone. Raport ten należy składać, jeżeli:

  • pracownik wykonywał pracę nauczycielską,
  • wypłacony został przychód należny za inny rok, niż rok, w jakim faktycznie został wypłacony,
  • wypłacony został (obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego)  przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy (np. dodatek stażowy) i przychód ten w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Oznacza to, że ewidencji w druku ZUS RPA podlegają m.in.:

  • wynagrodzenia za grudzień, które zostały wypłacone w styczniu kolejnego roku,
  • nagrodę roczną lub kwartalną, która jest wypłacana w nowym roku,
  • „trzynasta” lub „czternasta” pensja,
  • dodatki stażowe, jeżeli zostały wypłacone obok zasiłku, wynagrodzenia chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.

Przedsiębiorca ma obowiązek składać ZUS RPA za ubezpieczonych, którzy są zatrudnieni jako pracownicy albo na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia.

Raport ten służy Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w dokładniejszym ustaleniu, jakie kwoty dotyczą, którego roku pracy pracownika. To zaś ma pomóc w procesie ustalania prawa do ewentualnej renty lub emerytury, a także może wpływać na wysokość otrzymywanych świadczeń.

ZUS RPA do wypełnienia raz w roku, chyba że zatrudniasz pracowników wykonujących pracę nauczycielską

Dla przedsiębiorcy, który nie zatrudnia nauczycieli, oznacza to, że wypełnia on taki druk zazwyczaj raz w roku, w styczniu, kiedy uwzględnić w nim musi wynagrodzenie lub nagrody wypłacone w kolejnym miesiącu, przypadającym już na nowy rok. ZUS RPA jest wtedy dodatkowym dokumentem, który składa się obok zwyczajowych ZUS DRA i ZUS RCA, czyli dokumentów, które składa się za zatrudnionych pracowników co miesiąc. Oznacza to, że należy go złożyć w terminie do 15 dnia miesiąca.

ZUS RPA składa się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych tylko wtedy, gdy jest wypełniony. Nie wysyła się dokumentów zerowych. Jedynym przypadkiem, kiedy wysyła się ZUS RPA z samymi zerami, jest wtedy, gdy przesyłany jest on jako korekta, która ma na celu unieważnić poprzednio złożony raport.

Korekta ZUS RPA nie jest trudna, ale trzeba pamiętać z jakimi dokumentami ją składać

Co do zasady raport ZUS RPA stanowi dodatek do ZUS RCA. To z tego drugiego wynika to ile faktycznie w danym miesiąciu zarobił ubezpieczony. ZUS RPA jedynie wskazuje, czy część tego wynagrodzenia nie dotyczyła sytuacji specjalnych, jak to, że powinny być wliczane do zeszłego roku, albo są nagrodą lub „trzynastką”.

Nie oznacza to jednak, że korekta będzie wymagała za każdym razem generowania poprawianego raportu RCA. Będzie tak się działo tylko wtedy, gdy dane, jakie należy poprawić, będą miały wpływ na podstawę wymiaru składek wykazaną na raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego. Wtedy należy złożyć, jako korekta, cały pakiet dokumentów: ZUS DRA, RCA i RPA. Jeżeli jednak zmiana dotyczy tylko danych zawartych w raporcie RPA, to poprawiany jest tylko on i wysyłany razem z raportem DRA, już bez załączania RCA.