Przedsiębiorcy na bieżąco śledzą interpretacje fiskusa dotyczące możliwości zaliczenia konkretnego rodzaju wydatku w koszty uzyskania przychodu. Co jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca najpierw nabył np. sprzęt potrzebny do wykonywania działalności, a dopiero później – zarejestrował firmę? Czy w ogóle możliwe jest, by sprzęt kupiony przed założeniem działalności można wliczyć w koszty firmowe?
Sprzęt kupiony przed założeniem działalności a koszty firmowe: czy to możliwe?
Zasada dotycząca zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest prosta. Po pierwsze – przedmiot wydatku musi służyć utrzymaniu przychodów firmy lub ich zwiększeniu. Po drugie – nie może być umieszczony w katalogu wydatków, których do kosztów firmowych nie można zaliczyć odgórnie.
Czasem jednak sytuacja jest znacznie bardziej nietypowa. Co na przykład, jeśli sprzęt kupiony przed założeniem działalności przez przedsiębiorcę jest później wykorzystywany w tej działalności? Czy możliwe jest w ogóle przeniesienie takiego sprzętu z majątku prywatnego do majątku firmowego? A jeśli tak – co z ujęciem tego wydatku w kosztach uzyskania przychodu?
W księgowości stosuje się rozróżnienie na sprzęty prywatne i firmowe – głównie ze względów podatkowych. Osoby fizyczne mogą jednak bez przeszkód dokonywać np. przekazania sprzętu wykorzystywanego wcześniej w firmie na cele osobiste. Takie posunięcie możliwe jest też w drugą stronę.
Jak w takim razie przekazać sprzęt kupiony przed założeniem działalności i wykorzystywany wcześniej prywatnie? Zazwyczaj wystarczy oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności. Dokument powinien zawierać nazwę i inne określenia składnika majątku, który zostaje przekazany, ustaloną wartość tego składnika, rodzaj własności, datę przekazania oraz datę i podpis właściciela.
Takie oświadczenie właściwie wystarczy, by sprzęt można było potem np. ująć w ewidencji środków trwałych firmy. To z kolei oznacza, że sprzęt kupiony przed założeniem działalności można wliczyć w koszty firmowe.
Wycena sprzętu przekazywanego na potrzeby firmy
Przedsiębiorcy, którzy chcą przekazać pewne składniki swojego majątku na cele firmowe, muszą jednak pamiętać o właściwej wycenie takiego sprzętu (lub nieruchomości – którą również można przekazać na cele działalności). Teoretycznie wystarczyć może kwota z dokumentu sprzedaży (o ile przedsiębiorca nadal go posiada). Przy wycenie należy jednak uwzględnić również stan i stopień zużycia sprzętu.
Dodatkowo przedsiębiorca musi mieć świadomość, że nie może przekazać na cele działalności dowolnego składnika majątku. Jego użytkowanie w firmie musi być uzasadnione.
