Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, musisz w maju rozliczyć swoją roczną składkę zdrowotną. ZUS zadbał o to, aby nie było to zbyt proste, przy okazji wykończając psychicznie księgowych, którzy muszą tłumaczyć się z ich zaniedbań.
3 lata temu ZUS ogłosił, że zastąpi biura rachunkowe, sądząc, że wszystko sam policzy i wystarczy przesłać mu w tym celu dane. Dzisiaj te głosy ucichły. Tymczasem ilość raportowanych do ZUS danych tylko się zwiększyła, a nie dość, że trzeba raportować więcej, to systemy informatycznie ZUS cofają się w rozwoju.
Rozliczenie rocznej składki zdrowotnej to wyzwanie
Dobrym przykładem jest aktualna sytuacja z rozliczeniem rocznej składki zdrowotnej. Przepisy zostały wprowadzone razem z Polskim Ładem, pod koniec 2021 r., a weszły w życie z początkiem 2022 r. Wygląd finalnej deklaracji księgowi poznali… 28 kwietnia 2023 r. Podczas gdy termin na ich wysyłkę mija 22 maja 2023 r. Żeby było zabawniej… system Płatnik stworzony przez ZUS, przez który deklaracje wysyła większość biur rachunkowych, po tej aktualizacji przestał działać prawidłowo i w większości przypadków wysyłka nie była możliwa. Aktualizacja, która delikatnie poprawiła sytuację, pojawiła się w piątek 5 maja 2023 r., zostawiając przedsiębiorcom i księgowym 10 dni roboczych na wykonanie dodatkowego obowiązku.
Rozliczenie roczne wielokrotnie wymaga weryfikacji płatności w systemie ZUS PUE, w którym można sprawdzić zapłacone składki. Jest to możliwe jedynie wówczas, gdy system ten działa prawidłowo, a niestety, gdy dzieje się coś tak istotnego, często po prostu przestaje. Gdy pada cała kluczowa strona, którą widzą wszyscy, ZUS stara się komunikować problemy. 10 maja, gdy wszystko padło, pojawił się komunikat o pracach serwisowych: „Planowane przywrócenie dostępności godz. 12”. Można coś zaplanować? O 12 komunikat ten zmienił się na 12:30, potem na 12:45 (jeszcze 15 minutek!), aby następnie zmienić go na 14:00.
A to i tak dość rzadka sytuacja, w której ZUS w ogóle przyznaje się do problemów technicznych. Gdy serwery 20 marca padły na praktycznie cały dzień i nie dało się przewidzieć, kiedy będzie można wysłać deklaracje do ZUS w Płatniku, księgowi rwali sobie włosy z głowy. Mijał termin, a trzeba było bawić się w ruletkę czy deklaracja wyjdzie czy nie wyjdzie. Gdy księgowi zasypali ZUS prośbami o wyjaśnienia, ZUS w pierwszym komunikacie stwierdził, że „awarie trwały łącznie 9 sekund”. To tylko zdenerwowało księgowych. Ktoś złożył wniosek o udzielenie informacji publicznej do Ministerstwa i Ci w odpowiedzi stwierdzili, że gdyby zliczyć cały okres trwania awarii, to ta trwała łącznie 2 godziny i dostępność serwerów wynosiła wówczas 91,67%. Będąc po drugiej stronie i słuchając tych wyjaśnień… Brzmi to jak zwykły żart. Rozstrzał pomiędzy 9 sekundami a 2 godzinami sam w sobie pokazuje poziom wiarygodności takiej informacji.
ZUS póki co sceptyczny wobec automatyzacji
ZUS nie lubi przyznawać się do problemów po swojej stronie. Nie lubi też automatyzacji u przedsiębiorców. Co więcej, w regulaminie ZUS PUE czytamy, że wykorzystywanie robotów do wsparcia pracy jest zabronione i będzie przez ZUS blokowane:
„W ramach korzystania z Usług, Usługobiorca zobowiązuje się, że nie będzie używał Robotów (…) bez wcześniejszych uzgodnień z ZUS. W przypadku wykrycia działania Robota bądź innych narzędzi lub oprogramowania automatyzujących, ZUS zastrzega sobie prawo do zablokowania możliwości korzystania przez Usługobiorcę u którego wykryto działanie Robota z Usług bez konieczności informowania go o tym fakcie.”
Tymczasem ZUS sam lubi bombardować przedsiębiorców swoimi automatycznymi wiadomościami, które często są wysyłane bez ładu i składu. 21 marca po całym dniu awarii serwerów radośnie wysłał wszystkim przedsiębiorcom, którzy nie złożyli deklaracji informacje o ich braku. Czy wspomniał o awarii? Nie. Jeżeli ktoś dostał taką informację, to oczywiście pretensje miał głównie do swojej księgowości.
5 kwietnia ktoś omyłkowo porozsyłał do przedsiębiorców pisma z listopada, grudnia i stycznia. Identyczne jak parę miesięcy wcześniej. Często do zamkniętych, już nieaktualnych spraw. Nie doczekaliśmy się żadnego komunikatu w tej sprawie.
I tak to się kręci. Człowiek patrzy tempo na pasek pobierania aktualizacji z ZUS, która potrafi trwać w 2023 r. 5-6 min na deklarację wobec typowych 10-15 sekund w 2022 r. i musi jakoś znaleźć obejście tego problemu.
Trzymajcie się tam wszyscy księgowi, bo w tym miesiącu jesteście z tymi problemami sami. Przedsiębiorcy powinni apelować o przedłużenie terminów, o poprawę jakości serwerów, ale nikt im dobrze nie wyjaśnił ani na czym polega dobrze ten obowiązek, ani nie dał im narzędzi do wykonania tego samodzielnie. Pozostaje nam cierpliwie tłumaczyć, czemu ktoś musi dopłacić 270,9 zł do ZUS pomimo, że zamknął działalność w czerwcu albo wyjaśniać, czemu musi rozliczyć rocznie 2022 r., skoro założył działalność w styczniu 2023 r.
Pozostaje nam wykorzystywać informacje przekazywane przez ZUS jako memy, bo wszystko, co dotyczy rozliczenia tych składek w tym roku brzmi jak typowy żart.
