Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą są w dość szczególnej sytuacji. O ile w przypadku spółek osobne konto firmowe jest koniecznością, o tyle samodzielni przedsiębiorcy mogą korzystać ze swojego rachunku prywatnego. Czy się opłaca? To zależy, czy bardziej cenimy sobie prywatność, czy oszczędności. Warto przy tym wspomnieć, że najmniejsi przedsiębiorcy w ogóle nie muszą mieć konta w banku.
Niemalże każdy przedsiębiorca musi mieć jakiś rachunek firmowy
Wydawać by się mogło, że w dobie ciągłego uszczelniania systemu podatkowego osobne konto firmowe stało się obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Prawdą jest, że jakiś rachunek bankowy muszą mieć prawie wszyscy przedsiębiorcy. W przeciwnym wypadku nie mieliby możliwości zapłaty podatków w sposób zgodny z art. 61 §1 ordynacji podatkowej.
Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje:
1) w formie polecenia przelewu lub
2) za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest dokonywana za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Warto w tym momencie przypomnieć, że ustawodawca zabrał świeżo upieczonym przedsiębiorcom możliwość skorzystania z tej jednej formy opodatkowania, która nie wymaga ani prowadzenia księgi rachunkowej, ani podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Mowa oczywiście o karcie podatkowej. Najmniejszych przedsiębiorców wciąż jednak obejmuje wyjątek przewidziany w §1b.
Zapłata podatków przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców może nastąpić również w gotówce.
Nie ma przy tym znaczenia, jaką formę opodatkowania wybrał mikroprzedsiębiorca. Tym samym firmy zatrudniające mniej niż 10 pracowników i osiągające roczne obroty netto poniżej 2 mln zł w zasadzie nie muszą mieć rachunku bankowego dla celów podatkowych. Takie rozwiązanie ma sens w przypadku drobnej działalności, na przykład różnego rodzaju warsztatów czy punktów usługowych. Równocześnie należy pamiętać o limitach płatności gotówkowych dla przedsiębiorców. Znajdziemy je w wielu ustawach w identycznym brzmieniu. Posłużę się więc art. 19 prawa przedsiębiorców.
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Spółki w ogóle nie mają możliwości założenia rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego
Jeżeli chcemy przeprowadzać transakcje z innymi przedsiębiorcami, musimy mieć jakiś rachunek bankowy. To samo dotyczy sytuacji, gdy kupujemy coś wartego powyżej 15 tys. zł, albo mamy w ofercie towar lub usługę o takiej wartości. Czy to jednak aby na pewno musi być specjalne konto firmowe, które znajdziemy w ofercie chyba każdego banku w Polsce? Niekoniecznie.
Jeśli prowadzimy działalność w formie dowolnej spółki, to rzeczywiście nie mamy w tej kwestii większego wyboru. Na przeszkodzie w założeniu „normalnego” konta w banku na firmę stanie nam art. 49 ust. 3 prawa bankowego.
3. Rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:
1) osób fizycznych;
2) szkolnych kas oszczędnościowych;
3) kas zapomogowo-pożyczkowych;
4) rad rodziców.
Wśród wymienionych podmiotów nie ma osób prawnych ani jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Te zgodnie z ust. 2 mają do wyboru jedynie rachunki rozliczeniowe. Zaliczamy do nich te bieżące, pomocnicze oraz rachunek VAT. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są w szczególnej pozycji. Mogą założyć zarówno konto osobiste, jak i firmowy rachunek rozliczeniowy. W przepisach podatkowych i dotyczących przedsiębiorców jako takich nie ma żadnego zakazu korzystania z rachunku osobistego dla celów firmowych. Co w takim razie powinniśmy wybrać?
Dedykowane konto firmowe to lepsze rozwiązanie dla większości przedsiębiorców, z wyjątkiem tych najmniejszych
Jeżeli chcemy figurować w białej liście podatników VAT, to nie mamy wyboru: wybieramy konto firmowe. Rachunki osobiste nie są w niej ujęte. Kłóciłoby się to zresztą z celami tego wykazu. Wybierając konto osobiste do prowadzenia firmowych rozliczeń, możemy także zapomnieć o stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.
Za rachunkiem rozliczeniowym przemawia także separacja spraw firmowych od transakcji czysto prywatnych. Przydaje się to zwłaszcza wtedy, gdy jesteśmy kontrolowani przez organy podatkowe. Siłą rzeczy nasze rozliczenia są wówczas bardziej transparentne, a kontrolerzy nie muszą się zastanawiać nad ewentualną niezgodnością z prawem naszych transakcji prywatnych.
Dotyczy to zwłaszcza w sytuacji, gdy sprzedamy coś nie jako przedsiębiorca, ale jako na przykład zwykły obywatel pozbywający się niepotrzebnego składniku majątku. To my będziemy musieli udowodnić, że transakcja nie ma żadnego związku z naszą działalnością gospodarczą.
Korzystanie z rachunku osobistego do firmowych rozliczeń nie ma tak naprawdę zbyt wielu zalet. Teoretycznie wybór konta firmowego może prowadzić do wyższych opłat za jego prowadzenie. Z drugiej strony banki oferują przedsiębiorcom stosunkowo atrakcyjne warunki. Niepobieranie opłat zazwyczaj wiąże się z koniecznością miesięcznej wpłaty rzędu 1-3 tys. zł. Różnica wydaje się więc pomijalna. Korzystanie z konta osobistego nie stanowi też ochrony przed ewentualnym nałożeniem na nie blokady przez Urząd Skarbowy.
Jeśli już miałbym wskazać jakąś wyraźną korzyść, to byłaby nią prostota. Jeśli prowadzimy bardzo małą firmę i staramy się ograniczyć związane z nią formalności do absolutnego minimum, to prawdopodobnie nie chce się nam także pilnować dwóch osobnych rachunków bankowych.
