Masz już skrzynkę do e-doręczeń? Możliwe, że właśnie mijają ci ostatnie chwile na wykonanie tego obowiązku w twojej firmie. E-doręczenia wchodzą w życie z dniem 1 stycznia. W pierwszej kolejności obejmą osoby wykonujące wolne zawody, spółki zarejestrowane w KRS oraz nowopowstające przedsiębiorstwa.
Dla już istniejących firm e-doręczenia wchodzą w życie dopiero od 1 kwietnia albo 1 lipca. Wyjątek stanowią prawnicy
Zbliża się początek roku 2025. Jak to zwykle w takich przypadkach bywa, początek nowego roku oznacza często wejście w życie jakichś nowych obowiązków nakładanych przez ustawodawcę. Nierzadko dotyczą one także przedsiębiorców. Na przykład e-doręczenia wchodzą w życie z dniem 1 stycznia. Oznacza to, że wskazana w harmonogramie wdrażania tej reformy część firm musi tego dnia posiadać skrzynkę do doręczeń. Tym samym są zobligowane także do odbierania w ten sposób korespondencji przesyłanej im przez podmioty publicznej.
Jak dokładnie wygląda wspomniany harmonogram? W pierwszej kolejności mamy różnego rodzaju organy i instytucje państwowe. Omawiany obowiązek je również obejmie wraz z początkiem nowego roku. Wyjątek stanowią jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe zrzeszenia oraz zakłady budżetowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej, a także sądy, prokuratura, organy ścigania, komornicy i Służba Więzienna. W ich przypadku e-doręczenia wchodzą w życie dopiero z dniem 1 października 2029 r.
Nas siłą rzeczy najbardziej interesują przedsiębiorstwa. Tutaj na tego typu wyjątki nie ma co liczyć. Przede wszystkim nowopowstające przedsiębiorstwa rejestrujące się zarówno do KRS, jak i do CEIDG będą musiały posiadać skrzynkę do e-doręczeń już od 1 stycznia. Ten sam termin dotyczy osoby wykonujące wolne zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego albo notariusza.
W przypadku już istniejących przedsiębiorstw Minister Cyfryzacji wykazał się większą dozą wyrozumiałości. Terminy upływają tutaj nieco później. Spółki rejestrowane w KRS mają czas jedynie do 1 kwietnia 2025 r. Dla jednoosobowych działalności gospodarcze oraz spółek osobowych zarejestrowanych w CEIDG termin na wdrożenie e-doręczeń to 1 lipca. Obowiązek pojawia się w ich przypadku dopiero w momencie dokonania zmian we wpisie po 30 czerwca. .
Trzeba przyznać, że e-doręczenia mogą okazać się strzałem w dziesiątkę zarówno dla firm, jak i dla urzędów
Dlaczego to takie ważne? E-doręczenia mają prawny status tożsamy z doręczeniem pisma urzędowego listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Innymi słowy, jeśli urząd wyśle nam takowe na skrzynkę do e-doręczeń, to domniemywa się jego odebrania. Tym samym jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki znika część problemów borykających różnego rodzaju postępowania. Nie trzeba martwić się, czy pod adresem do korespondencji rzeczywiście kogoś się zastanie. Unikanie odbioru pisma z urzędu, żeby tylko odwlec następny etap postępowania również utraci resztki skuteczności.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy e-doręczenia rzeczywiście mogą być wygodnym rozwiązaniem. Dostęp do pism urzędowych w naszych sprawach w dowolnym czasie z każdego miejsca z dostępem do internetu to oczywista korzyść. Pewien problem mogą mieć jedynie te osoby, które notorycznie ignorują własne skrzynki pocztowe. Dotyczy on jednak przede wszystkim osób prywatnych i raczej nie występuje w świecie biznesu. Na wszelki wypadek jednak warto zadbać o ustawienie stosownych powiadomień.
Z e-doręczeń możemy skorzystać na kilka sposobów. W grę wchodzi skorzystanie z usługi za pomocą portali mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl. Możemy również użyć konta przedsiębiorcy w serwisie Biznes.gov.pl. Alternatywę stanowi system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-doręczeniami oraz aplikacje firm prywatnych oferujących taką usługę.
Korespondencja do podmiotów publicznych jest bezpłatna. Siłą rzeczy nie zapłacimy też nic za pisma urzędowe wysyłane nam tą drogą przez organy państwowe. Jest jednak małe „ale”: wymiana wiadomości pomiędzy firmami albo od przedsiębiorcy do osoby prywatnej już jak najbardziej może się wiązać z odpłatnością.
