Cyfryzacja administracji powoli zmierza do nałożenia na przedsiębiorców ważnego obowiązku

Wydaje się, że obecność w świecie wirtualnym staje się dla przedsiębiorców momentami ważniejsza niż namacalne przejawy działalności gospodarczej w świecie realnym. Przynajmniej jeśli mamy na myśli organy państwa. Trzeba przyznać, że postępująca cyfryzacja organów administracji publicznej jest zjawiskiem niezwykle pozytywnym i zasadniczo ułatwiającym życie wszystkim zainteresowanym stronom.

Jeśli kogoś irytuje konieczność wypełniania formularzy przez internet, to powinien pamiętać o jednej rzeczy. I tak musiałby wypełnić dokładnie te same formularze, tyle że w wersji papierowej. Czekałaby go dodatkowo pielgrzymka do właściwego urzędu. Prawdopodobnie w grę wchodziłoby także odstanie jakiegoś czasu w kolejce. Tym samym dzięki cyfryzacji oszczędzamy czas, nerwy i pieniądze.

Ta prawdziwa rewolucja w sposobie funkcjonowania biznesu w Polsce nie byłaby możliwa bez pewnych wyrzeczeń. Przedsiębiorcy muszą posiadać konta w różnego rodzaju urzędowych platformach, na przykład w PUE ZUS. Prowadzenie działalności poza internetem jest już właściwie niemożliwe choćby i z tego powodu.

Co jednak z rzeczami naprawdę podstawowymi jak adres mailowy firmy? Już teraz jest on obowiązkowy. Bez jego podania we wniosku już teraz nie uda nam się uzyskać wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Co więcej, powoli realizowany jest następny etap cyfryzacji administracji, jakim jest upowszechnienie e-doręczeń.

Przypomnijmy: e-doręczenia to odmiana poczty elektronicznej traktowana przez państwo na równi z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Co istotne: jeśli nie otworzysz nowej wiadomości w swojej skrzynce, to po 14 dniach urząd uzna, że skutecznie ją doręczono. Wtedy urząd też dostaje potwierdzenie. Dzięki temu nie ma problemów z podwójnym awizowaniem oraz zastanawianiem się, czy pismo rzeczywiście dostarczono.

Docelowo specjalna skrzynka do e-doręczeń ma zastąpić adres mailowy firmy w komunikacji pomiędzy szeroko rozumianą administracją a różnego rodzaju podmiotami, w tym także przedsiębiorcami. Byłoby oczywiście prościej, gdyby proces wprowadzania e-doręczeń nie był taki zawiły.

Skrzynka do e-doręczeń nie zastąpi całkowicie firmowego adresu e-mail nawet w kontaktach z urzędami

O tym, na kim i od którego momentu będzie ciążył obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, decyduje specjalny harmonogram. Spółki zarejestrowane w KRS do 1 października 2024 r. będą musiały posiadać adres do e-doręczeń od 1 stycznia 2025 r. Spółki zarejestrowane po 1 października wykonają ten obowiązek od razu.

Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. konieczność posiadania adresu do e-doręczeń obejmie 10 października 2026 r. W przypadku firm zarejestrowanych między o 31 grudnia 2024 r. obowiązek wchodzi w grę dopiero przy dokonywaniu zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. Świeżo rejestrowane przedsiębiorstwa będą musiały posiadać adres do e-doręczeń już od 1 stycznia 2025 r. Obecnie skrzynkę do e-doręczeń mogą posiadać nie tylko chętni przedsiębiorcy, ale także osoby fizyczne.

Warto przy tym zaznaczyć, że zwyczajny adres mailowy firmy nie jest skrzynką do e-doręczeń. Ta w założeniu ma być usługą dostępną jedynie u kwalifikowanych dostawców oraz oczywiście za pośrednictwem podmiotu publicznego w postaci Poczty Polskiej. Samą skrzynkę do e-doręczeń obsługujemy z poziomu platform mObywatel.gov.pl, edoreczenia.gov.pl, za pomocą Konta Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl, oraz aplikacji poszczególnych dostawców zewnętrznych.

Zwykły adres mailowy będzie nam jednak niezbędny w procesie rejestracji. Będą też na niego wysyłane powiadomienia o tym, że na skrzynce do e-doręczeń pojawiła się jakaś nowa wiadomość. Należy jednak zaznaczyć, że przy załatwianiu codziennych spraw urzędowych tradycyjne maile wciąż pozostają nieocenionym narzędziem. W końcu nie każda komunikacja z administracją sprowadza się do obiegu dokumentów. Dobrym przykładem są tutaj różnego rodzaju zapytania o mniej formalnym charakterze. Wydaje się, że do tego celu w dalszym ciągu będzie nam służyć zwykły adres e-mail.

Siłą rzeczy, skrzynka do e-doręczeń służy jedynie do kontaktów z urzędami i innymi organami administracji. Tym samym tradycyjne firmowe skrzynki mailowe w żadnym wypadku nie odejdą w niebyt. W końcu wciąż jakoś musimy się komunikować z klientami i partnerami biznesowymi. Maile z pewnością pozostaną ważnym narzędziem pracy przedsiębiorców i ich pracowników.