Jednym z obowiązków pracodawcy nakładanym na niego przez przepisy ustawy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Składają się na nią akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Akta osobowe pracownika
Akta osobowe, które zawiera dokumentacja pracownicza, podzielone są na cztery części oznaczone odpowiednio literami od A do D:
- W części A przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań – wstępnych, okresowych i kontrolnych;
- W części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Są to więc między innymi doświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, umowa o pracę czy potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu, zasadami BHP i zakresem informacji objętych tajemnicą;
- W części C przechowywane są oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy , w tym wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy czy oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
- W części D zawarte są dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej oraz odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Przechowywane są w dokumentacji pracowniczej do momentu zatarcia kary po upływie określonego czasu – najczęściej 1 roku nienagannej pracy
Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy
Oprócz akt osobowych pracodawca obowiązany jest także przechowywać dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Ta część dokumentacji pracowniczej obejmuje natomiast:
- Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
- Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- Kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownik o wypłat wynagrodzenia do rąk własnych
- Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środki ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Pracodawca prowadzi także rejestry podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych oraz wypadków przy pracy.
Ewidencja czasu pracy
W ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się informacje o liczbie przepracowanych godzin, godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej czy ilości godzin nadliczbowych. Dokumentacja pracownicza powinna obejmować również informacje o godzinach dyżuru, rodzaju i ilości zwolnień od pracy oraz nieusprawiedliwionych nieobecności. Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, w ewidencji czasu pracy uwzględnia on także czas pracy przy pracach wzbronionych, których dokonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego. Ponadto do karty ewidencji czasu pracy pracodawca dołącza również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas pracy w godzinach nadliczbowych.
Ewidencja wynagrodzeń
Z godnie z §8 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca dla każdego pracownika powinien prowadzić imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązany jest także do prowadzenia imiennej karty przychodów pracowników. Kartę przychodów i wynagrodzeń można zawrzeć w dwóch odrębnych formularzach albo połączyć je w jeden.
Jak powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w taki sposób, by zagwarantować jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Musi także zadbać o takie warunki, które nie będą grozić uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji. Przechowywana będzie ona przez pracodawcę nie tylko w trakcie trwania stosunku pracy, ale także po jego zakończeniu. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Ustawa przewiduje także 2 sytuacje, w których czas przechowywania dokumentacji ulegnie wydłużeniu:
- Jeśli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania – przechowywana jest do czasu jego prawomocnego zakończenia
- Jeśli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres wydłuża się wówczas o 12 miesięcy.
