Problem z niepłacącymi klientami dotyka wielu przedsiębiorców. Zwłaszcza w branżach, które słyną z długich terminów płatności. Rozwiązaniem tego problemu może być metoda kasowa w VAT. Ma ona jednak, oprócz zalet, kilka wad i kwestii, o których trzeba pamiętać.
Wystawianie faktur z odroczonym terminem płatności jest standardem w działalności wielu firm, także tych małych. Problem zaczyna się jednak wtedy, kiedy kontrahent nie dotrzymuje terminów płatności. Wtedy nie tylko przedsiębiorca nie ma na koncie pieniędzy, które mu się należą, ale także musi zapłacić od takiej transakcji podatek dochodowy i VAT. Nie dość więc, że nie ma zarobku, to jeszcze do momentu uregulowania faktury przez drugiego kontrahenta, ma dodatkowe wydatki.
Metoda kasowa sprawia, że płacimy VAT od sprzedaży dopiero, gdy klient zapłaci
Rozwiązaniem w takiej sytuacji, które pozwoli nie płacić od takiej faktury podatku VAT, może być metoda kasowa. Jest to inny sposób ujmowania przychodów i kosztów w rozliczaniu podatku od towarów i usług. Standardowo, wystawione faktury ujmujemy jako przychód do VAT-u w dacie sprzedaży. Tak samo czynimy z fakturami kosztowymi, które w podatkowej książce przychodów i rozchodów ujmujemy w dacie wystawienia (lub w trzech kolejnych miesiącach, jeżeli np. otrzymaliśmy fakturę późno lub gdzieś się zagubiła).
Oznacza to, że jeżeli przykładowo wystawiona została faktura 29 maja na kwotę 123 000 złotych brutto z terminem płatności do 25 czerwca, to niezależnie czy kontrahent nam zapłacił, czy nie, jesteśmy zobowiązani wykazać tę fakturę w deklaracji VAT i wpłacić do urzędu skarbowego 23 000 złotych VAT-u z tej faktury. Nawet wtedy, kiedy nasz klient nie wywiązał się z obowiązku zapłaty.
Wybierając metodę kasową, taką fakturę ujmuje się w deklaracji VAT dopiero w momencie zapłaty jej przez kontrahenta. W dodatku przedsiębiorca wybierający tę metodę jest zobowiązany do rozliczenia się kwartalnie, a nie miesięcznie. Jeżeli więc klienta zapłaciłby za fakturę 31 maja, to wtedy należałoby ją wykazać w deklaracji za II kwartał i do 25 lipca przekazać kwotę VAT-u do urzędu skarbowego. A jeżeli zapłata nastąpiłaby 1 lipca, to wtedy ujęta byłaby w deklaracji za III kwartał, a co za tym idzie, pieniądze do urzędu skarbowego należałoby przekazać do 25 października.
Metoda kasowa sprawia, że dużo rzadziej zdarzają się sytuacje, że przedsiębiorca musi wyłożyć VAT za swojego kontrahenta z własnych pieniędzy, a dopiero potem odzyskiwać je, gdy klient zapłaci.
Decydując się na metodę kasową, samemu musimy płacić w terminie
Ważne, by pamiętać, że metoda ta działa w dwie strony. Wybierając ten sposób rozliczania, VAT od zakupów także można odliczyć dopiero w momencie zapłaty za daną fakturę. To wszystko oznacza, że metoda kasowa wymaga poświęcenia dodatkowej pracy na pilnowaniu czy wszystkie faktury zostały opłacone, a przede wszystkim, kiedy to zostało zrobione. Bowiem to od tej daty może zależeć, kiedy dana faktura zostanie ujęta w deklaracji.
Przedsiębiorca, który wybierze tę metodę, musi swoje faktury oznaczać w taki sposób, że na dokumencie musi być napis „Metoda kasowa”. Jest to informacja dla kontrahenta, że nie może ująć on jej w deklaracji VAT, tak długo jak jej nie opłaci. Jest to korzystne dla przedsiębiorcy, który korzysta z tej metody, ponieważ motywuje klientów do szybszej zapłaty za faktury.
Nie każda firma może też skorzystać z rozliczania się metodą kasową. Prawo to przysługuje małym przedsiębiorcom, których przychody brutto ze sprzedaży nie przekraczają 2 miliony euro rocznie.
