Zaliczka na poczet wynagrodzenia, wypłacona pracownikowi przed ustalonym wcześniej terminem wypłaty jest wyłącznie dowodem dobrej woli pracodawcy. Pracownik, który z pewnych względów chce się starać zaliczkę na poczet pensji musi złożyć stosowny wniosek.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia. Jak reguluje to prawo?
Teoretycznie, zgodnie z logiką, odpowiedzi należałoby szukać w Kodeksie pracy. Tymczasem k.p. na ten temat milczy; w art. 80 znajdziemy jedynie informację, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną:
Art. 80. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia nie jest również tożsama z zaliczką wspomnianą w art. 87:
Art. 87. § 1. Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108.
Zdaniem Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 24 lipca 2001 r., sygn. akt I PKN 552/00):
Przez zaliczki, o jakich mowa w tym przepisie, należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia (art. 124 § 1 pkt 1 k.p.)
Wydatki związane z wykonywaniem pracy to zatem zupełnie inne okoliczności przekazania określonej kwoty pieniężnej pracownikowi niż w przypadku jego prośby o wcześniejszą wypłatę części przysługującego mu wynagrodzenia.
Co można zrobić, by otrzymać zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia?
Pracownik, który chciałby otrzymać część wynagrodzenia wcześniej niż w ustalonym terminie powinien złożyć do pracodawcy wniosek o wypłatę zaliczki na poczet wynagrodzenia. We wniosku należy zawrzeć wysokość kwoty, która ma być wypłacona na poczet zaliczki (przy czym istotne jest doprecyzowanie, czy pracownik ma na myśli kwotę netto czy brutto), termin, w którym ma zostać wypłacona oraz powód, dla którego pracownik się o nią ubiega. Jeśli pracodawca zdecyduje się wypłacić pracownikowi zaliczkę na poczet wynagrodzenia (co jest wyłącznie jego dobrą wolą), to ważne jest, by pracownik złożył oświadczenie, w którym wyrazi zgodę na potrącenie kwoty wypłaconej zaliczki. Dzięki temu pracodawca uniknie ewentualnych problemów, ponieważ art. 91 par.1 k.p. stanowi, że należności inne niż te, które są wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. mogą być potrącone z wynagrodzenia tylko wtedy, gdy pracownik wyrazi taką zgodę w formie pisemnej.
Zaliczka na poczet wypłaty a składki ZUS i zaliczka na podatek
Po pierwsze, zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia należy potraktować jako przychód (na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).:
Art. 12. 1. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione w przepisie wypłaty i świadczenia są przykładowymi, a ich katalog ma charakter otwarty. Z tego względu zaliczkę na poczet wynagrodzenia można uznać za wypłatę pieniężną wynikającą ze stosunku pracy. Zaliczka może być zakwalifikowana jako przychód od momentu, w którym pracownik ją otrzyma. A to pociąga za sobą konieczność rozliczenia zaliczki.
Jest to oczywiście obowiązkiem pracodawcy, jednak wszystko zależy od tego, w jakim terminie została wypłacona zaliczka – pobór zaliczki na podatek dochodowy następuje bowiem od sumy wypłat w danym miesiącu. Czyli jeśli termin wypłaty jest ustalony na 10. każdego miesiąca, to pracodawca spokojnie może zapłacić zaliczkę na podatek od całej pensji pracownika. Jeśli jednak pracownik otrzymał zaliczkę np. 20-go listopada (a wypłatę dostał już 10-go listopada, czyli zaliczka jest na poczet wynagrodzenia grudniowego), to pracodawca płaci podatek od sumy wynagrodzenia i zaliczki, natomiast w grudniu – od wynagrodzenia pomniejszonego o zaliczkę.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest rozliczana analogicznie w przypadku składek ZUS (tutaj podpowiadamy, jaka jest ich wysokość w 2018, jak je obliczyć i gdzie zapłacić) oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.
