Pracownicy co do zasady używają w pracy służbowej skrzynki mailowej i służbowego telefonu. Zdarza się jednak, że pracodawca nie wyposaża ich w odpowiedni sprzęt, a nawet nie zapewnia dostępu do firmowej poczty. W takim wypadku konieczne może się okazać wykorzystanie do celów służbowych prywatnego telefonu lub maila.
Wykorzystanie do celów służbowych prywatnego telefonu lub maila wymaga zgody pracownika
Właściwie w kontekście korzystania z prywatnego telefonu czy maila można wyróżnić dwie sytuacje. Po pierwsze zdarza się, że pracodawca po prostu nie zapewnia pracownikowi służbowego telefonu. Nie zawsze też pracownik od razu otrzymuje dostęp do firmowej poczty. Wtedy przynajmniej przez jakiś czas musi korzystać z maila prywatnego. Bywają tez jednak przypadki, gdy pracownik wprawdzie posiada służbowego maila czy telefon, ale pracodawca nie może przy ich użyciu się z nim skontaktować. W takiej sytuacji może dzwonić na prywatny numer czy wysłać wiadomość związaną z pracą na prywatną skrzynkę mailową.
Pracodawca najczęściej dysponuje prywatnymi danymi pracownika ze względu na przeprowadzoną wcześniej rekrutację. Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy może on bowiem żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania konkretnych danych. Oprócz imienia, nazwiska, daty urodzenia czy kwalifikacji zawodowych mogą to być także dane kontaktowe – właśnie numer telefony czy adres mailowy.
Co jednak ważne, informacje podane przez pracownika pracodawca może przetwarzać jedynie na potrzeby rekrutacji. Wykorzystanie prywatnych danych kontaktowych pracownika przez pracodawcę w innych celach, wymaga uzyskania osobnej zgody.
Brak zgody nie może być powodem gorszego traktowania
W przypadku gdy pracodawca wymaga używania telefonu prywatnego do celów służbowych, powinien zgodnie z RODO określić wszystkie cele wykorzystania tych danych. Co więcej, jeśli pracownik zdecyduje się wyrazić zgodę, musi zrobić to dobrowolnie. Jeśli natomiast już tej zgody udzielił, w każdym momencie może ją wycofać. W takim wypadku pracodawca ma obowiązek zaprzestania przetwarzania danych.
Brak zgody na wykorzystanie prywatnego telefonu czy maila do celów służbowych czy wycofanie takiej zgody nie może przy tym powodować żadnych negatywnych konsekwencji. Pracodawca nie może na tej podstawie na przykład zdecydować się na rozwiązanie umowy o pracę czy traktować takiej osoby gorzej niż pracowników, którzy wyrazili zgodę.
Pracownik może żądać zwrotu poniesionych kosztów
Kontaktowanie się z pracownikiem przy wykorzystaniu jego prywatnego maila czy telefonu to jedno. Osobną kwestia pozostaje natomiast codzienne wykorzystywanie prywatnej komórki do celów służbowych. To na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia narzędzi niezbędnych do pracy. Dotyczy to także sprzętu niezbędnego do komunikowania się.
Wyrażenie zgody na wykorzystanie prywatnego telefonu czy maila do celów służbowych jest dobrą wolą pracownika. Nie oznacza to jednak, że w razie wyrażenia tej zgody to pracownik powinien ponosić związane z tym koszty. Podobnie jak pracodawca ma obowiązek na przykład wypłacić ekwiwalent za odzież roboczą, gdy nie zapewnił niezbędnych ubrań pracownikowi, powinien też zwrócić mu koszty związane z używaniem w pracy prywatnego telefonu. Odpowiednie związane z tym zapisy powinny znaleźć się w pisemnej umowie.
O ile jednak to na pracodawcy ciąży obowiązek sporządzenia odpowiedniej umowy, pracownik sam musi udzielać niezbędnych informacji pozwalających na zwrot kosztów. Wysokość poniesionych wydatków powinien udokumentować, przedstawiając fakturę za telefon oraz wydruk rozmów telefonicznych. Na tej podstawie pracodawca ma możliwość podzielenia rozmów na prywatne i służbowe oraz określenia wysokości ekwiwalentu. Jeśli pracownik nie dopełni tego obowiązku, pracodawca będzie miał możliwość zwrotu kosztów jedynie w formie zryczałtowanej kwoty.
