Sytuacja epidemiczna jest coraz lepsza, jednak nie oznacza to, że w najbliższym czasie powrócą konferencje, kongresy i prelekcje, w których stacjonarnie wezmą udział setki osób. Na razie wciąż najlepszym rozwiązaniem są spotkania online – niezależnie od ich skali. Teraz mogą stać się jeszcze bezpieczniejsze – chodzi o ukrycie danych uczestników takich webinarów.
Rząd luzuje obostrzenia, ale na duże konferencje i prelekcje stacjonarne jeszcze poczekamy
Obecnie otwarte są już i galerie handlowe, i siłownie, i restauracje czy nawet kina i teatry (chociaż oczywiście z odpowiednimi ograniczeniami). Być może już nawet w przyszłym tygodniu otworzą się częściowo dyskoteki. Wciąż jednak poczekamy prawdopodobnie na duże konferencje, targi i prelekcje. Większość z nich przeniosła się zresztą do internetu.
Co jednak ciekawe, wielu uczestników wcale nie narzeka na ten nowy standard. Większość przyzwyczaiła się już do pandemicznej rzeczywistości. Webinary, szkolenia, spotkania biznesowe czy lekcje online już na nikim nie robią wrażenia. Więcej – podczas pandemii okazało się, że zdalnie można wziąć udział nawet w rozprawie. Inna sprawa, że e-państwo pod tym kątem po raz kolejny się nie popisało. Dochodzi bowiem do absurdalnych sytuacji, że np. świadków czy pełnomocników nikt nie informuje o tym, że rozprawa rozpocznie się online za pośrednictwem Microsoft Teams. W rezultacie takie osoby – gdy już pojawiły się w budynku sądu – były zmuszone do zajęcia miejsca przed komputerem (sądowym lub własnym) i… odpalenia programu. I to mimo, że sala rozpraw znajduje się tuż obok.
Absurdów – i wątpliwości związanych m.in. z ochroną prywatności uczestników webinarów, szkoleń czy spotkań online – jest jednak więcej. Mowa np. o danych uczestników, które często są widoczne podczas webinarów. Problem może się pojawić, jeśli np. któryś z uczestników (lub sam prowadzący) zdecyduje się na nagranie fragmentu i udostępnienie go w sieci – razem z danymi (najczęściej imieniem i nazwiskiem) pozostałych uczestników. A warto przecież pamiętać, że często to sami organizatorzy udostępniają webinary – traktując je jako formę reklamy swojej działalności – lub by potem móc je np. sprzedawać jako produkt elektroniczny. Dochodzi nawet do absurdalnych sytuacji, w których na nagraniu widoczna jest również treść czatu dla uczestników. Organizatorzy nierzadko więc zaniedbują kwestię udostępniania danych osobom trzecim zgodnie z prawem.
Ukrycie danych uczestników webinarów jako konieczny element ochrony prywatności
Z tego względu polska platforma do webinarów i wideokonferencji ClickMeeting zdecydowała się na wprowadzenie funkcji, która umożliwi ukrycie danych uczestników webinarów. Wystarczy, że organizator skorzysta z niej, by uczestnicy spotkania online nie poznali podczas webinaru personaliów innych osób biorących w nim udział. Każdy uczestnik będzie widzieć jedynie inicjały innych osób. To pozwoli na wzmocnienie ochrony danych osobowych.
Oprócz tego ClickMeeting – mając na celu ochronę prywatności użytkowników – już wcześniej wprowadził inne funkcje, które mają ograniczać wątpliwe praktyki organizatorów. Już teraz dostępna jest opcja domyślnego ukrycia listy uczestników webinaru oraz automatyczne ukrywanie listy uczestników i zawartości czatu na nagraniu ze spotkania. Uczestnicy – jeśli spotkanie jest nagrywane – są też o tym natychmiast informowani. Organizatorzy zyskali też dodatkowe możliwości zabezpieczenia spotkania – np. hasłem i tokenami. Mogą również ograniczyć listę uczestników jedynie do osób zarejestrowanych i uniemożliwiać dołączanie do webinaru już po jego rozpoczęciu.
Można się spodziewać, że takich funkcji będzie przybywać – także dlatego, że organizatorzy różnych spotkań online nie zawsze mają świadomość konieczności przestrzegania RODO i innych przepisów. Ponadto wydaje się, że konferencje, prelekcje i spotkania online zyskały na popularności na tyle, że nawet po zakończeniu pandemii i zniesieniu wszystkich obostrzeń mogą odbywać się częściej niż spotkania stacjonarne.
