Jak zorganizować pracę zdalną, żeby była dla nas wybawieniem, a nie utrapieniem? Choć od marca 2020 roku, kiedy tak wielu z nas przeszło na home office, minęło już prawie dwa lata, to wciąż nie każdy potrafi się w tej formule odnaleźć. Trudno się dziwić – aby praca zdalna przynosiła korzyści, musimy się do niej przygotować na kilku poziomach. Bez tego stracimy na produktywności.
Jak zorganizować pracę zdalną?
O tym, jak ogromną zmianą było nagłe przejście na home office w wielu branżach, świadczą wykonane jeszcze w sierpniu 2020 roku badania zespołów z Uniwersytetu SWPS, Carrotspot i Hays Poland. Przed wybuchem pandemii 52% respondentów na pracę zdalną poświęcało 1-2 godziny dziennie. Po wprowadzeniu lockdownu sytuacja diametralnie się zmieniła – co drugi badany odpowiedział, że na tryb home office poświęcał 7-8 godzin dziennie. Trudno się dziwić: po wprowadzeniu ograniczeń w przemieszczaniu się, dla tysięcy osób nie było innego wyjścia, jak przerzucenie się na pracę zdalną. Mało kto miał jednak gotowe domowe biuro, w którym mógłby spokojnie odizolować się od reszty domowników i zająć swoimi obowiązkami służbowymi.
Zdaniem Polaków największym utrudnieniem w pracy zdalnej są liczne „przeszkadzajki”. Czynnikiem najbardziej rozpraszającym są oczywiście dzieci i opieka nad nimi – wskazuje 22% respondentów opisywanego badania SWPS, Carrotspot i Hays Poland. Z kolei prace domowe i obowiązki odciągają od pracy 18% osób. Względnie rzadko wskazywano na opiekę nad zwierzętami i działające w tle media (np. telewizję). Dla 15% respondentów przeszkadzające są telefony i media społecznościowe, które, warto zauważyć, towarzyszą nam także w pracy w biurze. Z całą pewnością w wielu domach od czasu przeprowadzenia tego badania sporo się zmieniło. W końcu wielu z nas postanowiło doposażyć swoje home office, ale wciąż przez tak gwałtowną zmianę zwyczajów, nie w każdym domu zdalna praca działa tak, jak powinna.
Praca zdalna dłuższa niż stacjonarna?
Nad zmianą naszych przyzwyczajeń, w kolejnym badaniu zrealizowanym na przełomie grudnia 2020 i stycznia 2021 roku, grupa badaczy (tym razem z połączonych sił SWPS i Akademii Leona Koźmińskiego) przepytała blisko pół tysiąca pracujących zdalnie Polek i Polaków. Jak wskazało 38% z nich, zmiana trybu pracy na zdalny przebiegła bezboleśnie. W tej grupie zdecydowanie dominowały osoby młode, radzące sobie lepiej z technologiami i mające mniej codziennych obowiązków. Z kolei dla blisko 45% respondentów, home office przyczynił się do wydłużenia ich dnia pracy. Czasami nawet do 10-12 godzin dziennie. To pokazuje na wciąż nierozwiązaną kwestię prawa do bycia offline – zaburzoną przy zdalnym trybie pracy. Często w takim przypadku szefowie wykorzystują sytuację do tego, by popołudniami i wieczorami oczekiwać pilnych odpowiedzi na kolejne maile.
25% respondentów badania Uniwersytetu SWPS i Akademii Leona Koźmińskiego mogło liczyć na doposażenie domu w meble biurowe. Z kolei zaledwie 6% dostało od firmy wsparcie w postaci zwrotu kosztów ogrzewania, wody czy prądu. Z drugiej strony, tak nagłe zarządzenie pracy zdalnej uwidoczniło mnóstwo potrzeb, o jakich pracodawcom nawet się nie śniło. Pojawiły się tematy takie jak ekwiwalent za używanie własnego komputera czy rosnące rachunki za energię elektryczną, przy jednoczesnych oszczędnościach dla podmiotu zarządzającego biurem. Z opisywanego badania wynika, że nie wszystkie sprawy zostały załatwione z korzyścią dla pracownika. Do tego dochodzi zróżnicowanie ze względu na płeć – badacze jasno wskazują, że praca zdalna znacznie bardziej zestresowała kobiety, które często dostały wraz z nią w pakiecie szereg wykonywanych już wcześniej domowych obowiązków. Jednak szczęśliwie w wielu rodzinach pandemia pomogła zacząć bardziej sprawiedliwie dzielić się zadaniami.
W home office potrzebny jest szef. Lepszy szef
Dobra organizacja pracy zdalnej musi wiązać się z pogodzeniem ze sobą trzech obszarów naszego funkcjonowania w domowym biurze. Chodzi tu zarówno o aspekt fizyczno-zdrowotny, jak i nasz dobrostan psychiczny oraz – nie mniej ważne – przygotowanie technologiczne i sprzętowe. Niezmiennie podczas pracy, a szczególnie tej wykonywanej w domu, wyrobienie nawyków związanych z prawidłową postawą ciała przy biurku jest niesamowicie ważne. Do tego dochodzą kwestie odpowiedniego oświetlenia miejsca pracy, zapewnienia przewiewności czy systematyczności posiłków (o którą u wielu z nas bardzo łatwo było w biurze, a w trybie home office – już nie zawsze).
Niezmiernie ważny jest także nasz dobrostan psychiczny. Bez zadbania o wewnętrzną motywację i zachowanie życiowej równowagi trudno myśleć o przerzuceniu się na stałe w system pracy zdalnej. Szczególnie jeśli wciąż będą utrzymywać się czynniki odpowiedzialne za rozproszenie naszej uwagi czy generowanie większego stresu. W drugim z przywoływanych badań, wciąż około 1/5 respondentów skarżyła się na brak wystarczająco komfortowych warunków do pracy z domu, a 12% osób wprost wskazało, że nie potrafią połączyć obowiązków służbowych z potrzebami domowników. Do tego dochodzi nadal istniejący strach przed zakażeniem koronawirusem lub uwarunkowania związane ze stanowiskiem pracy. Badania pokazują jasno, że zdalna praca mniej stresuje zwierzchników, bo to oni organizują ją innym.
Nie należy też bagatelizować kwestii technologicznych, które są przecież gwarantem komfortu home office. Z badań Forrester przeprowadzonych dla Dell Technologies wynika, że 37% pracowników korzysta w domu z monitora o gorszych parametrach niż w biurze. Z kolei po dodaniu pracownikowi 27-calowego monitora, klawiatury i myszy i zastąpieniu nimi laptopa – jego średnia wydajność w pracy zdalnej wzrasta aż o 38%, a aż o 42%, gdy nowy monitor ma 34 cale. Badania przeprowadzone dla Della pokazują, że w home office to pracownik w dużej mierze jest dla siebie szefem i to od jego decyzji zależy komfort pracy, wydajność i dobre samopoczucie. A o tym często decyduje ciąg małych, niezauważalnych decyzji czy wyborów podejmowanych czasami nieświadomie każdego dnia.
Temat, który już nie zniknie
Można zakładać, że po ustaniu pandemii praca zdalna pozostanie w wielu branżach na dłużej, szczególnie, że wielu pracowników nie wyobraża sobie powrotu do biura – a już na pewno nie w wymiarze 8 godzin 5 dni w tygodniu. . Będą zatem powstawać kolejne przepisy o pracy zdalnej, coraz więcej firm będzie tworzyć stanowiska typowo pod home office. Dlatego już dziś warto przygotować sobie indywidualny kodeks dobrych praktyk w pracy zdalnej, który pozwoli wykorzystać jej potencjał i przynieść jak najwięcej korzyści. W końcu fajnie mieć Lepszego Szefa, szczególnie jeśli staniesz się nim sam dla siebie, prawda?
Lokowanie produktu: Dell
