Jak rozliczać przejazdy służbowe? Najlepiej jak najszybciej! Wszyscy wiemy jak dużym utrapieniem jest zabawa z niezliczoną ilością faktur. Szczególnie jeśli często korzystamy z usług firm przewożących naszych pracowników (bądź gości) z punktu A do punktu B. Na szczęście są na rynku rozwiązania, które pozwalają nie tylko szybko zamówić taksówkę, ale równie błyskawicznie taką podróż rozliczyć.
Jak rozliczać przejazdy służbowe?
Czasy korporacji taksówkarskich, z którymi firmy miały stałe umowy, powoli się kończą. Zastępują je aplikacje mobilne, pozwalające błyskawicznie skontaktować pasażera z kierowcą, podając lokalizację obu użytkowników, cenę przejazdu i godzinę dojazdu. Wygoda tego rozwiązania sprawia, że staje się ono coraz popularniejsze w świecie biznesu – zarówno wśród małych, jak i średnich i dużych firm. Pewnego rodzaju ograniczeniem do niedawna mógł być skomplikowany sposób rozliczania takich przejazdów, szczególnie jeśli świadcząca je firma wykonuje ich dla nas bardzo dużo. Na szczęście świat idzie do przodu i jest aplikacja, w której rozliczenie jest banalnie proste.
Mowa o FREE NOW, znanej z tego że innowacyjne rozwiązania wprowadza często przed konkurencją. Być może pamiętacie, że już na początku pandemii zaproponowała ona darmowe przejazdy dla pracowników szpitali i laboratoriów. W tym roku z kolei do swojej oferty dodała specjalne taksówki dla kobiet. My tymczasem pochylimy się nad przejazdami dla biznesu. Bo, przedsiębiorco, jeśli chcesz żeby wożenie swoich pracowników/gości nie przyprawiło cię o ból głowy, to warto żebyś wybrał rozwiązanie najbardziej intuicyjne i pozbawione zbędnych komplikacji. Poza tym powinno to się spodobać również i samym pracownikom, którzy będą mogli zamawiać służbowe przejazdy bezpośrednio ze swoich telefonów. I nie martwić się o załatwianie do nich kolejnych faktur.
Pięć prostych kroków
Funkcjonalność aplikacji FREE NOW z pewnością jest wam bardzo dobrze znana. Warto zatem poznać zalety FREE NOW for Business, czyli rozwiązania skrojonego typowo pod przedsiębiorców. To, na widok czego zaświecą się oczy wielu z was, to jedna zbiorcza faktura, którą możecie otrzymać na życzenie, podsumowująca wszystkie przejazdy które chcielibyście rozliczyć. Poszczególne podróże można też w każdej chwili przeglądać, sprawdzając ich ilość, koszt, długość czy stopień usatysfakcjonowania pasażerów. Zanim jednak do tego dotrzecie, pozwólcie że w pięciu krokach pokażę wam jak rozpocząć swoją przygodę z FREE NOW for Business.
Krok 1. Rejestracja
Po wejściu na stronę FREE NOW Business natrafisz od razu na dane do logowania. Zakładając, że dopiero rozpoczynasz swoją przygodę z aplikacją, odsyłam cię do opcji „Nie posiadasz konta? Załóż je za darmo”. Po kliknięciu w ten przycisk otwiera się przed tobą krótki, prosty formularz.
W tym miejscu podajesz dane, które będą niezbędne do logowania – adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko i hasło. Po ich wpisaniu dostaniesz SMS-a, za pomocą którego trzeba będzie potwierdzić tożsamość. I voila – jesteś już zarejestrowanym użytkownikiem FREE NOW for Business.
Krok 2. Poznajmy się
Następnie przechodzimy do kluczowych danych na temat twojej firmy. Zaczynamy od wyboru wielkości przedsiębiorstw, następnie przechodzimy do jego pełnej nazwy, adresu i oczywiście numeru NIP. Po zaznaczeniu wymaganych zgód klikamy przycisk „Dalej” i przechodzimy do sposobu płatności. W tym momencie musimy podpiąć naszą firmową kartę do aplikacji. I to z niej ściągane będą wszystkie pieniądze za przejazdy, z których korzystać będą twoi goście bądź pracownicy. W następnym kroku trzeba będzie potwierdzić tę operację w twoim systemie bankowości elektronicznej. I, jeśli chodzi o tworzenie konta, to właściwie wszystko!
Krok 3. Rozejrzyj się
Przed tobą otwiera się panel użytkownika FREE NOW for Business. Na początku nie ma tu zbyt wiele treści – wszak w dziale „Pracownicy” jesteś póki co jedyną osobą uprawnioną do zamówienia przejazdu. Ale to się wkrótce zmieni. Jednak zanim to się stanie, zajrzyj do menu po lewej stronie ekranu. Masz do wyboru opcje „Przejazdy”, „Faktury” i „Konto”. To w tych przestrzeniach będziesz mógł sprawdzać jak wyglądają koszty podróży osób, którym chcesz zapewnić transport z punktu A do punktu B, a także stan rozliczenia tych przejazdów.
Krok 4. Zaproś innych do siebie
Żeby wszystko zaczęło hulać, musisz doprosić do aplikacji swoich pracowników. Tu sprawa jest bardzo prosta. W dziale „Pracownicy” po prawej stronie masz przycisk: Zaproś pracowników. Po kliknięciu w niego wyświetla się okno, w którym wpisujesz adresy e-mail osób, które mają być podpięte pod to konto. FREE NOW następnie wysyła do nich wiadomość, w której muszą oni potwierdzić tożsamość, a następnie trafiają do grona osób uprawnionych do przejazdów. Listę pracowników możesz w każdej chwili zaktualizować.
Krok 5. Ruszamy!
Jesteś już właściwie gotowy, by rozpocząć podróżowanie! W menu po lewej, na samym dole, jest opcja „Zamów FREE NOW”, wybierasz tę opcję, a następnie wszystko idzie tak samo, jak w przypadku normalnej podróży. Zaznaczasz punkt odbioru i miejsce docelowe, wybierasz czy jechać będzie twój gość czy też pracownik, zaznaczasz opcję ewentualnego potwierdzenia SMS i wysyłasz ewentualną wiadomość do kierowcy. Wszystkim możesz zawiadywać zarówno z poziomu aplikacji mobilnej, jak i swojego komputera.
Najlepsze na koniec
Jednak kluczowym atutem FREE NOW for Business jest to, że korzystanie z niego tak naprawdę pozbawia cię bólu głowy związanego z rozliczaniem takich przejazdów służbowych. System bowiem skrupulatnie odnotowuje każdy wykonany przejazd i zapisuje związane z nim dane, dając ci do nich dostęp w każdej chwili. I w każdym momencie masz dostęp do swoich faktur miesięcznych. Koniec ze żmudnym rozliczaniem służbowych podróży!
Nie można też zapominać o jeszcze jednym ważnym elemencie. Na rynku działa kilka popularnych aplikacji zapewniających łatwy przewóz osób. Jednak te najpowszechniejsze mają jedną poważną wadę: trudno tu o pełne zaufanie do kierowców. Do ich umiejętności jazdy, orientacji w terenie czy kultury osobistej. Pod tym kątem FREE NOW od lat wyróżnia się profesjonalizmem swoich usług. Wiele osób stawia go na równi z „klasycznymi” taksówkami pod kątem spełnienia wszelkich wymogów licencyjnych, estetycznych i jakościowych. A w przypadku gdy nasza firma często musi zapewnić zaproszonym gościom porządny transport do hotelu, na kolację czy na lotnisko, ten element okazuje się szalenie istotny. Do tego służy zresztą flota Comfort(* – szczegóły), w której jeżdżą auta w podwyższonym standardzie (wiek tych aut nigdy nie będzie przekraczać sześciu lat). Usługa ta dostępna jest w Trójmieście, Warszawie, Krakowie i Wrocławiu.
Proste i intuicyjne
Jak więc widzicie, procedura założenia konta na FREE NOW for Business jest banalnie prosta i właściwie po kilku minutach można zacząć w pełni korzystać z tego narzędzia. Co istotne – jest ono tak samo użyteczne dla niewielkich przedsiębiorców, co dla dużych korporacji. No, w przypadku tych drugich po prostu trzeba to wszystko lepiej ogarniać. Plus jest jednak taki, że aplikacja większą część rzeczy związanych z rozliczeniem ogarnie za nas. A to daje nam czas na zajęcie się innymi, ważniejszymi obowiązkami.
Artykuł powstał we współpracy z FREE NOW
