W grudniu 2023 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowym środkiem komunikacji dla m.in. organów administracji rządowej, jednostek samorządu terytorialnego, notariuszy oraz adwokatów. Zastąpią listy polecone.
To ważny krok w kierunku wyeliminowania korespondencji papierowej z kontaktu z urzędami. Przejście na komunikację elektroniczną nie tylko przyspieszy procesy administracyjne, ale także przyczyni się do ochrony środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niej możesz wysłać i odebrać elektroniczny „list polecony” każdego dnia, o dowolnej porze, z dowolnego miejsca i za pomocą różnych narzędzi, takich jak komputer, tablet czy smartfon.
Korzystając z e-Doręczeń, masz gwarancję jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata, zachowania tajemnicy korespondencji, integralności przesyłanych danych, dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru oraz dostępu do informacji o dacie wysłania.
Oczywiście nie można ignorować zagrożeń związanych z bezpieczeństwem korespondencji urzędowej. W odpowiedzi na te obawy warto rozważyć kampanie edukacyjne prowadzone przez administrację publiczną oraz dostawców usług, które pomogą wyjaśnić działanie systemu i rozwiać wątpliwości.
Kto i kiedy będzie korzystał z e-Doręczeń?
Od 10 grudnia 2023 roku korzystanie z e-Doręczeń będzie obowiązkowe dla organów administracji publicznej i jednostek samorządu terytorialnego. Adwokat, notariusz, radca prawny, doradca podatkowy lub restrukturyzacyjny albo rzecznik patentowy również będzie musiał zaadaptować się do tego systemu. Podobnie jak ZUS, KRUS i NFZ oraz podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 roku.
Na tym etapie cyfryzacja się nie zakończy. Proces będzie przebiegał dalej, stopniowo angażując kolejne podmioty. Potrwa aż do października 2029 roku. Wówczas do systemu obowiązkowo zostaną dołączone także sądy, trybunały, komornicy, prokuratura (organy ścigania) i Służba Więzienna oraz jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe (w zakresie publicznej usługi hybrydowej).
W ramach publicznej usługi hybrydowej wyznaczony operator przekształci dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata.
Korzyści z cyfrowej wymiany korespondencji
Zdaniem Obserwatorium.biz korzyści z przejścia z korespondencji papierowej na elektroniczną jest bardzo wiele. Zastosowanie e-Doręczeń to przede wszystkim szybkość, wygoda i bezpieczeństwo w kontaktach z urzędami, co jest bardzo ważne w sektorach finansowym i prawno-administracyjnym.
Transformacja ma nie tylko wymiar proekologiczny, ale też ekonomiczny. Migracja 90 proc. korespondencji administracji publicznej z formy tradycyjnej do formy elektronicznej (chodzi o komunikację obywateli i przedsiębiorstw z administracją publiczną oraz między urzędami) przyniesie oszczędności szacowane na 2,3 mld zł rocznie.
