Obraz polskich urzędów zmienia się na lepsze bardzo niespiesznie. Pomimo wprowadzania nowoczesnych rozwiązań, nadal jest wiele do poprawy. Duża część fachowców uważa, że w dobie tak szerokiego wprowadzania technologii AI, to właśnie urzędy powinny być miejscem jej szerokiego zastosowania. Według badań poprawiłoby to nie tylko wydajność działania tych instytucji, ale także zwiększyłoby ogólne zadowolenie obywateli z ich pracy.
Sztuczna inteligencja przyspieszyłaby odpowiadanie na korespondencję w urzędach nawet 10-krotnie
Wysyłanie korespondencji to żmudne zajęcie, które w dodatku często polega na wykonywaniu powtarzalnych czynności. Właśnie w tym miejscu fachowcy widzą pole do działania dla AI. Z danych wynika, że sztuczna inteligencja mogłaby przejąć część zadań manualnych, do których należy nie tylko odpowiadanie na korespondencję, ale także np. wprowadzanie danych do systemu. Mówił o tym dla Portalu Samorządowego Tomasz Tybor, dyrektor ds. inteligentnej automatyzacji w Betacom:
W każdym urzędzie mamy do czynienia z procesami powtarzalnymi, manualnymi, gdzie pracownicy działają według określonego algorytmu, jak np. wprowadzanie informacji do systemów czy opracowywanie określonych raportów – to wszystko są operacje, które możemy zautomatyzować. Obecna technologia pozwala dziś rozumieć i przetwarzać dokumenty, które są odbierane przez daną osobę. Sztuczna inteligencja potrafi otworzyć taki dokument, zrozumieć go, podsumować i wychwycić z niego konkretne informacje, które później mogą być dalej przetwarzane. Tak więc w wielu procesach, w których te informacje są wprowadzane do systemów i dalej procesowane, można już dziś zastąpić człowieka.
Pomimo tego, że sztuczna inteligencja mogłaby w tak znaczący sposób pomóc w usprawnieniu pracy urzędów, barierą w tym wypadku jest brak wiedzy, w jaki sposób może ona zostać wdrożona. Nie bez znaczenia jest tutaj stale obecny strach przed zastąpieniem ludzi „robotami”. Tomasz Tybor uspokaja – w znacznej większości przedsiębiorstw nie zwolniono pracowników z powodu wprowadzenia rozwiązań, które są oparte na sztucznej inteligencji.
Według Tomasza Tybora rozwiązania oparte na AI mogą odgrywać także kluczową rolę w dziale odbioru korespondencji. Jednak sam odbiór to nie wszystko – sztuczna inteligencja mogłaby zająć się także zapisywaniem przychodzącej korespondencji w systemie EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją). Z wyliczeń wynika, że w ten sposób można zastąpić pracę ludzką w 90 proc.
Polska i tak znajduje się w czołówce krajów pod kątem rozwoju e-administracji
Pomimo tego, że nadal mamy wiele zastrzeżeń do polskich urzędów, nie sposób nie zauważyć skoku, jaki wykonały samorządy we wdrażaniu e-administracji. Z ubiegłorocznego raportu GUS „Społeczeństwo informacyjne w 2023 roku” wynika, że e-usługi są udostępniane mieszkańcom 100 proc. samorządów w Polsce. Niewiele mniejszy jest wskaźnik udostępnienia usług elektronicznych w administracji rządowej – 95,5 proc. Pozytywną zmianę w Polsce potwierdza także dość wysokie, 18-ste miejsce w Digital Quality of Life Index (DQL). Jest to ranking państw, w których e-administracja jest najbardziej rozwinięta.
