Dotychczasowy pracodawca ma określone obowiązki po zwolnieniu pracownika albo jego odejściu z pracy. Nie chodzi jedynie o wypłatę ostatniego wynagrodzenia i odprawy oraz wydanie świadectwa pracy. Trzeba jeszcze rozliczyć niewykorzystane urlopy, rozwiązać problem dokumentacji pracowniczej, a czasem nawet wysłać byłego pracownika na badania.
Obowiązki po zwolnieniu pracownika to nie tylko wypłata ostatniego wynagrodzenia
Rotacja personelu stanowi jedno z wielu naturalnych czynników ryzyka w działalności gospodarczej. Czasem trzeba zwolnić pracownika, innym razem rezygnują oni z własnej inicjatywy. Rozwiązanie stosunku pracy to proces, który wcale nie kończy się z momentem przekazania drugiej stronie wypowiedzenia albo stosownej jednostronnej deklaracji.
Pracodawcy powinni mieć na względnie to, że ciążą na nich określone obowiązki po zwolnieniu pracownika. Zacznijmy od oczywistości. Musimy wypłacić pracownikowi ostatnią pensję. Pytanie brzmi: kiedy właściwie powinniśmy to zrobić? Wbrew pozorom, wcale nie powinniśmy dokonać przelewu zgodnie z dotychczasowym harmonogramem. Co do zasady jesteśmy zobowiązani do uregulowania wszelkich zaległości wobec odchodzącego pracownika w dniu ustania stosunku pracy.
Dopuszczalnym wyjątkiem są wyjątkowe sytuacje, gdy z przyczyn obiektywnych nie jesteśmy w stanie tak po prostu ustalić wysokości ostatniego przysługującego danemu pracownikowi wynagrodzenia. Wówczas powinniśmy dokonać wypłaty tak szybko, jak to tylko możliwe. Można się też zastanawiać, czy możemy wypłacić pieniądze z góry, jeszcze zanim stosunek pracy ustanie. Na przeszkodzie może stanąć kolejny obowiązek.
Musimy w końcu rozliczyć niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy. Kodeks pracy oferuje nam dwa rozwiązania, które zależą tak naprawdę od naszej decyzji. W przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem możemy zgodnie z art. 161¹ jednostronną decyzją posłać takiego pracownika na zaległy urlop. Warto wspomnieć, że wykorzystanie zaległego urlopu w takiej sytuacji stanowi wręcz obowiązek pracowniczy.
Zdarzyć się jednak może natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy, na przykład w postaci zwolnienia dyscyplinarnego. Może się też zdarzyć, że dana osoba po prostu nie ma niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Wówczas musimy jej zgodnie z art. 171 k.p. wypłacić ekwiwalent pieniężny. Siłą rzeczy powinniśmy go wypłacić razem z ostatnim wynagrodzeniem.
Świadectwo pracy musimy wystawić, opinia o pracowniku jest w pełni dobrowolna
Obowiązki po zwolnieniu pracownika na tym się nie kończą. Jesteśmy zobowiązani także do wydania naszemu pracownikowi świadectwa pracy. Kluczowym przepisem jest w tym wypadku art. 97 §1 k.p.
§ 1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Po raz kolejny mamy do czynienia z czynnością, którą powinniśmy wykonać w dniu ustania stosunku pracy. Dokument powinien zawierać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Powinniśmy również zamieścić w nim wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Jeżeli pracownik sobie tego zażyczy, to w świadectwie muszą się znaleźć informacje o otrzymywanym przez niego wynagrodzeniu i posiadanych przez niego kwalifikacjach.
Należy przy tym wspomnieć, że sporządzenie opinii o pracowniku nie jest obowiązkowe. To jedynie gest dobrej woli z naszej strony. Jeżeli się na to zdecydujemy, to możemy w takiej opinii napisać, co tylko chcemy. Może być ona niepochlebna. Z drugiej strony, nasz były pracownik może ją wówczas po prostu wyrzucić do śmietnika przy pierwszej okazji.
Likwidacja działalności nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej
Następny obowiązek dotyczy dokumentacji pracowniczej. Wraz z wydaniem świadectwa pracy musimy przekazać pracownikowi informacje o tym, jak długo będziemy ją przechowywać. Musimy też poinformować go o przysługującym mu prawie do jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym upłynął wiążący nas okres. Ten zależy od momentu nawiązania stosunku pracy.
Jeśli zatrudniliśmy pracownika przed 1 stycznia 1999 r., to musimy przechowywać jego dokumentację przez 50 lat. Przy umowach zawartych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. i 1 stycznia 2019 r., sprawa się komplikuje. Istnieją dwie możliwości: okres zatrudnienia plus 50 lat albo 10 lat od końca roku kalendarzowego od dnia złożenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczeń ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. jesteśmy zobowiązani do przechowywania dokumentacji przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Co w sytuacji, gdy po drodze postanowiliśmy zlikwidować działalność gospodarczą? Obowiązek wciąż istnieje. Musimy zapewnić ich przechowywanie do momentu upływu wspomnianych przed chwilą terminów.
Na koniec warto wspomnieć, że w niektórych przypadkach będziemy musieli skierować odchodzącego pracownika na badania lekarskie. Mowa o osobach pracujących w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Obowiązek ten wchodzi jednak w grę wtedy, gdy taka osoba wyrazi zainteresowanie badaniami.
