Chyba nie ma kancelarii czy nawet działu prawnego, który nie drukuje i archiwizuje bardzo wrażliwych dokumentów. Pracownicy takich firm jednak często nie zdają sobie sprawy, jak drukowanie i archiwizowanie może być niebezpieczne. Skoro hackerzy mogą łatwo pozyskać dziś dane z olbrzymiej korporacji, jaką jest Facebook, to włamanie się do podłączonej do sieci drukarki nie jest bynajmniej dużym problemem.
A ponieważ najsłabszym ogniwem, jeśli chodzi o bezpieczeństwo drukowania i przechowywania danych jest człowiek, to często w firmach prawniczych drukarki pozostają niezabezpieczone. Eksperci szacują, że około 44 procent drukarek podłączonych do firmowych sieci nie ma żadnych porządnych zabezpieczeń. Dane, które pozostają więc na styku świata analogowego i cyfrowego, są bardzo narażone. Jak je lepiej zabezpieczyć? Firma Epson proponuje tu wiele innowacyjnych rozwiązań.
Bezpieczeństwo drukowania – od autoryzacji przez PIN po najbardziej zabezpieczenia z górnej półki
Urządzenia atramentowe WorkForce Pro od Epson (i to zarówno budżetowe WF-C5790DWF, jak i np. WF-8590DTWF przeznaczone dla większych firm) mogą pomóc zabezpieczyć dane w firmie na wiele sposobów. Stosunkowo prostą, ale bardzo skuteczną metodą, jest po prostu zabezpieczenie drukowania, skanowania i kopiowania poprzez autoryzację – czyli chociażby kody PIN, specjalne czytniki kart czy hasła i loginy.
Jak działają takie zabezpieczenia?
– Po wysłaniu pliku do kolejki wydruku jest on przenoszony na papier dopiero w momencie fizycznej autoryzacji danego użytkownika przy urządzeniu z użyciem karty lub podania indywidualnego kodu PIN. Stosowana w Epson Print Admin – systemie zarządzania procesami druku dołączanym przez producenta do urządzeń biznesowych – zasada instalacji takiego oprogramowania na serwerze,zamiast bezpośrednio na poszczególnych urządzeniach wprowadza dodatkowy poziom zabezpieczeń w przypadku złośliwego ataku z zewnątrz – opowiada Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager z Epson.
To zaawansowane, lecz intuicyjne oprogramowanie umożliwia m.in. separację środowisk oraz przydzielanie wybranych urządzeń do konkretnych grup pracowników. Przy jego użyciu wydruki będą mogły zostać wykonane dopiero po wcześniejszej autoryzacji użytkownika na dowolnym urządzeniu do którego został mu przydzielony dostęp. Dzięki temu rozwiązaniu, managerowie IT mogą zarządzać dostępami do systemu obiegu dokumentów na poziomie drukarek i skanerów na podstawie wytycznych związanych z polityką bezpieczeństwa. Jest to łatwy sposób, aby zminimalizować ryzyko, że drukowane czy archiwizowane dane nie wpadną w niepowołane ręce…
Co istotne, wybór rozwiązań Epsona może zapewnić firmom czy kancelariom istotne wsparcie w zakresie wymogów bezpieczeństwa, jakie nakładają na nie ustawowo regulacje związane z RODO.
Warto pamiętać, że bezpieczeństwo drukowania to więcej niż tylko bardzo zaawansowane systemy informatyczne. Bo przecież niektóre wydrukowane dokumenty muszą przetrwać lata, a może i dekady. Co jeśli atrament się rozmaże lub wyblaknie? Przy naprawdę kluczowych dokumentach może mieć to fatalne skutki. Dlatego najlepiej postawić przy tego rodzaju wyzwaniach na najtrwalsze atramenty, takie jak pigmentowe DuraBrite od Epsona.
Bezpieczeństwo drukowania – dużej firmie nie wypada już tylko drukować. Czas zarządzać dokumentacją i… drukiem
Nie przez przypadek Epson nie nazywa swoich urządzeń z serii WorkForce Pro tylko drukarkami połączonymi ze skanerami, a raczej urządzeniami do zarządzania dokumentacją. Ten termin oznacza bowiem cały proces, na który składa się też archiwizacja danych i odpowiedni, automatyczny obieg dokumentów analogowych i cyfrowych. Zarządzanie drukiem może zapewnić bezpieczeństwo drukowania i przechowywania danych, ale też pomoże lepiej zapanować nad kosztami.
O tym, na ile jest to przyszłościowe rozwiązanie, świadczą m.in. analizy firmy Gartner, które mówią, że do 2020 roku ponad 70 proc. przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 osób będzie zarządzać drukiem przy użyciu tego rodzaju rozwiązań.
Czy więc zarządzenie drukowaniem to nieuchronna perspektywa w biurach XXI w? Zapewne tak, choć wrogami tego rozwiązania są… rutyna i przyzwyczajenia.
– Przykładowo dla pracowników administracji publicznej przyzwyczajonych od lat do korzystania w celach (także osobistych) z drukarki w stojącej na biurku dyskomfortem może być konieczność odbierania dokumentów po autoryzacji ze sprzętu sieciowego, który stoi na korytarzu i jest współdzielony z całym działem.. Niechęć do nadmiernej kontroli jest naturalna, natomiast ważne jest uświadomienie tak menadżerom, jak przede wszystkim pracownikom, że celem nie jest tu ograniczenie dostępu do funkcjonalności, lecz optymalizacja pracy– dodaje Agnieszka Wnuczak.
Wydaje się jednak, że każda firma, która zrozumie, jak łatwo hakerom i innym niepowołanym ludziom pozyskać dane z firmowej drukarki, zdecyduje się na nowoczesne zabezpieczenia. A przy okazji – ograniczy też koszty drukowania i pomoże nieco środowisku naturalnemu.
Artykuł powstał w ramach współpracy z Epson
