Koszty uzyskania przychodu pracownika. Tłumaczymy kiedy nie można stosować podwyższonych

Koszty uzyskania przychody pracownika wynoszą 250 lub 300 złotych miesięcznie, jeżeli pracuje u jednego pracodawcy

O tym, jak wysokie są koszty uzyskania przychodu przy umowie o pracę, decyduje ustawa o podatku od osób fizycznych. Art. 22 ust. 2 wyjaśnia, że w zależności od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, w której siedzibę ma zakład pracy czy poza nią, to różna jest ich wysokość.

Koszty uzyskania przychodu wynoszą:

Kwoty te są od października 2019 wyższe, ale ustawodawca nie zdecydował się na to, by wprowadzić w przepisach jakikolwiek mechanizm ich waloryzacji. Oznacza to, że wraz z ogólnym wzrostem wynagrodzeń oraz inflacją ich faktyczną wartość z roku na rok maleje.

W ustaleniu, czy można stosować wyższe koszty, decyduje miejsce faktycznej pracy, a nie głównej siedziby firmy

Jeżeli przedsiębiorstwo ma kilka zakładów pracy, to decydujący jest ten, w którym faktycznie swoją pracę wykonuje pracownik. Nie istotne jest wtedy, czy firma swoją główną siedzibę ma w tej samej miejscowości, w której mieszka zatrudniony.

Przykładowo, firma ma główną siedzibę w Toruniu, ale posiada też zakład pracy w Bydgoszczy. Pracownik, który pracuje faktycznie w bydgoskim zakładzie, ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, nawet jeżeli mieszka w Toruniu.

U pracownika decydujące jest też miejsce zamieszkania, a zameldowania. Liczy się to, gdzie zatrudniony przebywa z zamiarem stałego pobytu.

Aby odliczać podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika, niezbędne jest oświadczenie

Istotne jest jednak to, że aby móc odliczać u pracownika podwyższone koszty uzyskania przychodu, niezbędne jest oświadczenie złożone przez zatrudnionego. Dość jednoznacznie wskazuje na to art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi:

Oznacza to, że nawet jeżeli przedsiębiorca wie, że jego pracownik mieszka w innej miejscowości, niż ma swoją siedzibę zakład pracy, to nie może bez oświadczenia odliczać podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Jeżeli pracodawca nie odliczy wyższych niż dozwolone kosztów uzyskania przychodu, to nie oznacza, że one przepadają. Pracownik ma prawo w deklaracji rocznej (np. PIT-37 lub PIT-36) odliczyć sobie wyższe, przysługujące mu koszty uzyskania przychodu. Nie musi się sugerować tymi, które otrzyma na PIT-11 od pracodawcy.