Nie jest dziś sztuką zorganizować wydarzenie online. Sztuką jest zrobić to dobrze i „przywiązać” do siebie uczestników. Przepis na webinar idealny.
Przepis na webinar idealny
Pandemia zmusiła nas do przeniesienia różnych aktywności do sieci. Mimo że już, a przynajmniej na razie, nie musimy unikać spotkań w realu, doceniliśmy możliwości, jakie daje wirtualna rzeczywistość. Online można zorganizować zebranie, konferencję, prezentację, naukę. To wygoda, oszczędność czasu i kosztów.
Internet i odpowiednie narzędzia pozwalają też dziś mieszkać w Polsce, a pracować zdalnie, na przykład w Szwecji lub odwrotnie. Przykład Szwecji nie jest tu przypadkowy, bowiem aż co 4 Polak chciałby pracować w skandynawskiej firmie. Firma Evolution postanowiła sprawdzić z czego to wynika. Okazuje się, że firmy skandynawskie kojarzą nam się z dobrą atmosferą. Inwestowaniem w pracowników czy równością płac. Wiele osób (23 proc.) marzy o pracy w międzynarodowej firmie i chętnie wykonywałaby swoje obowiązki zdalnie.
„Jako Evolution również zatrudniamy specjalistów z całego świata i widzimy, jak ogromny potencjał tkwi w takim układzie” mówi Konrad Bromiński, Senior HR Manager w Evolution.
Dekalog prowadzącego
Z pomocą w realizacji marzeń Polaków o pracy za granicą bez konieczności przeprowadzki przychodzą nowoczesne technologię. Wielką karierę robią dziś webinary czyli internetowe spotkania, na których prowadzący mogą się komunikować z uczestnikami. Krótko mówiąc mamy fantastyczne narzędzia, tylko musimy umieć z nich korzystać. Mając do dyspozycji nawet najdroższy samochód możemy nie dotrzeć do celu, jeśli nie wiemy, jak go prowadzić i jakie są przepisy drogowe.
Dlatego platforma do organizacji webinarów i videokonferencji ClickMeeting zebrała swoje doświadczenia, a także kilkuset uczestników odbywających się za jej pośrednictwem jej narzędzi spotkań i stworzyła poradnik „Webinar idealny. 10 rad dla prezentera”. Oto one:
1. Przygotowując się do spotkania online warto wiedzieć, czego nie lubią ich uczestnicy. Co im przeszkadza? Przede wszystkim, gdy słyszą szepty, hałasy i inne dźwięki. Dlatego warto przypomnieć wszystkim, by mikrofon włączali tylko wtedy, gdy zabierają głos. Idealnie byłoby, gdyby wszyscy mieli włączone kamery, a prowadzący był przygotowany i patrzący w kamerę. Dodatkowe punkty zdobędzie odpowiednim ubraniem i nierozpraszającym tłem.
2. Z dobrym przygotowaniem prowadzącego wiąże się znajomość platformy do webinaru. Nieprzygotowanie techniczne bardzo denerwuje uczestników spotkania. ClickMeeting pozwala zrobić próbę wydarzenia, dzięki czemu poczujemy się pewniej i ograniczymy ryzyko niepowodzenia.
3. Zadbaj o jakość dźwięku i obrazu. To ważne dla dobrego odbioru spotkania. Nie musisz inwestować w drogi sprzęt. Wystarczy kamera w laptopie i słuchawki z mikrofonem, pod warunkiem, że dopilnujesz kilku kwestii. Źródło światła doświetlające twarz powinno być za kamerą. W ciągu dnia może nim być okno. Późniejszą porą wystarczy sięgnąć po lampkę z biurka. Usiądź w odpowiedniej odległości od kamery. Wyciągnij rękę przed siebie. Jej koniec wyznacza idealną odległość od kamery. W ClickMeeting dzięki testowi AV możesz przed rozpoczęciem spotkania sprawdzić czy wszystko dobrze działa.
4. Przygotuj wszystkie niezbędne pliki. Ludzie nie lubią, gdy prowadzący miota się w poszukiwaniu odpowiedniego materiału.
5. Zwróć uwagę na to, co ma miejsce przed i po wydarzeniu. Chodzi o staranne przygotowanie zaproszeń. Wysłanie maili przypominających o wydarzeniu. Stworzenie strony z podziękowaniami. Przesłanie nagrania webinaru. Te czynności warto zautomatyzować, by oszczędzić sobie pracy i czasu.
6. Zadbaj o jakość treści. Dotyczy to wszystkich prezentowanych przez ciebie treści. Również maili i postów. Dopilnuj, by były poprawne językowo i starannie sformatowane.
7. Kontaktuj się z uczestnikami i używaj różnych trybów. Im więcej interakcji, tym lepiej. Dlatego pomyśl wcześniej z jakich narzędzi, poza trybem prezentacji, skorzystasz. Chodzi, na przykład, o udostępnianie uczestnikom możliwości wypowiedzi czy moderację czatu.
8. Panuj nad sytuacjami kryzysowymi. Kultura osobista i umiejętność zachowania spokoju pozwalają pokonać większość z nich, ale czasem trzeba się wspomóc dodatkowymi narzędziami. Może się zdarzyć, że jakiś uczestnik wydarzenia będzie nieznośnie przeszkadzał innym. Dlatego przymierzając się do organizacji spotkania online warto skorzystać z platformy, która umożliwi wyciszenie takiej osoby albo nawet wylogowanie jej z wydarzenia.
9. Nagrywaj wydarzenie i poinformuj o tym uczestników. Osoby biorące udział w takich spotkaniach oczekują maila z jego nagraniem czy podsumowaniem. Żeby się nie narazić na zarzut bezprawnego wykorzystania wizerunku, trzeba o zamiarze nagrywania uprzedzić. Nagrany webinar można też, na przykład, udostępnić w mediach społecznościowych.
10. Skorzystaj z automatyzacji. Webinar nie jest już dziś wydarzeniem, w którym można wziąć udział tylko na żywo. Coraz więcej osób ceni sobie, na przykład, możliwość odsłuchania wykładu w podróży czy podczas joggingu. Taką możliwość daje webinar w formule na żądanie. Trzeba go nagrać i odpowiednio skonfigurować. Kontakt z odbiorcami można zachować umożliwiając im przesłanie pytań, na które prowadzący odpowie w dogodnym dla siebie czasie.
Tak, w skrócie, można opisać rady ClickMeeting dla prowadzących różne wydarzenia w sieci. To zasady uniwersalne. Sprawdzą się w każdej dziedzinie. Więcej szczegółów można będzie poznać 28 lipca. Na godzinę 15.00 ClickMeeting zaprasza na webinar, na którym specjaliści omówią poradnik.
