W toku prowadzenia firmy mamy do czynienia z różnymi transakcjami. Część z nich może być rozliczana za pomocą noty księgowej. Kiedy stosowana jest nota księgowa, czy każdy może ją wystawić i co zrobić, gdy sami taką otrzymamy?
Nota księgowa służy do rozliczania transakcji nie podlegających podatkowi VAT
Głównymi dokumentami w obrocie gospodarczym są faktury czy rachunki. To z nimi mamy do czynienia najczęściej. Czasem zdarza się jednak, że w nasze ręce trafi nota księgowa, która dotyczyć może wybranych transakcji.
Nota księgowa znana jest także jako nota obciążeniowa lub nota obciążeniowo-uznaniowa. Używa się ich w sytuacji, gdy chcemy obciążyć inny podmiot gospodarczy, a dana transakcja nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Mogą to być np.:
- odsetki naliczone za opóźnienie w płatnościach,
- kary umowne za niewywiązanie się należycie z realizacji usługi przez przedsiębiorcę,
- obciążenie kaucją gwarancyjną,
- korekta wcześniej wystawionych not korygujących.
Takich dokumentów można używać też w rozliczeniach z pracownikami. Nota księgowa może przydać się przy rozliczeniu niedoborów i szkód, jakie zostały wyrządzone w jednostce i obciążeniu nimi pracownika.
Warto jednak pamiętać, że noty korygującej nie można używać jako zamiennika faktury. Dlatego podmioty zwolnione z podatku VAT nadal muszą wystawiać zwykłe faktury. Nota jest przeznaczona tylko do transakcji, które nie podlegają, co do zasady, opodatkowaniem od towarów i usług.
Aby nota obciążeniowa mogła być zaksięgowana i uznana za pełnoprawny dowód księgowy, musi zawierać określone dane
Inaczej niż w przypadku faktur, nie ma w przepisach prawa wyraźnie zaznaczonego co musi zawierać nota księgowa. W takim przypadku należy odnieść się do art. 21, ust. 1 Ustawy o Rachunkowości. Wskazuje on, że dowód księgowy, jakim w naszym przypadku będzie nota, musi zawierać:
- określenie rodzaju dowodu, np. „Nota księgowa” lub „Nota obciążeniowa”,
- numer noty,
- datę wystawienia oraz datę dokonania operacji, jeżeli nota wystawiana jest w innym czasie,
- określenie dwóch stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwy, adresy),
- opis operacji i jej wartość,
- podpis wystawcy noty.
Nota powinna być sporządzona w dwóch kopiach, przy czym nie jest obowiązkowe uzyskanie podpisu od drugiej strony transakcji.
W przypadku not z powodu odsetek istotne jest to, czy już je opłaciliśmy
Otrzymana od innego kontrahenta nota księgowa może być wliczona w koszty działalności gospodarczej. Jeżeli jednak otrzymamy taki dokument z powodu naliczenia odsetek od zaległości w opłaceniu faktury czy rachunku to musimy pamiętać, że nie każde odsetki stanowią koszty podatkowe.
Co do zasady odsetki karne mogą być kosztami uzyskania przychodu, ale pod warunkiem, że zostały zapłacone. Wskazuje na to art. 23, ust. 1, pkt. 32 ustawy o podatku od osób fizycznych, który mówi, że w kosztach nie mogą się znaleźć naliczone, ale niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań. Oznacza to, że zanim ujmiemy je w księdze podatkowej, musimy je uregulować.
Kosztami nie są też odsetki podatkowe, o czym mówi art. 23, ust. 1, pkt. 18 wspominanej wyżej ustawy. Jeżeli więc otrzymamy notę księgową związaną z jakąkolwiek daniną publiczną, to ten dodatkowy wydatek nie może zostać ujęty w kosztach.
