PIT-11 tylko do 31 stycznia. Co musi się znaleźć w deklaracji, by uniknąć kłopotów?

Deklaracje PIT-11 to jeden z najważniejszych dokumentów, jakie przedsiębiorca musi złożyć w związku z zatrudnianiem przez siebie pracowników. Chociaż na przekazanie ich pracownikom jest jeszcze czas, to do Urzędów Skarbowych PIT-11 należy złożyć do 31 stycznia 2021 roku.

Do Urzędów Skarbowych PIT-11 trzeba złożyć do 31 stycznia, na przekazanie ich pracownikom jest jeszcze czas

W związku z wystawieniem formularzy PIT-11 przedsiębiorców obowiązują dwa kluczowe terminy:

• do 31 stycznia należy złożyć deklaracje do Urzędów Skarbowych,
• do 28 lutego należy przekazać wystawione PIT-y pracownikom.

PIT-11 złożyć muszą nie tylko firmy. O tym do kogo należy taki obowiązek, decyduje art. 35 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazuje on, kto musi pobierać miesięczne zaliczki, a tym samym jest zobowiązany do wystawienia po danym roku kalendarzowym deklaracji PIT-11. Zgodnie z przepisami PIT-11 do 31 stycznia złożyć muszą:

1. osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,
2. uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów,
3. organy zatrudnienia – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy,
4. wojewódzkie urzędy pracy – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
5. areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,
6. spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,
7. oddziały Agencji Mienia Wojskowego – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 22 czerwca 1995 r. o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,
8. centrum integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej,
9. podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich.

W PIT-11 znajdują się wszystkie niezbędne dane, jakie są potrzebne pracownikowi, by mógł rozliczyć się za dany rok

Deklaracje składa się za zatrudnionych przez dany podmiot pracowników na etatach, zleceniobiorców, wykonawców dzieł i menadżerów na kontraktach.

W samym PIT-11 wykazuje się wszystkie osiągnięte przez daną osobę przychody, razem z kwotami składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy, jakie odprowadził podmiot zatrudniający. Wykazane są też koszty uzyskania przychodu. Dzięki temu osoba, która otrzyma taki formularz, będzie mogła złożyć odpowiednie rozliczenie podatkowe za poprzedni rok.

Istotne jest też to, że na deklaracji wykazuje się kwoty uzyskane w danym roku. Jeżeli ktoś otrzymuje wynagrodzenie do 10 dnia miesiąca to na PIT-11 za 2020 rok będzie miał naliczone wypłaty od grudnia 2019 do listopada 2020.

Aby wysłać PIT-11 należy mieć podpis kwalifikowany

Deklaracje PIT-11 trzeba wysłać do 31 stycznia i można to zrobić tylko elektronicznie. Nawet jeżeli liczba pracowników lub zleceniobiorców jest mała, to i tak nie ma już możliwości zrobić to papierowo. Ministerstwo Finansów nie uznaje tutaj żadnych podziałów na firmy do pięciu i powyżej pięciu pracowników nakazując każdemu korzystać z wersji elektronicznych.

Aby przesłać PIT-11 do Urzędów Skarbowych pracodawca musi albo samemu posiadać podpis kwalifikowany albo udzielić pełnomocnictwa innemu podmiotowi, na przykład biuru rachunkowemu. Aby to zrobić, należy wypełnić druk UPL-1, który musi zostać przyjęty przez Urząd Skarbowy. Jeżeli ktoś musi zdążyć z tym do końca stycznia, to ma bardzo mało czasu.

Zanim wyślemy deklaracje warto sprawdzić, czy mamy wszystkie niezbędne dane

Aby poprawnie złożyć PIT-11 i został on przyjęty przez Urząd Skarbowy, musi zawierać wszystkie niezbędne dane. Przede wszystkim niezbędny jest numer PESEL lub NIP, który pozwoli na identyfikację pracownika. Brak jakiegokolwiek z tych numerów uniemożliwi wysyłkę deklaracji, a tym samym narazi przedsiębiorcę na kary.

Minister Finansów zarzeka się, że sytuacja taka jak w poprzednich latach, gdy system akceptował, by zamiast prawidłowego numeru wpisane były same jedynki lub dziewiątki nie będzie już możliwa. Problem może dotyczyć zwłaszcza pracowników zza granicy, którzy przy podpisywaniu umowy nie mieli jeszcze żadnego numeru identyfikacyjnego. Inna sytuacja, gdy może brakować numeru to taka, gdy jakiś zleceniobiorca był zatrudniony na chwilę, nie podlegał ubezpieczeniom do ZUS i omyłkowo, ktoś zapomniał pobrać niezbędne dane.

Warto więc, zanim dojdzie do wysłania PIT-ów sprawdzić, czy w systemie są wszystkie niezbędne dane. Oprócz tych dotyczących numerów identyfikacyjnych niezbędne będzie też wprowadzenie dobrego Urzędu Skarbowego. Właściwym Urzędem dla pracownika będzie ten, który obejmuje terytorialnie miejsce, które zamieszkiwał 31 grudnia 2020 roku. Jeżeli nie możemy się skontaktować z pracownikiem, a nie mamy pewności, pod który urząd skarbowy podlega, można skorzystać z internetowej wyszukiwarki lub przejrzeć strony internetowe wybranych urzędów, gdzie wypisane powinny być ich zasięgi terytorialne.