Zgodnie z przepisami właściwego rozporządzenia pracodawca musi zapewnić okulary dla pracownika na stanowisku wymagającym pracy z komputerem. Obowiązek ten obejmuje także pracę zdalną. Jest jednak i dobra wiadomość: koszty poniesione na zakup okularów lub soczewek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
Okulary dla pracownika świadczącego pracę zdalnie mogą przysługują także na umowach cywilnoprawnych
Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe to stosunkowo stary przepis. Weszło w życie 1 grudnia 1998 r. Z punktu widzenia rozwoju nowoczesnych technologii to właściwie zupełnie inna epoka. A jednak przepisy tego rozporządzenia cały czas obowiązują i mają zastosowanie także dzisiaj, w epoce epidemii koronawirusa.
Chodzi przede wszystkim o §8 pkt 2. Zgodnie z tym przepisem, „pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (…) wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego„.
W dzisiejszych czasach niemal wszyscy pracownicy biurowi pracują z komputerem. Tymczasem przepisy rozporządzenia obejmują właściwie każdą osobę świadczącą pracę, która spędza przed monitorem więcej, niż połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Najczęściej będą to cztery godziny. To oznacza także pracowników świadczących pracę zdalnie. Ta jest w końcu właściwie niemożliwa bez ciągłego korzystania z komputera. Zwłaszcza w sytuacji, gdy pracodawca wymaga stałej obecności swojego pracownika przed ekranem komputera.
Zgodnie z art. 304 kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy wszystkim osobom świadczącym pracę, niezależnie od formy zatrudnienia. Teoretycznie przepis ten dotyczy samozatrudnionych i pracowników na umowach cywilnoprawnych. W przypadku pracy zdalnej jest jednak jedno „ale”. Obowiązek ten obejmuje jedynie zakład pracy, oraz miejsca wskazane przez pracodawcę.
Przepisy rozporządzenia miałyby zastosowanie, jeżeli pracodawca wskazałby w naszej umowie konkretne miejsce świadczenia pracy – nawet, jeśli byłby to nasz adres zamieszkania. Co ciekawe, w samym rozporządzeniu znajdziemy przepis wprost uznający za „pracowników” także praktykantów oraz stażystów.
Okulary dla pracownika stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu, pracownik zaś teoretycznie jest zwolniony z podatku
Jeżeli w trakcie badań profilaktycznych lekarz zaleci pracownikowi noszenie okularów do pracy z komputerem, to ten musi przedstawić zalecenie swojemu pracodawcy. Rozporządzenie nie określa szczegółowych zasad zakupu. Nie wyznacza jak wysoka ma być kwota, za jaką pracodawca powinien kupić okulary dla pracownika.
Nie ulega przy tym wątpliwości, że powinna pokrywać zakup szkieł zgodnych z zaleceniem lekarskim wystawionym pracownikowi. Siłą rzeczy, powinna obejmować także oprawki. Warto jednak pamiętać, że nazbyt ekstrawaganckie zakupy mogą zostać przez pracodawcę zakwestionowane. Niektórzy pracodawcy po prostu wyznaczają z góry określoną kwotę na potrzeby refundacji i jedyne co ich interesuje to samo wykonanie zalecenia.
W praktyce okulary dla pracownika ten musi sobie kupić sam. Pracodawcy najczęściej składa wniosek o refundację okularów korekcyjnych, razem z fakturą potwierdzającą zakup. Refundacja następuje zgodnie z wewnętrznymi zasadami danego miejsca pracy – najczęściej regulaminem wynagradzania. Należy pamiętać o tym, że okulary podlegające refundacji powinny zostać wykonane na podstawie skierowania z miejsca pracy. Zakup soczewek wchodzi w grę wówczas, gdy okulary nie są wystarczające do skorygowania wady wzroku.
Refundacja stanowi realizację obowiązków wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Dla pracodawcy takie okulary stanowią koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustaw o podatkach dochodowych. Pod warunkiem, że nie kupuje ich dla siebie samego. Z punktu widzenia pracownika bardzo ważne jest, by spełniać wszystkie wymogi przewidziane w rozporządzeniu. W przeciwnym wypadku nie będzie mógł skorzystać ze stosownego zwolnienia podatkowego.
