O kolejnych przesunięciach terminu dla obowiązkowych e-doręczeń dla prawników i instytucji państwowych mówi się i pisze sporo. Warto jednak pamiętać, że termin dla przedsiębiorców nie został odroczony i upływa 30 marca 2024 roku. Ze złożeniem wniosku lepiej nie czekać do ostatniej chwili. Podpowiadamy jak i gdzie założyć skrzynkę do e-doręczeń.
E-doręczenia zastąpią tradycyjne listy
E-doręczenia to kolejny etap cyfryzacji usług publicznych. Ustawa przewidująca omawianą usługę została uchwalona już w 2020 r., ale jej obowiązywanie zaplanowano etapowo. Najpierw do e-doręczeń mają zostać przystosowane urzędy centralne i administracja oraz zawodowi pełnomocnicy. Następni w kolejce są przedsiębiorcy. To ich czeka obowiązek założenia skrzynki do odbioru elektronicznej korespondencji z urzędów.
Przedsiębiorcy zobowiązani do założenia skrzynki do e-doręczeń
Każdy przedsiębiorca, zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 30 grudnia 2023 r. ma obowiązek złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń do 30 marca 2024 r. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2024 r. mają natomiast czas do 30 września 2026 r. Przedsiębiorca rejestrujący działalność po tych grudniowych datach będzie zobowiązany do posiadania skrzynki od początku prowadzenia firmy.
Adresy do doręczeń będą udostępnione w jawnym rejestrze
Wniosek można złożyć elektronicznie na stronie biznes.gov.pl. We wniosku należy wskazać adres i wpisać go do Bazy Adresów Elektronicznych, czyli publicznego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Dodatkowo, przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora, czyli osobę, która będzie obsługiwała skrzynkę w imieniu firmy.
Konsekwencje dla przedsiębiorców
Skrzynka do e-doręczeń daje możliwość wysyłania i odbioru korespondencji oraz wyszukiwania adresów zarejestrowanych w bazie. Zarówno wysłanie korespondencji jak i odbiór listu w skrzynce elektronicznej będzie miało taki sam skutek jak wysyłka i odbiór listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że przedsiębiorca, który nie założy skrzynki w terminie, nie będzie miał możliwości zapoznać się z kierowaną do niego korespondencją, która zostanie uznana za skutecznie doręczoną. Skutki mogą być zatem poważne, szczególnie kiedy list wyśle do przedsiębiorcy urząd skarbowy albo sąd.
Obecnie, skrzynkę do e-doręczeń można założyć dobrowolnie, bo system już funkcjonuje. Jeśli jednak przedsiębiorca wpisze swój adres do doręczeń elektronicznych do rejestru, zgodnie z pouczeniem zawartym na stronie, będzie to równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Urzędy korzystające z e-Doręczeń będą zatem przesyłały korespondencję wyłącznie elektronicznie. W konsekwencji skrzynkę będzie trzeba systematycznie sprawdzać, aby nie przegapić doręczonego listu.
Wypełnienie i wysłanie wniosku jest proste i zajmuje kilka minut. Po otrzymaniu potwierdzenia, należy aktywować swoją skrzynkę do e-doręczeń, do której można zalogować się przez profil zaufany albo aplikację mObywatel. Na chwilę obecną system działa sprawnie i bez zarzutów. Być może warto zatem rozważyć wcześniejsze przejście na e-korespondencję, aby nie czekać do ostatniej chwili, kiedy serwery mogą być znacznie bardziej obciążone.
